職場(chǎng)撰寫(xiě)郵件的“軍規”

關(guān)于職場(chǎng)撰寫(xiě)郵件的十一條“軍規”

　　01

　　郵件要同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人，收件人、抄送和密送怎么選擇？需要對方回信的，就選收件人;只需讓對方獲知，無(wú)需回信的，就選抄送人;不想讓其他人知道的收信人，就選密送。密送還可以讓群發(fā)郵件看起來(lái)好像單獨發(fā)送的，例如同時(shí)給幾位面試者發(fā)通知，就可以用密送。

　　02

　　空白標題是最失禮的行為;把所有想說(shuō)的話(huà)都寫(xiě)在標題里，郵件正文一片空白同樣失禮。

　　03

　　信件正文稱(chēng)呼不可少，最簡(jiǎn)單的一個(gè)“Hi”或者“你好”，有時(shí)比客套的問(wèn)候更有效。

　　04

　　如果一封郵件中提到某些文件，即便你確認對方一定有，最好也在附件中發(fā)一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找一份文件更快也更方便。

　　05

　　如果你要給對方發(fā)一份word文檔，最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件，就不再需要下載文檔再看了。

　　06

　　想跟領(lǐng)導們展示自己精心排版制作的PDF或PPT，最好把每個(gè)頁(yè)面單獨存成圖片格式。

　　07

　　不論是什么格式的附件，一定要有一個(gè)簡(jiǎn)短且明確的描述，考慮到手機閱讀的情況，文件名不能過(guò)長(cháng)。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

　　08

　　跨國公司的統一郵件簽名格式里，大多數都包含郵件地址，因為你的信可能被轉發(fā)或回復給其他人，這時(shí)候收件人就只能通過(guò)簽名檔找到你的聯(lián)系方式了。

　　09

　　最好用“我們”來(lái)代替“你”，比方說(shuō)“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來(lái)更舒服。

　　10

　　把所有發(fā)過(guò)的郵件保留在發(fā)件箱里絕對是一個(gè)好習慣。當客戶(hù)或者有意刁難你的同事故意說(shuō)沒(méi)有收到你的郵件時(shí)，至少你可以打開(kāi)發(fā)件箱，作為“證據”。

　　11

　　不在半夜給客戶(hù)打電話(huà)是最基本的禮貌，但半夜給客戶(hù)發(fā)郵件卻會(huì )讓他們?yōu)槟愕那趭^感動(dòng)。出差途中，在火車(chē)站等嘈雜的地方不方便給老板打電話(huà)匯報情況？用手機發(fā)一封郵件吧，別忘了提一句，“我在火車(chē)站，周?chē)�比較亂，只能用手機發(fā)郵件”，老板最喜歡這樣的員工。

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