- 相關(guān)推薦
企業(yè)人力資源管理信息化的道與法
宏景軟件 張大波 劉紅梅
近年來(lái)，隨著(zhù)信息技術(shù)與管理模式的不斷發(fā)展，信息化被越來(lái)越多的企業(yè)視為提升管理效率和水平的有效手段，而作為管理核心之一的人力資源管理，其信息化運用更是受到越來(lái)越多企業(yè)高層的重視。但同樣是信息化運用，有的公司是順風(fēng)順水，有的公司則是舉步維艱。細究其中緣由，軟件本身質(zhì)量固然是一個(gè)重要因素，但關(guān)鍵還在于企業(yè)前期的信息化規劃和對實(shí)施過(guò)程的把控。
宏景軟件成立至今已成功服務(wù)了超過(guò)數千家國有及民營(yíng)大型集團公司、事業(yè)單位，對eHR系統的規劃與實(shí)施有著(zhù)深刻的體會(huì )�，F將一些經(jīng)驗分享給大家，希望可以給企業(yè)的eHR建設一些啟示。
一、道人力資源信息化整體規劃
成功的信息化建設的第一步是整體規劃，它為整個(gè)人力資源信息化建設確立了目標、方向和框架，同時(shí)也為一個(gè)項目種下了成功或失敗的種子。規劃問(wèn)題涉及很廣，但總體思路卻必須清晰：
(一) 分析企業(yè)戰略、愿景、目標
信息化建設的核心目的是支撐企業(yè)戰略實(shí)現，因此人力資源信息化建設必須從戰略出發(fā)。這個(gè)問(wèn)題看起來(lái)有些虛、事實(shí)上非常實(shí)際。很多客戶(hù)都會(huì )有這樣一個(gè)問(wèn)題，我們的產(chǎn)品是否能夠支撐他們的企業(yè)未來(lái)5到10年的發(fā)展;顯然，如果企業(yè)發(fā)展短期內就將造成信息化系統不能適應，那么信息化投資回報就無(wú)法保證。
而要回答好上面的問(wèn)題，就必須從企業(yè)戰略出發(fā)。具體到人力資源管理信息化，就應當明確企業(yè)戰略以及由此決定的人力資源管理戰略，重點(diǎn)是人力資源管理模式、體系架構和發(fā)展規劃。
由于人力資源信息化是企業(yè)信息化建設的一個(gè)部分，因此還必須考慮到企業(yè)信息化整體戰略。這一方面決定了信息化建設中產(chǎn)品選型，比如企業(yè)集團信息化選型必須與集團人力資源管控模式相匹配;另一方面決定了信息化建設的總體進(jìn)程，先做什么、后做什么，否則，企業(yè)人力資源信息化建設很容易支離破碎、前后無(wú)法銜接，形成一個(gè)個(gè)孤島。
(二) 立足現狀、分析需求
在戰略的總體指導下，需要進(jìn)一步明確具體的人力資源信息化建設需求。主要包括：
(1)管理需求，主要是從人力資源管理的角度提出對系統功能的要求;管理與信息化的關(guān)系在某種程度上是“體”與“用”的關(guān)系，可以說(shuō)管理需求不明確也就不可能有成功的信息化建設。因此大量企業(yè)在信息化前都需要大規模、深入的管理梳理與提升，這也是目前倡導的管理與IT服務(wù)融合的原因所在。
(2)性能需求，主要包括靈活性、可擴展性、開(kāi)放度等IT技術(shù)層面的需求。
(3)集成需求，主要是指人力資源系統與企業(yè)其他管理系統(如OA、財務(wù)系統、項目管理系統、ERP等)的集成應用。
需要注意的是，確定需求要注意處理好現實(shí)需求與未來(lái)需求之間的關(guān)系。一方面要立足現實(shí)需求，確定各項需求的優(yōu)先級，只有這樣才能夠快速見(jiàn)效、為信息化建設爭取更多支持和空間;另一方面則必須注意與未來(lái)之間的銜接。這也是我們堅持人力資源信息化必須“整體規劃、分步實(shí)施”的原因。
(三) 確定模式，選定產(chǎn)品
人力資源系統的部署模式由其管理模式?jīng)Q定，尤其是集團型企業(yè)。業(yè)務(wù)模式單一的運營(yíng)管控型企業(yè)適合于集中式部署模式;業(yè)務(wù)模式主輔型的戰略管控型企業(yè)適合于集分式部署模式;多元化業(yè)務(wù)模式的財務(wù)管控型企業(yè)適合于分布式部署模式。宏景軟件人力資源信息管理系統支持集中式、分布式、集分式多種部署模式，且各模式之間互聯(lián)互通，可自由切換。
另外，選型中的關(guān)鍵問(wèn)題是，究竟選擇定制開(kāi)發(fā)還是購買(mǎi)一款成熟的產(chǎn)品。這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有一個(gè)簡(jiǎn)單的答案，而是要根據企業(yè)特點(diǎn)、需求、預算、項目周期等多種因素進(jìn)行綜合判斷。早期很多企業(yè)選擇定制開(kāi)發(fā)，原因是市場(chǎng)上缺乏滿(mǎn)足自己需求的產(chǎn)品;而由于定制開(kāi)發(fā)巨大的技術(shù)、預算、項目管理風(fēng)險，以及人力資源信息化廠(chǎng)商的快速發(fā)展，很多企業(yè)開(kāi)始轉向外部采購。
在采購中首先要注意產(chǎn)品與管理需求之間的擬合程度，由于企業(yè)人力資源管理相對于財務(wù)、項目管理等具有更強的個(gè)性化，而且往往隨著(zhù)企業(yè)發(fā)展而不斷調整，這時(shí)產(chǎn)品的靈活性、可配置性就值得特別關(guān)注。當然，廠(chǎng)商的產(chǎn)品價(jià)格、交付能力、開(kāi)發(fā)能力、永續服務(wù)能力也是應當重點(diǎn)考慮的因素。企業(yè)應當根據自身情況為以上各要素確定權重、綜合平衡，選擇產(chǎn)品。
(四) 確認系統建設保障
系統建設保障主要是指企業(yè)用于人力資源信息化建設的資金保障、組織保障等方面。資金保障自然不必多說(shuō)，組織保障同樣重要：一方面，企業(yè)應當與廠(chǎng)商共同建立專(zhuān)門(mén)的項目小組，遴選熟悉人力資源管理需求的HR人員、以及信息化部門(mén)在項目建設期間專(zhuān)職從事項目建設;具有決策能力的HR部門(mén)高層也應當參與其中，重點(diǎn)是監控項目方向并在關(guān)鍵時(shí)刻決策、協(xié)調資源。另一方面，企業(yè)最高負責人雖然不會(huì )直接參與到項目中，但對于信息化建設的支持卻是必須的，離開(kāi)了這一點(diǎn)，項目成功是無(wú)法保障的。
二、法項目實(shí)施步驟及實(shí)施原則：
e-HR的實(shí)施是我們與用戶(hù)應用的橋梁，是改變和優(yōu)化用戶(hù)業(yè)務(wù)處理的催化劑。e-HR實(shí)施不等于教用戶(hù)如何使用軟件功能，也不等于對用戶(hù)做簡(jiǎn)單的軟件培訓，它是一個(gè)全面的企業(yè)變革過(guò)程，并意味著(zhù)企業(yè)整個(gè)管理業(yè)務(wù)流程的改變。我們認為：軟件實(shí)施包括實(shí)施準備、藍圖規劃、用戶(hù)化實(shí)施、系統測試以及培訓交付五個(gè)步驟。
(一) 項目實(shí)施步驟
l 實(shí)施準備
實(shí)施準備工作包括項目組的成立、實(shí)施主計劃的確認以及項目啟動(dòng)會(huì )的召開(kāi)。其目的是合作雙方就項目總體目標、實(shí)施范圍、實(shí)施思路以及資源配置要求達成一致。因為目標不明、范圍不清的項目永遠都不可能實(shí)施成功。
l 藍圖規劃
藍圖規劃階段是用戶(hù)業(yè)務(wù)導入系統前的方案規劃階段，也是影響項目成敗的關(guān)鍵階段，主要包括：產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品培訓、需求調研、需求分析、實(shí)施方案的評審確認等工作。
我們在藍圖規劃階段遵循如下策略：?jiǎn)?wèn)卷調查、訪(fǎng)談、循環(huán)溝通落實(shí)等多種需求調研方式相結合，了解用戶(hù)真正業(yè)務(wù)要求及管理痛點(diǎn);用心、用腦、用時(shí)間做全局規劃，絕不頭痛醫頭、腳痛醫腳;以產(chǎn)品為導向制定基于現狀又高于現狀的實(shí)施方案;細化量化實(shí)施工作量，明確任務(wù)分工及完工標準。
l 客戶(hù)化實(shí)施
本階段工作目標是建設符合用戶(hù)管理現狀和發(fā)展需要的人力資源管理系統。需要注意的是，在建設的過(guò)程中需要就前期制定的實(shí)施方案的正確性、完整性進(jìn)行驗證并逐步完善。主要工作包括靜態(tài)數據的準備、實(shí)施設置、靜態(tài)數據的導入以及權限的分配等工作。
我們在客戶(hù)化實(shí)施階段采用如下策略：在充分考慮各個(gè)業(yè)務(wù)之間銜接問(wèn)題的基礎上，按照先易后難的原則對實(shí)施模塊進(jìn)行排序;系統關(guān)鍵用戶(hù)必須緊密參與模塊實(shí)施工作，對實(shí)施內容進(jìn)行確認的同時(shí)培養企業(yè)的管理團隊和實(shí)施團隊。
客戶(hù)化過(guò)程中很可能出現需求變更，這非常正常，但必須按照提出變更、評估變更、審批變更、執行變更的步驟嚴格管理，否則隨意變更需求將使項目陷于泥潭之中。
l 系統測試
系統測試包括功能測試和性能測試。功能測試的目的是關(guān)鍵用戶(hù)通過(guò)模擬實(shí)際的業(yè)務(wù)操作方式、操作步驟來(lái)驗證實(shí)施設置是否滿(mǎn)足管理業(yè)務(wù)要求;性能測試的目的是通過(guò)自動(dòng)化的測試工具模擬多種正常、峰值以及異常負載條件，以確定當負載逐漸增加時(shí)，系統各項性能指標的變化情況是否正常。
l 培訓交付
系統測試通過(guò)后，項目組和關(guān)鍵用戶(hù)開(kāi)始對終端用戶(hù)進(jìn)行系統操作培訓，培訓后系統進(jìn)入上線(xiàn)運行階段。在運行過(guò)程中我們建立項目問(wèn)題跟蹤表，記錄系統運行的問(wèn)題、進(jìn)行問(wèn)題分類(lèi)以及問(wèn)題的解決方案，以確保系統的穩定運行。
(二) 項目實(shí)施原則
為了保證項目實(shí)施成功，我們在項目實(shí)施過(guò)程中要遵循如下原則:
l 質(zhì)量第一，重點(diǎn)突出
項目質(zhì)量是衡量項目成敗的決定性要素。在項目實(shí)施過(guò)程中我們遵循質(zhì)量第一、重點(diǎn)突出的原則。質(zhì)量管理可分成如下三步：
首先根據項目的總體目標、項目范圍以及項目進(jìn)度計劃，雙方確定有效的項目質(zhì)量標準。其次，在項目執行過(guò)程中采取有效措施監控項目的實(shí)際運行,為了達到有效監控的目的，我們通常采取的監控和溝通渠道包括項目進(jìn)度報告、項目例會(huì )、里程碑會(huì )議、各種會(huì )議紀要等。再次，把項目實(shí)施過(guò)程中的實(shí)際表現與項目質(zhì)量衡量標準進(jìn)行比較，分析出差異。最后，根據具體情況采取合理的糾正措施。經(jīng)過(guò)比較與分析，如果發(fā)現偏差，就要采取適當的措施進(jìn)行糾正，讓項目實(shí)施回到正軌。
l 按圖索驥，逐步細化
實(shí)施管理不當最容易造成進(jìn)度失控。因為項目進(jìn)度的延遲總是在計劃即將結束的時(shí)刻才暴露出來(lái)，結果誰(shuí)也不知道項目到底何時(shí)才能結束，最終導致項目的失敗。
我們在項目進(jìn)度管理中采取按圖索驥、逐步細化的策略。項目初期，由于項目中的不確定性因素太多，雙方要根據項目的總體目標、項目的范圍制定里程碑式的工作計劃，每個(gè)里程碑有明確的完成時(shí)間及完成標準。隨著(zhù)實(shí)施工作的深入，結合實(shí)際情況雙方又會(huì )對里程碑計劃進(jìn)行細化：將里程碑劃分若干個(gè)子項目，每個(gè)子項目又被劃分為具體的任務(wù)，每個(gè)具體的任務(wù)又明確了負責人及完成標準。
當然，項目實(shí)施過(guò)程中的工作計劃并不是一成不變的，在項目進(jìn)度管理過(guò)程中我們要對進(jìn)度計劃進(jìn)行監控，修正以保證計劃的有效性和可執行性。
l 有效溝通，多點(diǎn)落實(shí)
項目中溝通的作用很難衡量，但失敗的項目都存在著(zhù)溝通的問(wèn)題。我們在項目實(shí)施中，采用有效溝通、多點(diǎn)落實(shí)的溝通原則：首先識別項目的各個(gè)干系人，關(guān)注各個(gè)干系人的期望與需求;其次在項目實(shí)施過(guò)程中采用項目總結、項目例會(huì )、項目周報、臨時(shí)會(huì )議等方式充分和項目相關(guān)人員進(jìn)行溝通;最后溝通的結果會(huì )形成書(shū)面記錄以便有效執行。全過(guò)程、多層次的溝通確保了雙方目標一致、信息同步，從而有利于項目中各種問(wèn)題的解決。
l 全程參與，知識轉移
項目實(shí)施的目的不僅是建設一套既滿(mǎn)足企業(yè)當前業(yè)務(wù)要求又滿(mǎn)足企業(yè)未來(lái)發(fā)展需求的人力資源系統，還需要為企業(yè)建立一支既懂信息化又懂人力資源業(yè)務(wù)的隊伍。
我們采用關(guān)鍵用戶(hù)全程參與的方式來(lái)達到知識轉移的目的。在項目
【企業(yè)人力資源管理信息化的道與法】相關(guān)文章：
論信息化與傳統人力資源管理07-10
企業(yè)人力資源管理用人誤區07-11
人力資源管理對企業(yè)的重要性09-13
企業(yè)人力資源管理制度07-28
企業(yè)人力資源管理怎么留住人才10-29
企業(yè)人力資源管理制度06-13
企業(yè)人力資源管理的工作職責通用04-04