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聲像檔案管理的問(wèn)題
聲像檔案是指國家機構、 社會(huì ) 組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的 歷史 記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。 隨著(zhù)社會(huì )的 發(fā)展 及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類(lèi)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區１６１個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調查。調查發(fā)現，聲像檔案普遍存在著(zhù)歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等 問(wèn)題 ，直接 影響 了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、 聲像檔案管理存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬� 聲像設備存在著(zhù)"一硬一軟"的現象 "一硬"是指聲像設備數量多。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設備有了很大改善。在調查的１６１個(gè)單位中，僅有２１個(gè)單位沒(méi)有聲像設備，占１３％，８７％的單位都有１臺以上的聲像設備，設備總數達６７１臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有１０１個(gè)單位沒(méi)有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占６２％，致使有的設備閑置，沒(méi)人會(huì )用，難以充分發(fā)揮作用；有的設備存放在科室或個(gè)人手中，沒(méi)有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
�。ǘ� 攝錄人員中存在著(zhù)"一強一弱"的現狀和兩種誤區 攝影錄人員在各自單位中直接從事著(zhù)產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著(zhù)聲像檔案的數量和質(zhì)量。調查反映出在攝錄人員中存在著(zhù)"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的４４３名攝錄人員中，有專(zhuān)職１５６人，兼職２８７人，平均年齡３５歲，大專(zhuān)以上文化程度的占７２％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在４４３人中，專(zhuān)業(yè)工齡１至５年者３８１人，占８６％，５年以上者僅占１４％。經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓的共６８人，僅占１６％，其中１至３個(gè)月短訓（攝錄專(zhuān)業(yè)）的６６人，專(zhuān)科畢業(yè)２人，有８４％的人都屬"自 "。專(zhuān)業(yè)工齡短、專(zhuān)業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。 調查中還發(fā)現攝錄人員中存在著(zhù)兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來(lái)文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。由于這些同志缺乏全局觀(guān)念，檔案意識不強，僅考慮個(gè)人或本部門(mén)工作方便，致使部分聲像檔案長(cháng)期在個(gè)人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著(zhù)人員變動(dòng)和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長(cháng)久保護和開(kāi)發(fā)利用。 事實(shí)證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說(shuō)，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時(shí)再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
�。ㄈ� 聲像檔案管理混亂，問(wèn)題復雜
�。�、 管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統一管理 調查中有７５個(gè)單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占４７％，有半數以上的單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據調查，聲像檔案的管理主要存在著(zhù)３種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交，僅占２６％；二是各科室一年一次移交檔案室，占３５％；三是由科室分散保管或個(gè)人保存，占３９％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒(méi)有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。
�。�、 檔案意識不強，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔 聲像檔案有較強的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和
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