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酒店會(huì )議接待的相關(guān)規定
為進(jìn)一步做好會(huì )議項目的開(kāi)發(fā)和接待工作，確保會(huì )議客人從入住到撤離全方位的服務(wù)過(guò)程準確、到位、順暢和協(xié)調，根據酒店實(shí)際情況，制定會(huì )議接待相關(guān)規定如下：
一、責任分工
1、總負責人：經(jīng)理。會(huì )議接待工作由營(yíng)銷(xiāo)部負總責，負責協(xié)調和處理會(huì )議接待全程中的各類(lèi)工作事項。
2、總跟進(jìn)人：營(yíng)銷(xiāo)部指定的營(yíng)銷(xiāo)代表為會(huì )議總跟進(jìn)協(xié)調人，負責會(huì )議全程跟蹤，組織、協(xié)調、檢查、督促會(huì )議接待各項工作落實(shí)情況。
具體職責：
A、負責處理和接洽客戶(hù)預訂；
B、根據預訂信息對接待任務(wù)提出具體安排意見(jiàn)，制定并印發(fā)會(huì )議接待計劃；
C、組織、協(xié)調會(huì )議所涉及的各部門(mén)工作；
D、于會(huì )議召開(kāi)前的有效準備時(shí)間內，對各相關(guān)部門(mén)工作完成情況進(jìn)行檢查和驗收；
E、協(xié)調解決會(huì )議進(jìn)程中的各類(lèi)事項，滿(mǎn)足客人的合理需求，確保會(huì )議接待質(zhì)量；
F、跟辦會(huì )議結賬工作，確保酒店結賬安全；
G、征求客戶(hù)意見(jiàn)，填寫(xiě)意見(jiàn)反饋，對會(huì )議接待工作進(jìn)行總體評價(jià)。
3、企劃部：負責會(huì )議背景幕、條幅、指示牌、會(huì )簽、宣傳品的設計和制作工作。
4、：負責會(huì )議室準備、會(huì )議服務(wù)、會(huì )議用餐工作。
A、根據營(yíng)銷(xiāo)部會(huì )議接待計劃要求和營(yíng)銷(xiāo)代表的要求，準備會(huì )議室的各類(lèi)用品，對會(huì )議室進(jìn)行衛生清潔，按規范要求進(jìn)行和布置；
B、安排會(huì )議服務(wù)人員，迎送會(huì )議賓客，在會(huì )議進(jìn)程中進(jìn)行有效服務(wù)；
C、按會(huì )議訂單要求組織后廚準備會(huì )議用餐；
D、負責安排和組織會(huì )議用餐服務(wù)。
5、客房部：負責會(huì )議客人用房準備和服務(wù)工作，負責公共區域衛生清潔。
6、部：負責會(huì )議客人接待引領(lǐng)及相關(guān)服務(wù)工作，關(guān)注來(lái)賓情況，妥善處理客人投訴。
7、保安部：維持酒店正常經(jīng)營(yíng)秩序，檢查和關(guān)注會(huì )議期間所有營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的安全和保衛工作。
9、：解決相關(guān)部門(mén)提出的保修指令，保證會(huì )議期間的設施設備的正常運行。
10、財務(wù)部：負責客人結賬工作，確認結賬方式，做好結賬統計，與營(yíng)銷(xiāo)部和各接待部門(mén)密切聯(lián)絡(luò )，確保酒店結賬安全。
11、行政部：負責會(huì )議接待質(zhì)檢工作，處理酒店內部投訴，對大型會(huì )議人力資源進(jìn)行調配。
二、會(huì )議接待標準
1、大型會(huì )議（200—1000人）
A、地點(diǎn)：千人宴會(huì )廳
B、總跟進(jìn)人：營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理親自接待跟進(jìn)，多名營(yíng)銷(xiāo)員協(xié)調配合跟進(jìn)工作。
C、會(huì )場(chǎng)布置：
酒店外圍：根據客人需要設彩虹門(mén)、空飄。
雨搭：根據客人需要設固定字幕或游動(dòng)字幕。
大堂：設接待臺，根據客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、禮品臺等物品。接待臺大堂門(mén)口設指示牌。
會(huì )場(chǎng)入口處：設立指示牌，營(yíng)銷(xiāo)代表和會(huì )場(chǎng)服務(wù)人員負責迎送。
主席臺：設背景幕，主席臺前擺放鮮花，頂額掛會(huì )議橫幅，根據會(huì )議需要設立式講臺或課桌式講臺，準備有線(xiàn)麥克和無(wú)線(xiàn)麥克，根據會(huì )議需要安設啟航輪。
臺形：根據會(huì )議特點(diǎn)和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型，課桌式臺面按規范標準擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布，圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點(diǎn)，桌面鋪白色臺布，椅子套白色椅套。
綠植花卉：干凈無(wú)塵，無(wú)黃葉，擺放于會(huì )場(chǎng)四周，整齊對稱(chēng)，有觀(guān)賞性，盡可能準備紅色系花卉。
D、工作安排
迎送：營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理須親自帶領(lǐng)營(yíng)銷(xiāo)員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。
接待：安排1-2名營(yíng)銷(xiāo)代表配合客戶(hù)發(fā)放，提供會(huì )議問(wèn)詢(xún)、引領(lǐng)服務(wù)。
會(huì )場(chǎng)服務(wù)：根據會(huì )議實(shí)際需要安排服務(wù)人員，會(huì )議接待和全程跟蹤指導會(huì )場(chǎng)服務(wù)，親自檢查會(huì )場(chǎng)準備和服務(wù)情況。營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理和跟進(jìn)營(yíng)銷(xiāo)員全程跟蹤會(huì )議。
翻臺：會(huì )議和用餐均在千人宴時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺。
會(huì )議協(xié)調：連續召開(kāi)兩天及兩天以上的會(huì )議，營(yíng)銷(xiāo)人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見(jiàn)與需求，及時(shí)協(xié)調改進(jìn)工作。
2、中型會(huì )議（50-200人）
A、會(huì )議地點(diǎn)：昆侖廳
B、總跟進(jìn)人：營(yíng)銷(xiāo)部指定營(yíng)銷(xiāo)人員。重要會(huì )議營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理親自跟進(jìn)。
C、會(huì )場(chǎng)布置
懸掛會(huì )議條幅，設背景幕，主席臺設立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準備有線(xiàn)麥克和無(wú)線(xiàn)麥克、根據會(huì )議需要準備投影儀、白板等。
臺形：根據客人需要按劇場(chǎng)式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。
綠色植物：干凈無(wú)塵，無(wú)黃葉，擺放于會(huì )場(chǎng)四周，整齊對稱(chēng)。
大堂門(mén)口處：設立會(huì )議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設立指示牌，安排禮賓人員和營(yíng)銷(xiāo)代表提供迎送、領(lǐng)引、問(wèn)詢(xún)服務(wù)。
會(huì )場(chǎng)入口處：設立指示牌，安排會(huì )場(chǎng)服務(wù)人員做好迎送。
翻臺：會(huì )議和用餐均在昆侖廳時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺。
會(huì )議協(xié)調：連續召開(kāi)兩天及兩天以上的會(huì )議，營(yíng)銷(xiāo)人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見(jiàn)與需求，及時(shí)協(xié)調改進(jìn)工作。
D、會(huì )場(chǎng)服務(wù)
根據會(huì )議需要安排會(huì )場(chǎng)服務(wù)人員，會(huì )議接待領(lǐng)班和營(yíng)銷(xiāo)人員全程跟蹤會(huì )議服務(wù)。
3、小型會(huì )議（50人以下）
A、會(huì )議總跟進(jìn)人：營(yíng)銷(xiāo)部指定營(yíng)銷(xiāo)代表
B、會(huì )場(chǎng)布置：
臺形：根據客人需要按回形或U形擺放，懸掛會(huì )議條幅，準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具
綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會(huì )場(chǎng)四周，整齊對稱(chēng)，無(wú)灰塵、無(wú)黃葉，根據客人需求和會(huì )議層次，回形中心處也可擺放鮮花。
翻臺：會(huì )議和用餐在同一場(chǎng)地，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺。
C、會(huì )場(chǎng)服務(wù)：
根據會(huì )議需要安排會(huì )議服務(wù)人員，會(huì )議接待領(lǐng)班檢查指導會(huì )議服務(wù)情況。營(yíng)銷(xiāo)代表全程跟蹤會(huì )議服務(wù)。
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