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崗位職責的構建方法探析
職位說(shuō)明書(shū)作為工作分析的成果，它是對組織中崗位的基本信息、設置目的、工作職責與權限、績(jì)效標準、溝通關(guān)系、工作環(huán)境條件、任職資格等內容給予定義說(shuō)明的書(shū)面性文件。崗位職責作為職位說(shuō)明書(shū)不可或缺的核心內容，其構建的好壞，表述規范與否，不僅會(huì )直接影響職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)質(zhì)量，而且會(huì )嚴重影響其在整個(gè)人力資源管理活動(dòng)中的應用。
本文正是基于此點(diǎn)，試圖對崗位職責的構建方法做出分析。
一、崗位職責的含義
在職位說(shuō)明書(shū)中，崗位職責又可稱(chēng)為“工作職責詳述”、“主要(或關(guān)鍵、重大)職責”等，是關(guān)于“該職位主要做什么”的描述。所謂工作職責，主要指該職位通過(guò)一系列什么樣的活動(dòng)來(lái)實(shí)現組織的目標，并取得什么樣的工作成果。一般來(lái)講，主要職責應回答以下問(wèn)題：
為達到工作的目的，工作主要在哪些領(lǐng)域中開(kāi)展?
工作持有人所承擔的主要職責以及工作所要求的最終結果是什么?
需要提示的是，職位說(shuō)明書(shū)中描述的是該職位的關(guān)鍵職責，沒(méi)必要詳盡和羅列所有的大小職責、任務(wù)或活動(dòng)。一般來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵職責意指：
設立該職位需履行的職責
崗位長(cháng)期及經(jīng)常性的工作，而不是短期或臨時(shí)性工作
該職責占用大量時(shí)間
二、崗位職責的構建方法
崗位職責的界定并非是簡(jiǎn)單地來(lái)自對職位任職者現行工作活動(dòng)的歸納和概括，而是對基于組織戰略的職位目的進(jìn)行的界定。根據工作職責梳理的實(shí)踐經(jīng)驗，我們將工作職責構建的工作方法歸結為兩種：下行法和上行法。
(一)下行法
下行法是一種基于組織戰略，并以流程為依托進(jìn)行工作職責分解的系統方法。具體來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)戰略分解得到職責的具體內容，然后通過(guò)流程分析來(lái)界定在這些職責中，該職位應該扮演什么樣的角色，應該擁有什么樣的權限。
利用下行法構建工作職責的具體步驟為：
第一步、確定職位目的
根據組織的戰略目標和部門(mén)的職能定位，確定職位目的。職位(設置)目的，說(shuō)明設立該職位的總體目標，即要精練地陳述出本崗位為什么存在，它對組織的特殊(或者是獨一無(wú)二)貢獻是什么。讀者應當能夠通過(guò)閱讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標的不同。
職位目的一般編寫(xiě)的格式為：工作依據+工作內容(職位的核心職責)+工作成果。舉例來(lái)說(shuō)，某公司計劃財務(wù)部經(jīng)理的職位總體目的可表述為：在國家相關(guān)政策和公司工作計劃的指導下，組織制定公司財務(wù)政策計劃和方案，帶領(lǐng)部門(mén)員工，對各部門(mén)提供包括成本、銷(xiāo)售、預算、稅收等全面財務(wù)服務(wù)，實(shí)施財務(wù)職能對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效支持作用。
第二步、分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域
通過(guò)對職位目的的分解得到該職位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。所謂關(guān)鍵成果領(lǐng)域，是指一個(gè)職位需要在哪幾個(gè)方面取得成果，來(lái)實(shí)現職位的目的。我們利用魚(yú)骨圖作為工具對上例進(jìn)行職位目的的分解，得到計劃財務(wù)部經(jīng)理的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。
第三步、確定職責目標
確定職責目標，即確定該職位在該關(guān)鍵成果領(lǐng)域中必須取得的成果。因為職責的描述是要說(shuō)明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果，因此，從成果導向出發(fā)，應該明確關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達成的目標，并確保每項目標不能偏離職位的整體目標。例如，計劃財務(wù)部經(jīng)理的八項關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達到目標如下。
第四步、確定工作職責
如上所述，我們通過(guò)確定職責目標表達了該職位職責的最終結果，那么本步驟就是要在此基礎上來(lái)確定任職者到底要進(jìn)行什么樣的活動(dòng)，承擔什么樣的職責，才能達成這些目標。
因為每一項職責都是業(yè)務(wù)流程落實(shí)到職位的一項或幾項活動(dòng)(任務(wù))，所以該職位在每項職責中承擔的責任應根據流程而確定，也就是說(shuō)，確定應負的職責項就是確定該職位在流程中所扮演的角色。
在確定責任時(shí)，職位責任點(diǎn)應根據信息的流入流出確定。信息傳至該職位，表示流程責任轉移至該職位;經(jīng)此職位加工后，信息傳出，表示責任傳至流程中的下一個(gè)職位。該原理體現了“基于流程”、“明確責任”的特點(diǎn)。
以某公司的招聘工作為例，員工招聘的工作流程可以分為四個(gè)環(huán)節：(1)招聘計劃的制定、審核與審批;(2)招聘費用的預算、審核與審批;(3)招聘工作的實(shí)施。其中一般人員的招聘，人力資源部與主管部門(mén)負責人參加;關(guān)鍵員工的招聘，高層管理人員、人力資源部和(主管部門(mén)負責人)參加; (4)招聘工作的反饋與檢查
在招聘計劃過(guò)程中：人力資源部招聘專(zhuān)員制定招聘計劃，然后上報人力資源部經(jīng)理審核，這樣招聘專(zhuān)員制定招聘計劃的職責就算完成;計劃的審核職責歸屬人力資源部經(jīng)理，如果審核沒(méi)問(wèn)題，就報人力資源總監批準;下面審批計劃的責任就轉移到人力資源總監的職責上來(lái)。審批完成后，進(jìn)入招聘流程的下一個(gè)環(huán)節。
可以看出，基于流程的職責分析，明確界定了每項職責中職位應該扮演什么樣的角色，以及擁有什么樣的權限。要想明晰地表達出職位在各項職責中扮演的角色及權限，在職責描述是就要準確規范地使用動(dòng)詞，就像上例中的“制定”、“審核”和“審批”等。
第五步、進(jìn)行職責描述
前面講到了，職責描述是要說(shuō)明工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果，因此，通過(guò)以上兩個(gè)步驟明確了職責目標和主要職責后，我們就可以將兩部分結合起來(lái)，對職責進(jìn)行描述了，即：職責描述=做什么+工作結果。
(二)上行法
上行法與下行法在分析思路上正好相反，它是一種自下而上的“歸納法”(見(jiàn)圖4)。具體說(shuō)，就是從工作要素出發(fā)，通過(guò)對基礎性的工作活動(dòng)進(jìn)行邏輯上的歸類(lèi)，形成工作任務(wù)，并進(jìn)一步根據工作任務(wù)的歸類(lèi)，得到職責描述。雖然上行法較下行法來(lái)說(shuō)不是一種特別系統的分解方法，但在實(shí)際工作中更為實(shí)用、更具操作性。
利用上行法撰寫(xiě)職責的步驟是：
第一步、羅列和歸并基礎性的工作活動(dòng)(工作要素)，并據此明確列舉出必須執行的任務(wù);
第二步、指出每項工作任務(wù)的目的或目標;
第三步、分析工作任務(wù)并歸并相關(guān)任務(wù);
第四步、簡(jiǎn)要描述各部分的主要職責;
第五步、把各項職責對照職位的工作目的，完善職責描述。
以公司董事會(huì )執行秘書(shū)的某項職責的撰寫(xiě)為例，表中羅列的工作要素項目構成了“打印董事會(huì )會(huì )議記錄”這項工作任務(wù)，而把表中所列的各項工作任務(wù)歸并就形成了該項職責。
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