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淺析網(wǎng)絡(luò )檔案管理待規范
網(wǎng)絡(luò ) 檔案管理是 科學(xué) 決策的可靠依據，也是規范公司營(yíng)運的有力保障．它更是建立健全 現代 化 企業(yè) 管理制度的必要手段。由于各地有線(xiàn)電視網(wǎng)絡(luò )建網(wǎng)時(shí)間、網(wǎng)絡(luò )規模、管理體制等諸多因素的差異，當下絕大多數的網(wǎng)絡(luò )檔案管理大都處于粗放型的管理狀態(tài)，有的甚至出現諸如“有網(wǎng)無(wú)檔、有戶(hù)無(wú)賬、有證無(wú)戶(hù)、有線(xiàn)無(wú)證、一證多用、一戶(hù)多證”等紊亂局面。顯然，這與廣電網(wǎng)絡(luò )實(shí)現大整合大聯(lián)網(wǎng)不協(xié)調。筆者對此作了一些膚淺的探索和分析。
檔案管理的范疇
有線(xiàn)電視網(wǎng)絡(luò )檔案管理包括用戶(hù)檔案、文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、物資f設備)檔案。用戶(hù)檔案指市區、鄉村的永久戶(hù)、臨時(shí)戶(hù)、報停戶(hù)、搬遷戶(hù)、繳費戶(hù)、欠費戶(hù)、稽戶(hù)以及增殖業(yè)務(wù)用戶(hù)f數字電視、IP電視、模擬電視、因特網(wǎng)用戶(hù))；文書(shū)檔案指公司各部門(mén)收悉的各類(lèi)文件、業(yè)務(wù)合同、領(lǐng)發(fā)料憑證等書(shū)面材料的分類(lèi)建檔：技術(shù)檔案指所有設備的運行技術(shù)參數．網(wǎng)絡(luò )整體規劃、實(shí)施方案、施工圖紙等：物資檔案是指生產(chǎn)用品、材料、非營(yíng)業(yè)性辦公用品，各部門(mén)使用的儀器、器械、工具及其使用狀況的建檔。
規范檔案管理工作的基本思路
形成摹識，齊抓幕蕾。檔案管理工作不能一蹴而就，要日積月累，循序漸進(jìn)。它貫穿各項工作的始終，涉及到各個(gè)部門(mén)和各個(gè)工作崗位。任何環(huán)節出現差錯都會(huì )一動(dòng)而百動(dòng)．影響其它部門(mén)的工作。如某用戶(hù)要求報停，用戶(hù)管理系統又無(wú)法查證其歷年繳費情況．用戶(hù)本人又沒(méi)有提供繳費憑證．僅憑“用戶(hù)證”就給予辦理報停手續．顯然很容易出現漏繳費用的失誤。因此，申請報停必須履行片區收費員調查．用戶(hù)管理部門(mén)負責人核實(shí)．分管領(lǐng)導審批把關(guān)，方可予以辦理報停手續。因此．只有層層把關(guān)．而且從領(lǐng)導到職工．并要在日常工作中養成辦事重依據、講憑證的習慣，這樣， 自然 就會(huì )自覺(jué)地在各個(gè)工作崗位中把工作檔案建立和完善起來(lái)．這是做到領(lǐng)導有重視、部門(mén)有配合、職工有意識．形成上下齊抓共管的前提。
職責分明，有的故矢。檔案管理工作要有相對固定的人員負責．或專(zhuān)人管理，但要視工作輕緩、業(yè)務(wù)量大小而異。同時(shí)也要有領(lǐng)導分管才不會(huì )相互推諉．做到職責分明。業(yè)務(wù)量不多的也可以兼管．如物資檔案可以由倉庫保管兼：用戶(hù)檔案可由故障臺話(huà)務(wù)員兼管：技術(shù)檔案由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負責。業(yè)務(wù)量大的公司可以指定專(zhuān)職檔案員分別負責文書(shū)用戶(hù)、設備檔案的管理。各個(gè)部門(mén)也可因事而異．靈活把握，有的部門(mén)既有文書(shū)檔案，又有技術(shù)檔案．如城網(wǎng)、農網(wǎng)部門(mén)，既要把本公司或上級部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文書(shū)歸檔，又要把本部門(mén)的施工技術(shù)方案建檔；有的還要建立網(wǎng)絡(luò )設備運營(yíng)檔案。有的放矢．因地施策。使檔案管理工作做到有人管理、有物可找、有帳可查、有據可依、有章可循。如瑞金市分公司2003年7月在參與接待中央重要領(lǐng)導活動(dòng)前．因受天氣影響．主要接待場(chǎng)所瑞金賓館突然信號中斷，技術(shù)人員馬上向公司領(lǐng)導報告后．當即從資料庫中查閱了沿途設備分布情況．接著(zhù)又從設備檔案中查出其中有兩個(gè)放大器使用多年，面臨老化。因此．從故障排查到搶修完工，僅用了2O分鐘，從而確保了電視信號傳輸安全和穩定．節目播出準時(shí)，受到各級領(lǐng)導嘉獎。
建章立制，綜臺考評。要使檔案管理工作落到實(shí)處，必須建章立制，并實(shí)行分塊管理，系統考評。每項檔案工作要有細化的管理制度和考核指標．可與年初考評指標有機結合起來(lái)。如在工程成本核算中，要以設備營(yíng)運技術(shù)參數作為設備折舊費用的參照指標：在考評安全播出工作時(shí)要以光接收機、光發(fā)射器、光節點(diǎn)、放大器等設備的技術(shù)參數為依據；在測評網(wǎng)絡(luò )工程改造實(shí)施中要與總體規劃相結合．避免重復建設。由此可見(jiàn)，檔案管理工作的標準化為考評考核工作提供了有效的保障。同時(shí)，考核的科學(xué)性、準確性、公平公正性也受到影響和制約�？荚u檔案工作方法可靈活多樣．可以按月按季分項對部門(mén)評比：部門(mén)與部門(mén)之間評比：個(gè)人與單項評比；并實(shí)行定期書(shū)面報告制．使檔案工作月有小結、季有檢查、年有考評，做到日有登記、月有報表、使用有審批、移交有手續、老化有更換。此外，還可建立事故責任追究制．對于因檔案管理工作失誤所造成事故和損失的．必須予以通報批評．或采用降薪離崗等多種處罰。
加大投入，提高管理水平。每年要劃撥一批專(zhuān)用資金用于培養檔案管理專(zhuān)業(yè)人才以及添置硬件設施。加大加快檔案管理科技含量的投人，除了定期分批輸送人員進(jìn)行培訓．以便掌握全面的檔案管理業(yè)務(wù)知識外．還要加大投人．用以購置配套的設備設施．如 計算 機、防盜防濕防潮等設備．此外．還應由主管部門(mén)牽頭制作統一標準的檔案用品．為檔案工作步人科學(xué)化、規范劃、標準化的軌道打下堅實(shí)的基礎。
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