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物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)規定
物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)規定1
一，報銷(xiāo)管理制度
1、目的
根據總公司財務(wù)制度的有關(guān)規定，進(jìn)一步規范物業(yè)處內部報銷(xiāo)、付款程序，嚴格有關(guān)手續。
2、適用范圍
適用于物業(yè)處各部門(mén)和全體員工。
3、職責
3.1財務(wù)部統一辦理物業(yè)處所有財務(wù)結算，并進(jìn)行集中管理。
3.2財務(wù)部對物業(yè)處各項目管理部的開(kāi)支情況進(jìn)行總體控制，并執行董事的授權范圍內辦理公司內部往來(lái)結算及公司與其他單位的財務(wù)收支事項。
4、程序
4.1審批權限
4.1.1各級管理人員按照總公司規定的權限簽批;
4.1.2各部門(mén)負責人應對該項部門(mén)所發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行審查簽字。
4.1.3對不符合規定的貨幣資金支付業(yè)務(wù)，審批人應當拒絕批準。
4.2報銷(xiāo)程序
4.2.1取得原始憑證
原始憑證必須是公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流動(dòng)中經(jīng)正正規渠道取得的合法、有效的憑據，經(jīng)稅務(wù)部門(mén)監章的正式發(fā)票，經(jīng)物價(jià)、財政部門(mén)監章的正式收據，公司與業(yè)務(wù)往來(lái)單位簽定的合同(協(xié)議)。因特殊原因不能取得合法憑據的，須由經(jīng)辦人填寫(xiě)情況說(shuō)明單，闡明原因，經(jīng)證明人證實(shí)，部門(mén)負責人簽字，財務(wù)負責人審核，董事長(cháng)批準簽字，方可作為報銷(xiāo)沖賬的憑據。
4.2.2原始憑證的種類(lèi)：
a全國聯(lián)運、貨運統一發(fā)票;
b各省市餐飲、娛樂(lè )業(yè)定額發(fā)票;
c非經(jīng)營(yíng)性結算統一收據;
d其他服務(wù)業(yè)發(fā)票;
e商業(yè)零售發(fā)票
f其他國家監制的合法發(fā)票。
4.2.3原始憑證必須具備以下主要內容：
購物發(fā)票、收據應有：
品名(收費項目)，數量、單價(jià)(收費標準)，金額，收款人簽章(簽字)。
合同應有：有效數量、價(jià)款(酬金)、付款期限。
4.2.4填制報銷(xiāo)憑證
費用報銷(xiāo)單;
借款單;
4.2.5報銷(xiāo)憑證粘貼
a較小的票據，如停車(chē)費等，應粘貼在"報銷(xiāo)單據粘貼單"的方框內;
b較大的票據，粘貼在報銷(xiāo)單的左邊(左齊報銷(xiāo)單邊框，上齊報銷(xiāo)單邊沿)。將有關(guān)空白結算憑證粘貼在上面(如"較大票據"粘貼法)，并準確、完整、清晰地填制。
c若有附件(如：批文、說(shuō)明、申請等)，須將附件折疊，整齊地粘貼在背面。
4.2.6報銷(xiāo)原則及過(guò)失責任
a堅持誰(shuí)發(fā)生誰(shuí)報銷(xiāo)的原則，嚴禁代報。
b堅持報銷(xiāo)人、審批人分權原則，財務(wù)人員必須拒絕報銷(xiāo)審批人和報銷(xiāo)人同為一人的費用。
c原始憑證要求整潔、清楚，不得涂改、偽造，對涂改過(guò)金額的發(fā)票，應有開(kāi)票單位加蓋的更改章，否則無(wú)效。不得索取空白發(fā)票、收據自己填制。
d各種原始憑證必須是原件，復印件無(wú)效。
e購物票據必須經(jīng)實(shí)物責任人驗收，庫房管理員辦理入庫手續后方能報銷(xiāo)。
f按合同支付款項的，在首次付款時(shí)，應將合同交財會(huì )部備查。今后需支付的款項，由部門(mén)負責人審核并報總裁/執行董事審批后，方可開(kāi)支。
g報銷(xiāo)單的填寫(xiě)和簽字，不能使用鉛筆和圓珠筆，否則可視為無(wú)效單據，出納員不予辦理付款。
h凡在費用報銷(xiāo)中有弄作假、虛報費用、虛構業(yè)務(wù)報銷(xiāo)費用等行為者，一經(jīng)查實(shí)，將嚴肅處理。
4.2.7報賬流程
經(jīng)辦人→部門(mén)負責人(二級主管、一級經(jīng)理)審查簽字→會(huì )計(財務(wù)負責人)→總裁/執行董事審批簽字→出納員支付款項。
4.3各項退款
4.3.1交納服裝押金的員工辭職時(shí)，憑原收據隨離職工資一并退回，收據遺失的，需提出其它證據，并說(shuō)明原因。
4.3.2裝修公司退出入證押金，先由各項目部服務(wù)中心填寫(xiě)"裝飾裝修退款申請單"，再按：客戶(hù)主管(內勤)→部門(mén)負責人(二級主管、一級經(jīng)理)→會(huì )計(財務(wù)負責人)→出納退款。
4.3.3施工完成需退裝修保證金、外單位的進(jìn)場(chǎng)保證金時(shí)，由各項目服務(wù)中心填寫(xiě)"裝飾裝修退款申請單"，再按：客戶(hù)主管(內勤)→業(yè)主簽字→工程主管→部門(mén)負責人(二級主管、一級經(jīng)理)→會(huì )計(財務(wù)負責人)→出納退款。
4.3.4業(yè)主退物管費、車(chē)位費，應由各項目服務(wù)中心寫(xiě)退款單，并注明退款原因。經(jīng)：客戶(hù)→客戶(hù)主管(內勤)→部門(mén)負責人(二級主管、一級經(jīng)理)→財務(wù)審核→服務(wù)中心收銀退款。
4.4工資結算
4.4.1簽批程序：二級主管(根據員工出勤狀況及工資制度制表2日)→一級部門(mén)經(jīng)理(簽署具體意見(jiàn)4日)→人事行政部(匯冊各公司《工資表》表進(jìn)行初審6日)→財務(wù)管理中心(最終審核并確認無(wú)誤后9日)→總裁(批準11日)→執行董事(批準13日)→財務(wù)管理中心(發(fā)放15日)。
4.4.2離職員工的工資在辦妥離職手續后，方可發(fā)放.
二，個(gè)人借款管理制度
1、目的
規范物業(yè)處借款管理制度，督促借款人及時(shí)歸還，使物業(yè)處財務(wù)報表上反映的費用和利潤精確，避免物業(yè)處的資金損失。
2、適用范圍
適用于物業(yè)處部門(mén)和全體員工。
3、條件
借款人為物業(yè)處轉正的員工。
4、原則
嚴格執行"前清后借，前不清后不借"原則，特殊情況須說(shuō)明原因，以總裁/執行董事簽批后，方可再借。
5、程序
5.1借款單需填列日期、借款部門(mén)、借款事由、借款金額、借款人等內容;若缺項，財務(wù)有權拒絕付款;
5.2借款單由借款人、部門(mén)負責人、財務(wù)負責人、總裁/執行董事簽字后，出納員方可辦理款項支付;若缺少簽字，財務(wù)有權付款。
5.3報銷(xiāo)金額大于或小于原借款金額的，一律采取"一次結清，多退少補"的`辦法結算，財務(wù)部門(mén)不留底，不掛賬，借款人不得拖欠。
6、結算期限
6.1借款人處理完業(yè)務(wù)回公司后，必須及時(shí)到財務(wù)部報銷(xiāo)，沖抵借款。
6.2差旅費報銷(xiāo)應于出差返回后五日內辦理
6.3備用金借款結算時(shí)間為一月。
7、財務(wù)監督
7.1沖銷(xiāo)原借款費用時(shí)，應在填制憑證時(shí)注明"沖銷(xiāo)借款"。財務(wù)人員應認真核對開(kāi)支內容與原借款單上注明的用途是否想符，如不符，有權拒絕報銷(xiāo)。
7.2財務(wù)部每月底應根據員工欠款情況，列出明細，報總裁/執行董事、分公司、各部門(mén)(管理部)負責人，并發(fā)出催款通知書(shū)，通知借款人限期到財務(wù)部結算。如確因某種原因一時(shí)不能退還借款，需由借款人重新辦理借款手續，并由總裁/執行董事批準，方可適當延期結算。
7.3不能按期歸還借款的，財務(wù)部在借款人的當月工資中扣繳。
三，票據管理辦法
1、目的
規范物業(yè)處收費行為，保證各項收入足額、完整交付公司。
2、適用范圍
適用于公司財會(huì )部及下屬各項目部、辦事處等財務(wù)、收銀人員。
3、職責
3.1財務(wù)部是票據管理的職能部門(mén)。
3.2會(huì )計主管負責保管空白票據和票據存根。
3.3出納員或授權收款部門(mén)負責票據的領(lǐng)取和開(kāi)具。
4、程序
4.1票據的種類(lèi)：
a其它服務(wù)業(yè)發(fā)票;
b機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)定額發(fā)票;
c自印具名專(zhuān)用收據;
d通用收據;
e合作單位代收代付發(fā)票、收據。
4.2票據的取得：
a發(fā)票由財務(wù)部依法向稅務(wù)機關(guān)申請購買(mǎi);
b通用收據由財務(wù)部根據需要購買(mǎi);
c合作單位委托公司代收款項而提供的票據，由財務(wù)部接收管理。
4.3票據的使用管理：
�、偎锌铐椀氖杖”仨毾蚪豢罘匠鼍咂睋�，并按票據要素填寫(xiě)齊全，書(shū)寫(xiě)清晰，出現大小金額不符或書(shū)寫(xiě)差錯的，應作廢后重新填寫(xiě)，不得在原票據上涂改。
�、谪攧�(wù)部設計各種票據登記簿，對各種票據的購、領(lǐng)、存進(jìn)行登記管理，各部門(mén)領(lǐng)票人對所領(lǐng)票據的使用、庫存負責，用票部門(mén)憑已用票據換領(lǐng)新票。
�、凼跈嗍湛畹牟块T(mén)，由公司指定專(zhuān)人在財會(huì )部領(lǐng)取票據，并加蓋公司"財務(wù)專(zhuān)用章"或"院內停車(chē)專(zhuān)用"章，方能使用。
�、葚攧�(wù)部票據保管人應認真核銷(xiāo)已使用各種票據，確保各項收款及時(shí)、足額上交財務(wù)部。
5、財務(wù)監督
5.1票據存根應妥善保存，不得隨意丟失、銷(xiāo)毀。
5.2財務(wù)部負責人不定期對各用票部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行檢查，發(fā)現違規、違法使用票據的行為，將嚴肅處理。
物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)規定2
總則
第一條為了規范發(fā)展公司所屬物業(yè)公司各項收費工作的管理，完善收費記錄等基礎會(huì )計工作，加強對物業(yè)公司收費工作會(huì )計監督，結合本單位實(shí)際情況，制定本制度。
第二條收費工作是發(fā)展公司業(yè)務(wù)的重要組成部分，物業(yè)公司應嚴格執行發(fā)展公司制定的各項收費管理制度。
第三條物業(yè)公司負責人應該依照本制度規定，規范各項收費管理，建立健全各項收費管理辦法，組織有效實(shí)施;收費室主任在日常工作中，依照本制度規定組織、管理各項收費工作。
第四條收費管理制度應達到如下目標：
一、規范各項收費工作，保證收費資料真實(shí)完整;
二、建立并完善收費記錄制度，保證各類(lèi)相關(guān)收費數據的記錄準確，并做到數據來(lái)源清晰、賬賬相符;
三、各類(lèi)的數據應及時(shí)上報發(fā)展公司財務(wù)，保證財務(wù)數據及時(shí)傳遞，為管理活動(dòng)提供及時(shí)、準確的信息;
四、加強對物業(yè)公司財務(wù)收支活動(dòng)的會(huì )計監督，不相容職務(wù)有不同人承擔。
第五條為了更好的激勵員工完成公司的收費任務(wù)，加大各項費用的收繳力度，對于在收費工作中表現突出或不能完成收費任務(wù)的部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行一定的獎、罰，具體獎罰方案詳見(jiàn)物業(yè)公司績(jì)效考核方案及考核細則。
收費分工
第六條物業(yè)公司各項收費日常業(yè)務(wù)歸口公司財務(wù)室指導管理，各收費小區、收費部門(mén)，日常收繳業(yè)務(wù)工作管理統一由有色苑收費室統籌安排指導。按照不相容職務(wù)相分離的`原則，收費業(yè)務(wù)授權批準、收費業(yè)務(wù)執行、收費稽查檢查等工作，應由不同的人員執行，已達到明確職責權限，行成相互制衡機制。
第七條以下不相容工作為：收費金額確認工作與收費工作;水、電、暖等費用的抄表工作與收費工作;裝修押金收取標準、押金退回的確認工作與收費工作;應收款的記錄工作與收費工作等。
第八條收費工作分工如下:物業(yè)公司經(jīng)理負責應收管理費及其他費用收取標準、收費起止時(shí)間的確認工作，同時(shí)負責確認押金收取標準、押金批準退付及處理工作;水電抄表工負責轄區所有由物業(yè)公司支付費用的水電表的抄錄工作;收費員負責以上各項經(jīng)確認的收、付內容進(jìn)行收、付款作業(yè)，編制相關(guān)報表;收費室主任負責數據統計工作，同時(shí)規范各收費小區、收費部門(mén)收繳程序及核查上報報表準確性;財務(wù)室負責收付款業(yè)務(wù)的稽核，規范各收費項目收費制度。
收費程序
第九條水電費收費程序：抄表工應在次月1日將抄錄的電費數據上報收費室，收費員在1-9日依據抄表工抄錄電費數據錄入收費軟件，同時(shí)依據業(yè)主實(shí)際情況計算當期水費、物業(yè)管理費數據，針對公用水、電、物業(yè)費轉賬部分，要求抄表工每季度抄錄一次報發(fā)展公司財務(wù)室，財務(wù)室根據各單位實(shí)際予以轉賬。電費總表的抄錄時(shí)間應與供電部門(mén)抄表時(shí)間同步，分表應在每月25-30日內完成抄錄。收費室
主任應對當月錄入數據進(jìn)行稽核，并保證當月10日準時(shí)收費。
第十條停車(chē)費的收費程序：停車(chē)費的收取分按年收費、按月收費和臨時(shí)收費三種形式。按年收費、按月收費由辦卡人在收費室憑持卡人詳細資料辦理，收費員必須錄入持卡人相關(guān)信息后，按月或年收費標準收費(初次辦卡需繳納制卡費)，按月、年收費的收費情況，應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報發(fā)展公司財務(wù)室，金額必須與上報數據一致。臨時(shí)收費由門(mén)衛值班人員收取，門(mén)衛值班人員交接班時(shí)，必須依據門(mén)禁軟件列示應收金額與實(shí)際收款金額，填列交款明細表，并詳細列明差額原因，同時(shí)交接班時(shí)應清點(diǎn)臨時(shí)卡、停車(chē)費發(fā)票、錢(qián)款，交接班人員簽字確認。門(mén)衛值班人員所收票款必須及時(shí)上交秩序維護部負責人處，不得長(cháng)時(shí)間滯留在各值班人員手中。收費室主任應隨時(shí)檢查門(mén)衛的交接班記錄，檢查門(mén)衛的停車(chē)票和票款數量金額，及時(shí)查找出現的錯誤。門(mén)衛應及時(shí)估算停車(chē)票使用情況，不夠時(shí)及時(shí)在收費室領(lǐng)取，收費室應建賬登記停車(chē)票領(lǐng)購情況。
第十一條門(mén)面出租及市場(chǎng)房屋、攤位租金的收費程序
(1)所有出租房屋、攤位必須簽訂租賃合同;
(2)租賃合同簽訂后，房屋及攤位租賃戶(hù)須持出租合同到發(fā)展公司財務(wù)按合同的要求繳納租金;
(3)新簽或合同到期后續簽的所有出租合同，必須由物業(yè)公司、財務(wù)科、綜合辦根據本地當年市場(chǎng)租賃價(jià)格重新進(jìn)行評估，確定門(mén)面、市場(chǎng)房屋及攤位租金的收費標準，以書(shū)面報告報請公司批準后簽訂租賃合同;
(4)租金每年繳納一次，租賃合同期內，未按合同及時(shí)繳納租金的，物業(yè)公司必須由專(zhuān)人負責催繳，保證租金及時(shí)繳納。承租方應積極繳納租金，若數次催繳仍不及時(shí)繳納租金，出租方有權終止合同，停止向其繼續出租，因終止出租合同所造成的損失全部由承租方承擔。
第十二條押金、代收費收退程序：各收費點(diǎn)收費員根據各小區實(shí)際押金、代收費項目標準進(jìn)行收費，收取時(shí)，開(kāi)具收款收據并告知業(yè)主需妥善保管，押金退付時(shí)憑收款收據支付。收費員交款時(shí)必須附押金、代收費明細，同時(shí)向收費室主任上報電子版明細，上報數據與繳款金額必須相符。業(yè)主需退付押金時(shí)，經(jīng)各小區負責人簽字、物業(yè)公司經(jīng)理確認后，收費室主任安排各服務(wù)小區收費員直接進(jìn)行退費，當日交款時(shí)，發(fā)展公司財務(wù)室出納根據審核手續齊全的當日退費明細清單，開(kāi)具現金支票與當日收費款項一同繳存銀行，同時(shí)將審核手續齊全的退費明細清單上交財務(wù)室當日進(jìn)行賬務(wù)處理。
第十三條收費員每天收費后，于下午四點(diǎn)扎帳，財務(wù)室出納準時(shí)收款，出納收款時(shí)，依據有當日收費員簽字確認的收費交款表，結合當日收費扎帳匯總表進(jìn)行收款，及時(shí)送存銀行。各收費網(wǎng)點(diǎn)包括門(mén)崗，在每星期一下午四點(diǎn)，依據各收費點(diǎn)填列交款交接明細(各交款交接班必須詳細列示，并有交接班人員簽字)，到收費室繳費。如果平日收有大量現金，提前電話(huà)通知財務(wù)收費。
第十四條在每月月末，各網(wǎng)點(diǎn)收費扎完帳后，在次月5日前以電子版形式上報欠收費用明細單。報送收費室主任處匯總后上報財務(wù)，財務(wù)銷(xiāo)售會(huì )計核對欠費掛賬情況。
第十五條各項應收款的減免必須由物業(yè)、熱力公司寫(xiě)專(zhuān)題報告報發(fā)展公司，專(zhuān)題報告內容應包括：繳費人的姓名、金額及減免的理由等。由發(fā)展公司綜合辦、財務(wù)科核實(shí)后，報主管領(lǐng)導簽字，最終由董事長(cháng)簽字確認后，收費室方能處理減免，同時(shí)做好相關(guān)資料的保管工作，以備查驗。
對于特困人員、特殊用戶(hù)取暖費采取的適當優(yōu)惠或給予減免，也必須遵守上述審批程序，經(jīng)董事長(cháng)簽字確認后給予優(yōu)惠或減免;對供熱區域的政府惠民蔬菜副食品直銷(xiāo)店，按阜政辦(20xx)94號文通知要求，按居民用熱價(jià)格減半收繳取暖費;對于其他相關(guān)文件規定應給予減免的，例如發(fā)改委明文規定的未安裝供暖設施的樓道、陽(yáng)臺、儲藏室等空間的取暖費用應該給予減免，一經(jīng)供暖用戶(hù)提出相關(guān)減免要求，物業(yè)公司經(jīng)核實(shí)后，可減免相關(guān)手續盡快予以辦理;新建小區的第一個(gè)采暖期熱費由開(kāi)發(fā)商繳納，以后年度由購房者或開(kāi)發(fā)商繳納(未售房)，已購房未入住和開(kāi)發(fā)商未售出的空房按50%繳納熱費(20xx年開(kāi)始，住建局不成文規定，最先在公務(wù)員小區執行)，具體入住情況及空房率由物業(yè)公司、財務(wù)科、綜合辦進(jìn)行核實(shí)后，物業(yè)公司提請書(shū)面報告。
第十六條物業(yè)公司收費室與發(fā)展公司財務(wù)室將不定期對各類(lèi)收費情況進(jìn)行檢查，如有舞弊情況將進(jìn)行嚴厲懲罰，并在物業(yè)公司當季考核中扣發(fā)相應考核工資。
票據管理
第十七條物業(yè)公司收款收據、定額停車(chē)費發(fā)票等，由發(fā)展公司財務(wù)室統一印制(或購買(mǎi))、統一管理，由收費室主任在財務(wù)室辦理領(lǐng)購手續，負責各收費點(diǎn)的發(fā)放，收費室應建立專(zhuān)門(mén)備查簿登記收據購、存、領(lǐng)、銷(xiāo)數量、號碼及金額。各收費員繳銷(xiāo)使用完的收據，由收費室主任及時(shí)到財務(wù)室銷(xiāo)號。
第十八條物業(yè)各小區設專(zhuān)人負責收據及定額停車(chē)費發(fā)票的領(lǐng)
用、保管和繳銷(xiāo)。領(lǐng)用收據時(shí)檢查無(wú)缺聯(lián)、缺號后加蓋物業(yè)公司財務(wù)專(zhuān)用章，并在登記簿上登記領(lǐng)用時(shí)間、數量、起止號碼及領(lǐng)用人，同時(shí)交回前期已使用收據的存根聯(lián)，以備查對。
第十九條收據的保管必須專(zhuān)人負責。如有遺失，追究保管人員責任。領(lǐng)用收據的小區，如果人員變動(dòng)，需在變動(dòng)前到物業(yè)公司收費室交回收據并結清核銷(xiāo)。
第二十條各小區使用發(fā)票，為便于管理，應到發(fā)展公司財務(wù)室統一開(kāi)具。一般情況下應以收據(第二聯(lián))換發(fā)票，所換發(fā)票的內容應與收據項目、金額完全一致，用以換取發(fā)票的收據作為發(fā)票記賬聯(lián)的附件，留物業(yè)公司財務(wù)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。對于需要先開(kāi)發(fā)票后付款的業(yè)主，根據收費通知單開(kāi)具發(fā)票，并在發(fā)展公司財務(wù)室做好登記，款項入賬后核銷(xiāo)。
第二十一條收據填寫(xiě)要求：
據實(shí)填寫(xiě)。即必須按實(shí)收金額、項目、日期如實(shí)填寫(xiě)，不得弄虛作假，做到準確無(wú)誤。跡清楚，不得涂改。如有錯誤，全部聯(lián)次蓋"作廢"章或寫(xiě)明"作廢"字樣，再另行開(kāi)具。全部聯(lián)次一次填開(kāi)，上下聯(lián)的內容金額一致。④收據必須填寫(xiě)收款人姓名全稱(chēng)。
第二十二條各小區的收費通知專(zhuān)用章只能用于催款通知，不能用做其它用途;除此公章外，小區不得再有其它公章。
第二十三條本制度自二〇一四年一月起執行，由發(fā)展公司財務(wù)室負責解釋修訂。
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