秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析

秘書(shū)實(shí)務(wù)與案例分析[熱門(mén)]

　　秘書(shū)實(shí)務(wù)分析題如下

　　請柬發(fā)出之后

　　某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結表彰大會(huì )，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導光臨，在請柬上把開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì )。一看會(huì )場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì )的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報告會(huì )，某機關(guān)的總結表彰會(huì )改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

　　事后，會(huì )議主辦機關(guān)的領(lǐng)導才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒(méi)有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會(huì )有問(wèn)題，便把會(huì )議地點(diǎn)寫(xiě)在請柬上，等開(kāi)會(huì )的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì )議地點(diǎn)。

　　但由于邀請單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　思考題：這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì )議準備時(shí)應注意什么問(wèn)題呢?

　　會(huì )議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實(shí)現銷(xiāo)售額8億元人民幣，產(chǎn)品

　　30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應生產(chǎn)規模的進(jìn)一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬(wàn)平方米廠(chǎng)房，增加了3條國際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線(xiàn)，使顯示器年生產(chǎn)能力達到了100萬(wàn)臺。產(chǎn)量增加了，銷(xiāo)售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個(gè)代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時(shí)展示其即將推向市場(chǎng)的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷(xiāo)售等問(wèn)題，公司領(lǐng)導決定8月8日一10日在上海市召開(kāi)一次全國代理商會(huì )議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景;研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結果;生產(chǎn)部總監介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況;銷(xiāo)售部總監介紹公司產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況;公司主管副總經(jīng)理就下一步銷(xiāo)售策略、銷(xiāo)售政策及開(kāi)展銷(xiāo)售競賽評比等事項做專(zhuān)題發(fā)言。同時(shí)，選擇東北、華北、華南三位銷(xiāo)售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會(huì )議期間，還要組織與會(huì )代表參觀(guān)企業(yè)，利用一個(gè)晚上的時(shí)間舉辦一場(chǎng)聯(lián)歡晚會(huì )，安排代表游覽上海市內的幾個(gè)景點(diǎn)。

　　為保證會(huì )議的成功舉辦，公司還決定會(huì )議地點(diǎn)安排在上海國際會(huì )議中心，食宿也在上海國際會(huì )議中心。同時(shí)各部門(mén)抽調10人組成大會(huì )籌備處，由張副經(jīng)理負責，具體工作包括準備會(huì )議所需文件、材料，寄發(fā)會(huì )議通知，接待，安排食宿，布置會(huì )場(chǎng)，聯(lián)系上海國際會(huì )議中心及旅游景點(diǎn)，預訂返程車(chē)、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會(huì )，購置禮品等�？偨�(jīng)理還特別強調，要在保證會(huì )議隆重、熱烈、節儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據公司領(lǐng)導的意見(jiàn)，張副經(jīng)理立即從各部門(mén)抽調了10位同志成立了大會(huì )籌備處，并召開(kāi)了會(huì )務(wù)工作會(huì )議，對會(huì )議準備工作進(jìn)行了部署和分工。

　　思考題：

　　1.為中迅顯示器有限公司代理商會(huì )議擬定一份會(huì )議方案。

　　2.根據會(huì )議的規模、層次和主題，會(huì )議籌備處應具體劃分哪幾個(gè)小組展開(kāi)準備工作。

　　3.以籌備處的名義提交一份本次會(huì )議經(jīng)費預算方案報總經(jīng)理審批。

　　4.請根據會(huì )議的內容制作一份會(huì )議日程表(要有日期、時(shí)間、內容安排、地點(diǎn)、參加入、負責人、備注等項)。

　　5.請根據會(huì )議內容擬寫(xiě)一份會(huì )議通知。

　　6.制作一份會(huì )議簽到單。

　　會(huì )場(chǎng)布置

　　菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬(wàn)噸"龍"牌系列全價(jià)飼料，工藝設備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的"龍"牌系列全價(jià)飼料含有畜禽生長(cháng)所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營(yíng)養素，具有營(yíng)養全、飼料省、長(cháng)得快、防疾病等特點(diǎn)，為不同品種、不同生長(cháng)階段的畜禽提供充足的營(yíng)養物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場(chǎng)試驗飼養，外貿出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國前茅，產(chǎn)品還被認定為全國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。

　　再過(guò)一個(gè)月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動(dòng)，一方面回顧總結企業(yè)50年來(lái)走過(guò)的歷程，繼承和發(fā)揚當年艱苦創(chuàng )業(yè)的優(yōu)良傳統和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰略，尋求新的發(fā)展機遇。

　　在系列紀念活動(dòng)中，安排了4次會(huì )議：

　　(1)慶典大會(huì )。邀請市領(lǐng)導、行業(yè)協(xié)會(huì )領(lǐng)導、新聞?dòng)浾�、有關(guān)專(zhuān)家、客戶(hù)代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據會(huì )議方案，主席臺將安排3位市領(lǐng)導、2位行業(yè)領(lǐng)導、2位專(zhuān)家、1位客戶(hù)代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。

　　(2)報告會(huì )。請2位專(zhuān)家講授飼料行業(yè)的發(fā)展狀況、新技術(shù)及國外發(fā)展現狀等。會(huì )議規模為100人。

　�。�3)企業(yè)發(fā)展戰略研討會(huì )。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構的專(zhuān)家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰略，請專(zhuān)家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開(kāi)出處方。

　　(4)勞動(dòng)模范座談會(huì )。擬邀請企業(yè)內各級勞動(dòng)模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導及工會(huì )主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng )業(yè)歷程，聽(tīng)取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見(jiàn)和建議。

　　本著(zhù)節儉辦會(huì )的原則，根據公司的安排，4次會(huì )議的會(huì )場(chǎng)布置均由公司秘書(shū)小武負責。

　　思考題：

　　1、實(shí)訓分小組進(jìn)行，每個(gè)小組確定一名負責人。

　　2、每個(gè)小組在四個(gè)會(huì )場(chǎng)中任選一個(gè)會(huì )場(chǎng)進(jìn)行仿真布置。要按真實(shí)會(huì )場(chǎng)布置的要求進(jìn)行實(shí)訓，并達到：

　　1.布置慶典大會(huì )會(huì )場(chǎng)要熱烈、隆重。

　　2.布置報告會(huì )會(huì )場(chǎng)要莊重、美觀(guān)。

　　3.布置研討會(huì )會(huì )場(chǎng)要莊重、舒適。

　　4.布置座談會(huì )會(huì )場(chǎng)要輕松、和緩。