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項目投標助理工作內容
項目投標助理工作內容
1. 在集團招標領(lǐng)導小組組長(cháng)的領(lǐng)導下，全面負責項目的招投標工作。
2. 協(xié)助招標領(lǐng)導小組貫徹落實(shí)《集團招標標管理辦法》，并監督有效執行力。
3. 協(xié)調與項目公司、集團職能部門(mén)間的工作關(guān)系。
4. 對各公司每月上報的計劃進(jìn)行統計和匯總，并講整理好的月度招標計劃上報招標小組;
5. 根據計劃安排招標時(shí)間，編寫(xiě)招標文件、整理投標單位資料、發(fā)放招標文件、組織考察、詢(xún)標、編寫(xiě)《評標結果報告》、發(fā)放中標通知書(shū);
6. 整理已完成招標工作的系統資料，進(jìn)行歸檔，對中標樣品進(jìn)行封樣，建立臺帳;
7. 協(xié)助項目公司中標合同條款的擬訂;
8. 對總包、分包、供應商、和材料價(jià)格等各種信息進(jìn)行搜集和整理，定期對供應商進(jìn)行分析和考評;
9. 建立各地、各類(lèi)、各檔次信息檔案臺帳，方便查詢(xún)和為決策提供依據。參與對各項目目標成本的編制，并納入對項目公司的月度、季度和年度的績(jì)效考核體系。
10. 收集各類(lèi)工程造價(jià)資料，及時(shí)提供有效信息資源，建立工程造價(jià)信息庫和信息資源共享使用平臺。
11. 按部門(mén)規定參加部門(mén)相關(guān)會(huì )議，總結匯報本專(zhuān)業(yè)工作開(kāi)展情況、計劃執行情況;協(xié)調項目公司反饋的意見(jiàn)和建議，切實(shí)解決工作中實(shí)際存在的問(wèn)題。
12. 及時(shí)完成部門(mén)領(lǐng)導臨時(shí)交辦的各項任務(wù)。
延伸閱讀：
如何做好項目工程投標
1. 售前人員需要具備的素質(zhì)
售前人員應該是項目開(kāi)發(fā)人員與業(yè)務(wù)銷(xiāo)售人員的橋梁，在業(yè)務(wù)銷(xiāo)售人員眼中，售前人員扮演的是技術(shù)人員或技術(shù)專(zhuān)家的角色，而在項目實(shí)施中的開(kāi)發(fā)人員眼中，售前人員是專(zhuān)注技術(shù)的銷(xiāo)售人員，在用戶(hù)眼中，售前人員，是代表公司技術(shù)水平的技術(shù)專(zhuān)家。在一個(gè)具體的售前技術(shù)支持活動(dòng)中，售前人員協(xié)調銷(xiāo)售人員、用戶(hù)、后期開(kāi)發(fā)人員間的關(guān)系，將公司的技術(shù)實(shí)力向用戶(hù)展現，聽(tīng)取用戶(hù)的初步需求，與用戶(hù)討論項目系統的初步框架，協(xié)助銷(xiāo)售人員將公司的產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢推薦給用戶(hù)，為后期開(kāi)發(fā)人員屏蔽用戶(hù)不合理的、給項目實(shí)施帶來(lái)技術(shù)風(fēng)險的需求，是項目的技術(shù)框架的最初設計者。
售前人員要求具備一個(gè)技術(shù)人員和銷(xiāo)售人員兩方面的素質(zhì)，具體如下：
●熟悉自己的產(chǎn)品。
●具有比較全面技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識。熟悉當前IT的技術(shù)發(fā)展方向。
●對本公司的開(kāi)發(fā)能力、技術(shù)優(yōu)勢、劣勢有比較清楚的認識。
●作為行業(yè)軟件的銷(xiāo)售，必須熟悉本行業(yè)的業(yè)務(wù)，對本行業(yè)的信息化的現狀和發(fā)展方向有一定的認識，了解行業(yè)中的其它專(zhuān)業(yè)軟件的基本情況。
●熟悉本行業(yè)的技術(shù)和產(chǎn)品動(dòng)向，了解同類(lèi)產(chǎn)品及其競爭對手的情況和特點(diǎn)。
●能力熟練使用文本和圖形編輯器進(jìn)行方案、標書(shū)的編寫(xiě)。
●熟悉項目招投標的一般程序。
●善于交流，有良好的溝通能力和技巧。
一個(gè)人通常不可能具備這么全面的知識和技能，因此，對于大型項目，為了與客戶(hù)進(jìn)行全方位的交流，展現公司實(shí)力，對系統進(jìn)行初步的論證和設計，其售前往往是一個(gè)團隊，這個(gè)團隊根據項目的需求，可能有行業(yè)業(yè)務(wù)專(zhuān)家，數據庫專(zhuān)家、操作系統專(zhuān)家、信息安全專(zhuān)家、網(wǎng)絡(luò )構架師、軟件系統分析員、項目管理專(zhuān)家等角色。
2. 項目招投標活動(dòng)的過(guò)程描述
項目從前期跟蹤，簽單，作為售前人員，需要與銷(xiāo)售人員密切合作。通常獲得一個(gè)項目的前期過(guò)程如下：
1.銷(xiāo)售人員拜訪(fǎng)用戶(hù)，了解用戶(hù)的項目基本情況，向用戶(hù)介紹公司和公司的產(chǎn)品，與用戶(hù)建立起良好的關(guān)系。
2.銷(xiāo)售人員在用戶(hù)招標前，引入售前技術(shù)支持人員，與用戶(hù)進(jìn)行技術(shù)上的交流和溝通，了解用戶(hù)在項目上的需求，偏好的技術(shù)構架，引導用戶(hù)到本公司的技術(shù)思路上，這個(gè)過(guò)程可能是需要多次反復。至少要做到用戶(hù)對公司有一定的興趣，愿意邀請你參加投標。
3.用戶(hù)發(fā)招標書(shū)，售前人員根據招標書(shū)的要求，結合前期與用戶(hù)交流的情況，編寫(xiě)投標書(shū)。
4.參加招投標會(huì )，進(jìn)行技術(shù)、商務(wù)上的講解和答疑。
5.參加商務(wù)和技術(shù)的談判，起草項目商務(wù)合同和技術(shù)協(xié)議書(shū)。
6.簽訂合同，項目實(shí)施以及維護。
2.1.招投標前與用戶(hù)的接觸
招投標前與用戶(hù)接觸，了解用戶(hù)的真實(shí)需求和想法，通過(guò)交流，了解用戶(hù)對系統框架、平臺、新技術(shù)的偏好，使以后在投標中能“投其所好”“命中要害”。介紹公司的技術(shù)和產(chǎn)品，使用戶(hù)在招標前對本公司技術(shù)和產(chǎn)品能有比較清楚的認識和了解，將用戶(hù)的需求引導到本公司的技術(shù)和產(chǎn)品的思路上，使用戶(hù)的在技術(shù)上對本公司有一定的偏好。
交流和需要了解的內容通常包括：
1.用戶(hù)的組織機構，信息化的現狀，現有的硬件設備、網(wǎng)絡(luò )情況、正在使用的軟件系統情況;
2.新系統的規劃、目標、規模，要求等，包括用戶(hù)對系統的安全性、可靠性、易用性、擴展性的要求;
3.業(yè)務(wù)內容、業(yè)務(wù)流程系統的現狀，軟件功能需求;
4.平臺和數據庫的選型;
5.信息安全、存儲的需求;
6.對軟件開(kāi)發(fā)機制的認識;
7.用戶(hù)感興趣的熱點(diǎn)技術(shù);
交流應該廣泛，不要只限于項目的具體負責人，如果有條件，可以拜訪(fǎng)更上級的用戶(hù)，以及各部門(mén)的主要負責人或技術(shù)權威，盡量了解用戶(hù)的對項目的認識和想法，交流和拜訪(fǎng)中要善于識別用戶(hù)的身份，抓住對項目有決定權、影響大的用戶(hù)的想法，同時(shí)，可以初步分析哪些用戶(hù)可能是以后的招標評委，留意他們對項目感興趣的地方。以便在投標和講標中有所針對性。
引導用戶(hù)向本公司的擅長(cháng)的技術(shù)路線(xiàn)和產(chǎn)品特點(diǎn)上�？梢詫⒁酝鲞^(guò)項目的情況、功能特點(diǎn)講給用戶(hù)，最好是借助演示，這是用戶(hù)會(huì )告訴你哪些是他感興趣的，哪些是沒(méi)有意思的，其它對手的產(chǎn)品是什么樣的等等。這樣便于與用戶(hù)進(jìn)行深入的交流，找到與用戶(hù)相互的共鳴點(diǎn)。
跟蹤和了解對手情況，了解同類(lèi)產(chǎn)品的現狀，這是一個(gè)長(cháng)期積累的過(guò)程，分析對手的產(chǎn)品和解決方案可能的特點(diǎn)，找到或提出比對手有新意的、能吸引用戶(hù)的系統亮點(diǎn)。當然，這些亮點(diǎn)的提出必須先考慮自己的技術(shù)實(shí)力和項目的投資規模。
2.2.投標及投標文件的準備
2.2.1成立投標小組
成立項目投標小組，投標小組的核心應該是項目的法人代表授權人。根據項目的規模、技術(shù)難度和招標時(shí)間的要求，制訂投標計劃，將計劃分解到每個(gè)人員上，確定每個(gè)人工作內容和計劃，確定計劃的執行的監督人員。
投標的時(shí)間一般都是確定的日期，而且比較短，這也是考驗一個(gè)公司和團隊的響應速度，必須在這個(gè)有限的時(shí)間內完成投標書(shū)的制作，否則，將由于準備不充分而丟標。這需要平時(shí)的技術(shù)積累，對行業(yè)知識的積累，投標書(shū)的積累，如有類(lèi)似的的標書(shū)或模版，以及良好的團隊合作精神和氛圍。
作為一個(gè)行業(yè)應用項目，技術(shù)部分可能涉及到的人員有：網(wǎng)絡(luò )規劃師、硬件產(chǎn)品經(jīng)理、軟件構架師、行業(yè)專(zhuān)家、數據規劃專(zhuān)家或數據庫專(zhuān)家信息安全專(zhuān)家，以及其它專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的專(zhuān)家等。這個(gè)團隊建立，需要整合公司內部和外部的相關(guān)資源，來(lái)共同完成。例如，可以臨時(shí)請專(zhuān)業(yè)公司相關(guān)的售前支持(HP、IBM等)、相關(guān)行業(yè)的專(zhuān)家、相關(guān)專(zhuān)業(yè)的大學(xué)教授等來(lái)扮演相關(guān)的角色。甚至可以考慮與相關(guān)的其它公司聯(lián)合投標。
在投標小組中，建立保密制度，特別是對于特大型項目，關(guān)于報價(jià)、核心技術(shù)等內容，最好在小范圍討論和確定。
必要的情況下可采用封閉開(kāi)發(fā)的方式。
2.2.2.編寫(xiě)投標書(shū)
用戶(hù)的招標書(shū)通常包括：招標邀請函、商務(wù)要求部分、技術(shù)要求部分、附件和附圖等文檔，這些文檔是編寫(xiě)投標書(shū)的基礎。投標小組成員在編寫(xiě)標書(shū)前，應該仔細、反復閱讀招標書(shū)，特別是對投標商的資質(zhì)要求等內容，投標小組對招標書(shū)進(jìn)行討論，找出招標書(shū)中描述不清楚的地方，根據情況向招標方提出要求解釋?zhuān)_定項目資質(zhì)情況、投標以及實(shí)施的風(fēng)險、對手情況、投標的優(yōu)勢、劣勢等;制訂投標策略;確定投標書(shū)的內容、投標方式;初步編寫(xiě)投標書(shū)的大綱。
在投標書(shū)編寫(xiě)過(guò)程中，應該注意一下幾點(diǎn)：
1.商務(wù)投標書(shū)應該按照招標書(shū)的要求進(jìn)行嚴格的應答，應答的順序和格式最好嚴格遵循招標書(shū)的要求。
2.對于招標書(shū)沒(méi)有要求的內容，特別是商務(wù)標書(shū)，最好不要畫(huà)蛇添足，如果希望增加對項目投標有幫助的資質(zhì)，最好經(jīng)過(guò)慎重的考慮，確保沒(méi)有漏洞。商務(wù)部分主要的目的是展示投標公司的實(shí)力，確保參加投標的資格。首要是確保投標有效。注意有些東西可以講出來(lái)，但不是所有可以講出來(lái)的東西都適合寫(xiě)出來(lái)。
3.差異表的處理：對于投標文件與招標文件中有差異的部分，通常招標方要求標注在差異表中，在編寫(xiě)投標方案時(shí)，應該盡可能的將差異部分找出來(lái)，描述清楚，但是，在最后整理、提交差異表時(shí)，就需要特別慎重，并不是每個(gè)差異都適合在這個(gè)正式的場(chǎng)所以正式的方式提出，有些東西需要保持一種模糊的狀態(tài)，以提高中標的可能性，同時(shí)，又可以為商務(wù)和技術(shù)談判留下伏筆，便于談判中的進(jìn)退。
4.對于報價(jià)單的處理：報價(jià)單按照正規要求填寫(xiě)、蓋章、密封后，最好能有一兩套空白的備份，報價(jià)單的格式與正式報價(jià)單一樣，但是價(jià)格不填寫(xiě)。因為在正式報價(jià)單封裝好到遞交報價(jià)單前的這段時(shí)間，銷(xiāo)售人員很可能探聽(tīng)到對手的價(jià)格或用戶(hù)對項目整體價(jià)格的意見(jiàn)，這是候需要根據項目、市場(chǎng)、對手、用戶(hù)的情況進(jìn)行價(jià)格調整，這時(shí)就可以使用備份的報價(jià)單。特別是公司到異地投標，要想重做報價(jià)單，時(shí)間基本上是不允許的。
5.密封條的處理：在規定的投標文檔密封條基礎上，一定要多準備幾張備用的密封條，當然是蓋好章的，特別是公司到異地投標，市場(chǎng)信息千變萬(wàn)化，你不可能保證在投標前不修改你的價(jià)格和投標書(shū)。
6.商務(wù)投標書(shū)中的資質(zhì)和要求公司蓋章的部分一定要對照招標書(shū)的要求，嚴格檢查，這部分的錯誤和遺漏將有可能造成廢標，因此，最好有兩個(gè)以上的人員專(zhuān)門(mén)檢查核對。
7.對于一個(gè)集團公司下的多個(gè)法人公司之間，可能存在資質(zhì)共享的情況，這時(shí)，應該注意檢查哪些資質(zhì)不是投標法人單位的資質(zhì)，如果本投標法人單位的資質(zhì)，應該請資質(zhì)擁有的法人單位簽署授權聲明，否則，招標時(shí)可能造成“擅用第三方公司的資質(zhì)欺騙招標單位”的后果而成為廢標。
2.3.參加投標
對于比較大的項目，參加投標的團隊的人員合理分配是很重要的，根據項目具體情況，可將投標人員按照編寫(xiě)標書(shū)分工的情況分為：商務(wù)人員、技術(shù)人員。繼續細分為商務(wù)聯(lián)系人員、商務(wù)投標人員、技術(shù)部分可以分為負責網(wǎng)絡(luò )部分的、體系結構的、應用系統功能的人員等。
參加投標人員應該統一服飾，穿統一的職業(yè)裝，佩戴公司的標志，自信、自然，給招標評委一個(gè)良好的整體形象。嚴格遵循招標紀律。
通常情況下，不要過(guò)多的對熟悉的評委交流。盡管前期與用戶(hù)有充分的接觸，可能與一些評委熟悉并有良好的關(guān)系，但是，在招標的正式場(chǎng)所，通常是禮貌的打一下招呼，寒喧一下即可，不易與用戶(hù)有太多的交流和親密交談，這些舉動(dòng)可能會(huì )造成其它評委的誤會(huì )，也可能會(huì )給對手“授之以柄”。除非你是專(zhuān)門(mén)的、有特殊目的的行為，例如，在有些情況下，與招標中的最好領(lǐng)導或核心人員表現出親密的關(guān)系，可以給其它評委造成“某某人可能已經(jīng)偏向某公司了，我也應該順勢而為”的誤導，同時(shí)，給對手造成更大的心理壓力和負擔。但這種方式有很多風(fēng)險，要非常。慎重。
在投標前，講標的每一部分應該準備好相應的幻燈片，幻燈片的作用有兩個(gè)，一是通過(guò)文字、圖片、動(dòng)畫(huà)等多種方式，比較直觀(guān)的向評委傳達信息，便于評委對講解內容的理解，二是通過(guò)幻燈片，幫助講標人自己規范思路，不至于跑題。因此，幻燈片制作，要以這兩個(gè)作用為目標。每張幻燈片講些什么內容，講多長(cháng)時(shí)間，都要做到心中有數。
最好有實(shí)際的演示，結合演示講標。作為行業(yè)應用軟件的用戶(hù)，比較重視投標廠(chǎng)商以往同類(lèi)系統的業(yè)績(jì)，如果能向用戶(hù)展示同類(lèi)的應用系統，結合實(shí)例演示來(lái)講解系統的體系結構、功能特點(diǎn)，通常會(huì )取得較好的效果。但是，在展示以往系統的時(shí)候，要注意揚長(cháng)避短，屏蔽掉一些系統的弱點(diǎn)和缺陷，同時(shí)要注意演示的時(shí)間控制。
對投標中使用的設備要主要保護，投標中使用的筆記本電腦，在安裝好演示系統和幻燈片后，要對設備慎重使用，防止設備的意外損壞導致投標中的設備異常，例如，注意防病毒、防止意外碰壞，不要在投標出差期間用筆記本電腦到網(wǎng)吧上網(wǎng)，在賓館中防止電腦進(jìn)水、摔壞，不要輕易整理計算機系統的文件，可能因為不小心刪除某文件造成系統不能正常啟動(dòng)。最好在投標出差前將系統的安裝盤(pán)，應用系統的安裝盤(pán)等備份好，有條件的可以采用兩套筆記本電腦安裝。
適當的與參加投標的對手交談，也許下次你們還會(huì )在另外一次投標中對陣，也許下次他與你并肩戰斗，通過(guò)交談，你也可以意外的獲得一些有用的信息。
2.3.1.講標
講標應該有既要有重點(diǎn)，又要覆蓋到各項內容，突出公司特點(diǎn)和優(yōu)勢、突出技術(shù)優(yōu)勢和特點(diǎn)。內容要盡量照顧到每個(gè)評委。
講標通常都有時(shí)間限制的，在這個(gè)時(shí)間段內，如何將公司介紹、商務(wù)介紹、技術(shù)介紹、項目實(shí)施、技術(shù)支持與服務(wù)等內容的時(shí)間合理分配，需要在講標前仔細斟酌。時(shí)間和內容的分配主要根據以下情況來(lái)調整：
●本公司和技術(shù)上的優(yōu)勢和特點(diǎn)。
講標中，特別是講標的順序排在后面的時(shí)候，對于一些共性的東西，評委已經(jīng)比較清楚了，也沒(méi)有興趣聽(tīng)你重復，他關(guān)心的是你與其它對手相比的特點(diǎn)
●招標評委的組成和特點(diǎn)。
要力所能及的分析招標評委的組成情況，高層領(lǐng)導、技術(shù)專(zhuān)家、部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)家等角色的人員組成和數量。通常高層領(lǐng)導對IT技術(shù)不熟悉，他評判的主要依據更多的是公司規模、資質(zhì)、實(shí)力、售后服務(wù)、價(jià)格等非技術(shù)性指標，技術(shù)專(zhuān)家評判的主要依據是系統體系、采用的新技術(shù)、安全性、擴展性、軟件開(kāi)發(fā)管理機制等技術(shù)指標，而部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)家更關(guān)心軟件的功能、易用性、與現有系統的接口等問(wèn)題。
●講標的過(guò)程中要注意觀(guān)察評委的表情、態(tài)度，及時(shí)調整內容的深度。
●對手講標后的情況和弱點(diǎn)。
針對對手講標后評委普遍反映的問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)闡述，例如，評委認為系統的安全性和項目開(kāi)發(fā)的規范性很重要，但其它講過(guò)標的對手都沒(méi)重視，這時(shí)，你需要及時(shí)調整內容，將安全性和項目開(kāi)發(fā)機制做重點(diǎn)來(lái)闡述。
另外，不要輕易攻擊對手，可能有些評委對你的對手有好感，你對對手的直接攻擊，會(huì )引起他的反感而刻意打壓你。攻擊對手的方法是突出自己的優(yōu)勢。
講標中可能由幾個(gè)人分工，講不同的內容，但要注意整體的邏輯上要嚴密�？梢韵扔梢粋�(gè)人將講標的全部?jì)热莅才抛鲆粋�(gè)介紹，然后在每個(gè)人講完自己部分后，簡(jiǎn)單介紹下部分的內容，引入下個(gè)講解人員。使整個(gè)講標連貫統一。
講標前要調整好自己的狀態(tài)和心態(tài)，講標過(guò)程中要放松，不要報著(zhù)“上考場(chǎng)應考”、“被人評判審核”這樣的心態(tài)，這樣會(huì )使你陷入一種緊張、誠惶誠恐的狀態(tài)。當你上到講標臺上，看見(jiàn)評標的人很多，你會(huì )更加緊張，越容易出錯。你應該對自己方案和產(chǎn)品充滿(mǎn)信心，你就是專(zhuān)家，報著(zhù)“咳!讓我給大家介紹一下我們的好東西，絕對能解決你們現在的問(wèn)題!”的心態(tài)，你應該有一種急于向外人展現你的得意作品的沖動(dòng)，人越多，你越得意、越興奮，這時(shí)，你最好的狀態(tài)來(lái)了!
2.3.2.答疑
回答講標和提問(wèn)時(shí)，掌握的原則是：講不清楚沒(méi)關(guān)系(模臨兩可)，但決不能錯!
不能與評委發(fā)生爭論。
不能對評委的問(wèn)題表示輕視。
回答不了的問(wèn)題的答疑的人員要相互配合。當你發(fā)現你的同伴被問(wèn)住的時(shí)候，如果你能協(xié)助他回答最好，你也不能回答的，你應該迅速想到一個(gè)方法，從另外一個(gè)角度的回答這個(gè)問(wèn)題，從而逐漸將話(huà)題引開(kāi)，避免尷尬。
2.4.商務(wù)和技術(shù)談判
在預中標后，將會(huì )進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)談判，售前技術(shù)支持人員主要參加技術(shù)協(xié)議的談判和起草。
技術(shù)協(xié)議的談判是降低項目風(fēng)險的關(guān)鍵過(guò)程，談判的成果-技術(shù)協(xié)議書(shū)通常會(huì )作為合同的附件，直接影響到項目實(shí)施的難度和風(fēng)險。因此，一定要耐心、細致，不能為了盡快簽合同，就草草了事。
技術(shù)協(xié)議目的是界定好功能邊界和深度。特別是在行業(yè)應用軟件中，投標文件和講標中，通常會(huì )有忽略一個(gè)“度”。如應用系統的深度、功能的具體邊界、新技術(shù)采用的程度等問(wèn)題，往往是比較模糊的，很大的可能性是雙方在這些方面的認識存在著(zhù)較大的差異，這些差異的會(huì )給后續的項目實(shí)施帶來(lái)風(fēng)險。技術(shù)協(xié)議的談判就是要對這些“度”進(jìn)行控制，對敏感問(wèn)題和技術(shù)難點(diǎn)要進(jìn)行溝通，達成共識，注意不能在技術(shù)協(xié)議中出現“全面解決某某問(wèn)題”、“完全解決”等模糊的字眼，這種模糊的界定會(huì )給項目開(kāi)發(fā)帶來(lái)很大的風(fēng)險，都必須討論清楚，將完成的深度和采用的技術(shù)手段寫(xiě)入技術(shù)協(xié)議中，使項目風(fēng)險在項目實(shí)施前就得到充分的展示和控制。
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