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電力物資合同服務(wù)大廳年終工作總結范文
電力物資合同服務(wù)大廳的建設，是省公司黨組落實(shí)國家電網(wǎng)公司物資集約化管理精神，打造理念先進(jìn)、運轉高效供應鏈管理體系的一項重要舉措；是規范物資合同業(yè)務(wù)管理，展示國網(wǎng)公司服務(wù)品牌，加強物資領(lǐng)域廉政建設的必然要求；同時(shí)也是省電力公司實(shí)踐“三個(gè)服務(wù)”鄭重承諾，為供應商提供更加高效、便捷服務(wù)的實(shí)際行動(dòng)。
合同服務(wù)大廳是集合同簽約、履約、結算、供應商維護、業(yè)務(wù)洽談等工作為一體的“一站式”服務(wù)窗口。合同服務(wù)大廳投入運營(yíng)后，在短時(shí)內高效率地運轉，并取得了顯著(zhù)的成效。下面就合同服務(wù)大廳近期的工作進(jìn)行總結。
一、制度建設是服務(wù)大廳各項工作高效運轉的保證：
在合同服務(wù)大廳開(kāi)業(yè)以前，合同服務(wù)部就按照省公司物資部對物資合同簽訂的新要求，充分聽(tīng)取采納部門(mén)員工的建議，制定出更加細化的合同簽訂流程，并在大廳開(kāi)業(yè)前的兩次在外組織的合同簽訂會(huì )上試行了新的流程，根據會(huì )上會(huì )后的反饋進(jìn)一步調整完善工作流程，為大廳開(kāi)業(yè)后的順利高效運營(yíng)打下堅實(shí)基礎。根據大廳工作特性和實(shí)際情況，編制出《物資合同服務(wù)大廳標準化操作手冊》作為大廳業(yè)務(wù)開(kāi)展的流領(lǐng)性文件，從而將大廳的運營(yíng)模式和工作流程規范化。
業(yè)務(wù)開(kāi)展實(shí)行“批次簽約負責制”每次簽訂會(huì )都由專(zhuān)人負責組織，人選采用輪流的方式，不僅分解工作強度，更培養員工的大局意識和團隊協(xié)調組織能力。由于新的合同簽訂流程要求很多工作要在會(huì )前完成，而且簽訂會(huì )時(shí)間短節奏緊，為了能在每個(gè)節點(diǎn)都及時(shí)準確，部門(mén)員工常要加班加點(diǎn)工作，所以簽訂會(huì )結束后都會(huì )安排部門(mén)員工換休。休班制度不僅能在不影響正常工作的情況下讓員工得到休息，緩解工作壓力，更提高了員工的工作效率和積極性。
二、服務(wù)大廳規范化運作是國網(wǎng)“干事干凈”廉潔理念的展示平臺：
合同簽訂采用流水線(xiàn)方式，合同版本嚴格按照《國家電網(wǎng)物資采購合同統一文本（征求意見(jiàn)稿）》編制的統一版本制作，合同簽訂信息與中標資料完全一致，確保了合同的公正性。取消在合同簽訂會(huì )上簽訂技術(shù)協(xié)議，嚴格按照標書(shū)中的技術(shù)協(xié)議中的相關(guān)參數信息執行，這樣就避免了以往供應商在與各供電局物流分中心簽訂技術(shù)協(xié)議時(shí)遇到的繁瑣和困難，不僅簡(jiǎn)化簽訂流程，縮短簽約時(shí)間，并營(yíng)造了陽(yáng)光、廉潔、公正的簽約環(huán)境。
三、彰顯窗口優(yōu)質(zhì)服務(wù)：
自合同服務(wù)大廳運營(yíng)以來(lái)，致力于為供應商提供舒適有序的簽約環(huán)境，準確便捷的簽約流程，親切可靠的簽約服務(wù)。大廳配置了供應商抽號區、休息區、商務(wù)區、簽訂區等功能區域，使得供應商從始至終都體驗著(zhù)舒適的環(huán)境和有序的流程。燦爛笑容、文明用語(yǔ)、禮貌舉止和熱情服務(wù)只是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎，只有用最快的時(shí)間，最準確的工作，最簡(jiǎn)潔的方式達成供應商所需要的目的，服務(wù)才能真正得到供應商的認可。例如以前一個(gè)供應商在一個(gè)供電局的不同工程項目中標，則有幾個(gè)工程項目就要簽訂幾份合同，造成了重復工作降低效率�，F在按照物資部的要求，同一個(gè)供電局、同一個(gè)項目部門(mén)、同一個(gè)供應商、同一類(lèi)產(chǎn)品只簽訂一份合同，從根本上減少了合同簽訂數量，為供應商提供便捷，貫徹了全方位的、超前的為供應商服務(wù)的理念。
作為陜西省電力公司物流服務(wù)中心的窗口，合同服務(wù)大廳將秉承便捷、高效、規范、誠懇的服務(wù)理念更好的服務(wù)于廣大供應商和各基層物流分中心。
四、取得成績(jì)：
�。ㄒ唬┥鐣�(huì )效應顯著(zhù)：
合同服務(wù)大廳圍繞“四服務(wù)四滿(mǎn)意”的理念開(kāi)展工作：
1、主動(dòng)服務(wù)讓省公司滿(mǎn)意
通過(guò)工作流程的精細化，在簽訂會(huì )前找出問(wèn)題，完成差異化處理，及時(shí)準確的完成合同簽訂工作，以100%的完成率、及時(shí)率、準確率、簽訂率讓省公司滿(mǎn)意。
2、高效服務(wù)讓基層單位滿(mǎn)意
嚴格按照中標信息和資料簽訂合同，簡(jiǎn)化合同內容，無(wú)需基層單位來(lái)人參與簽訂合同與技術(shù)協(xié)議，加強與基層單位的溝通和交流，以高效便捷的服務(wù)讓基層單位滿(mǎn)意。
3、優(yōu)質(zhì)服務(wù)讓供應商滿(mǎn)意
良好的大廳環(huán)境，便捷的簽訂流程，熱情的服務(wù)態(tài)度，做供應商所想，解供應商所急，用超前的工作將供應商在合同簽訂上可能遇到的困難和低效的節點(diǎn)一一解決，以?xún)?yōu)質(zhì)、熱情、超前的服務(wù)讓供應商滿(mǎn)意。
4、貼心服務(wù)讓員工滿(mǎn)意
休班制度不僅能在不影響正常工作的情況下讓員工得到休息，緩解工作壓力，更提高了員工的工作效率和積極性，以貼心為暖的服務(wù)讓員工滿(mǎn)意。
�。ǘ┙�(jīng)濟效益提升：
1、節約紙質(zhì)合同文本用紙
原合同文本由合同協(xié)議書(shū)、合同通用條款、合同專(zhuān)用條款以及合同附件四部分組成，約40頁(yè)，最多可達100頁(yè)左右�，F根據《國家電網(wǎng)物資采購合同統一文本（征求意見(jiàn)稿）》的精神，將合同濃縮為5頁(yè)，并且省去合同附件中的技術(shù)協(xié)議部分。從大廳運營(yíng)至今，用簽訂合同1680份，按此估算每年簽訂合同數在10000份以上，平均每份節省紙張35張計算，則每年僅合同用紙部分就可節約紙張2800000張，按照一頁(yè)合同成本0.3元計算，則紙張方面便可節約成本84萬(wàn)元，切實(shí)履行了公司“三節約”的要求。
2、節省合同簽約工作的相關(guān)費用
以往在外組織合同簽訂會(huì )的費用大約在8-10萬(wàn)，各分中心計劃員、技術(shù)人員參加簽訂會(huì )的差旅費等費用約為1.2萬(wàn)元，除西安局外其余9個(gè)及安康水電廠(chǎng)共10個(gè)分中心，則每次合同簽訂會(huì )的綜合費用在20萬(wàn)左右。按照全年組織15次會(huì )議計算，全年可以節約直接費用近300萬(wàn)元。
�。ㄈ┕ぷ餍蕛�(yōu)化：
秉著(zhù)公司“四個(gè)超前”的工作思路，高效率、高標準、高質(zhì)量的完成合同簽訂。合同服務(wù)大廳掛牌運營(yíng)至今，簽訂**年國招110KV以上第一批、國招220KV以上第一批、國招10-35KV第一批、國招電能表第一批、省招集中規模第一批、省招物資談判第一批共6個(gè)批次，294份合同，總金額20584.13686萬(wàn)元。通過(guò)改進(jìn)和創(chuàng )新，從以下三個(gè)方面提高了工作效率：
1、簽訂會(huì )前超前準備。根據以往合同簽訂的經(jīng)驗，細分工作節點(diǎn)，結合服務(wù)大廳的有利條件，將合同臺賬整理核對匯總、制作電子版合同、印制紙質(zhì)合同等節點(diǎn)放在合同簽訂會(huì )前完成，使大部分問(wèn)題在簽訂會(huì )前得以解決，不僅為供應商簽訂合同提供便利，并且加深了與各物流分中心及計劃部、招標公司的交流與合作。
2、簽訂會(huì )上流程清晰。得益于部分節點(diǎn)的超前準備，在合同簽訂會(huì )的組織上，充分利用大廳的各項設施，將簽訂流程流水線(xiàn)化：抽號排隊，叫號接待，完備合同，用印收集。各個(gè)窗口分工明確，專(zhuān)人專(zhuān)責，節節相扣，改變以往簽訂會(huì )供應商一對多簽訂模式（一家供應商與幾個(gè)供電局專(zhuān)責簽訂合同）造成的程序重復和工作量大的問(wèn)題。
3、會(huì )后總結上報及時(shí)。簽訂會(huì )上按局分工改為按節點(diǎn)分工，統一的完善清冊、整合信息、移交合同，使得后期工作不僅節約了時(shí)間，又做到了準確、詳盡。
通過(guò)創(chuàng )新策劃、超前準備、精心組織、精確實(shí)施等幾個(gè)方面的工作，以前從接到中標資料和清冊→簽訂合同→合同收集、分發(fā)、匯總移交，整個(gè)過(guò)程需要一個(gè)月左右，現在縮短到一周左右就能完成。其中簽訂會(huì )效率的提高是最受供應商好評的。
3月28日至3月31日，銀河招標公司在大廳進(jìn)行省招第二批和國招10-35kV第二批的標書(shū)發(fā)售工作，合同服務(wù)部派專(zhuān)責在前臺負責收集完善供應商資料。本次標書(shū)發(fā)售概算金額達5.7億元，招標公司充分利用大廳配置的抽號機、叫號機、大屏幕、寬敞的大廳及會(huì )議室和洽談室帶來(lái)的便利，標書(shū)發(fā)售過(guò)程有序、高效，得到供應商的一致好評。合同服務(wù)部利用這次標書(shū)發(fā)售會(huì )收集供應商資料，共登記供應商426家，其中ERP系統中無(wú)記錄或資料不全的供應商為357家。供應商信息的維護為日后工作的高效性夯實(shí)基礎。
合同服務(wù)大廳運營(yíng)時(shí)間不長(cháng)，每名員工精誠團結、通力協(xié)作，用超前主動(dòng)的工作態(tài)度和“高、嚴、細、實(shí)、好”的工作作風(fēng)，確保了合同的簽訂率及準確率的同時(shí)，努力為供應商提供高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。運營(yíng)以來(lái)雖然取得了一些成績(jì)，但也存在很多不足，這些都需要我們在今后的工作中不斷摸索、不斷創(chuàng )新、不斷改進(jìn)，為把合同服務(wù)大廳建成展現物流服務(wù)中心工作精神和服務(wù)理念的窗口而不懈努力。
推進(jìn)合同管理的“標準化建設”
為了貫徹落實(shí)國網(wǎng)公司“三集五大”工作部署，積極響應中心的“標準化建設”，合同服務(wù)部運用信息化手段，強化合同存檔管理工作。自大廳運營(yíng)以來(lái)部門(mén)利用大廳簽約流程的特點(diǎn)，在將合同移交給有關(guān)單位和部門(mén)前，對合同進(jìn)行掃描生成已簽約生效的合同原件的電子版，并將電子版合同及臺帳以硬盤(pán)存儲和光盤(pán)存儲進(jìn)行保存。至今已完成對**年國招、省招第一批；**年國招、省招第二批共十個(gè)批次，共計1501份合同的電子化存檔管理工作，總金額約為101377萬(wàn)元。
合同服務(wù)部不僅對合同進(jìn)行電子化管理，更將每一批次合同簽訂過(guò)程中涉及到的中標清冊、合同臺帳、簽約申請、簽約報告等資料與電子版合同分批次一并保存。這樣不及保證了資料的完整性，也使在簽約工作的回溯過(guò)程中有據可查。所有合同的掃描版文件的文件名全部按照合同號命名，配合各個(gè)批次的合同臺賬及其他資料，可以回溯任意一份合同整個(gè)簽約過(guò)程的相關(guān)資料和文件。
運用信息化、電子化的手段，一改傳統合同管理方式的繁重和不便，并將整個(gè)簽約流程“保存”下來(lái)，提供完整、準確、優(yōu)質(zhì)的合同查詢(xún)服務(wù)。用精細化，常態(tài)化的合同管理模式，切實(shí)推進(jìn)合同服務(wù)部的“標準化建設”。
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