如何發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用

如何發(fā)揮辦公室的橋梁紐帶作用

　　導讀：在很多企業(yè)里，辦公室集中辦公的人員聚集在一起，同事間一對一的語(yǔ)言交流以及與外界電話(huà)之間的交流是很頻繁的，不可避免地對每位同事辦公環(huán)境都有不同程度的影響，因此盡量避免大聲說(shuō)笑!

　　協(xié)調與溝通，對于企業(yè)辦公室來(lái)說(shuō)，具有十分重要的意義和作用，而且對于辦公室職能的發(fā)揮很有必要。充分認識辦公室溝通工作的重要性，對于保障企業(yè)領(lǐng)導正確決策、提高辦事效率、推動(dòng)工作的進(jìn)展等，都具有十分重要的意義。筆者曾經(jīng)在羚銳集團公司黨委辦、黨群工作部、辦公室工作多年，現工作在羚銳制藥透皮貼劑事業(yè)部市場(chǎng)部，對企業(yè)辦公室工作流程較為熟悉，有相當的工作經(jīng)驗。我個(gè)人認為，良好的溝通工作，有助于發(fā)揮企業(yè)辦公室的橋梁紐帶作用，這主要可以從以下三個(gè)方面體現出來(lái)：

　　第一，溝通是做好服務(wù)、協(xié)調工作的前提和基礎

　　首先，服務(wù)、協(xié)調工作需要通過(guò)溝通來(lái)實(shí)現。在企業(yè)的各個(gè)機構、部門(mén)中，辦公室是處于中心樞紐地位的聯(lián)系左右的綜合辦事機構，處于中心地位，除圍繞“三個(gè)服務(wù)”(服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工)，落實(shí)好工作外，還要發(fā)揮好“三個(gè)作用”，即綜合協(xié)調作用、督查督辦作用和決策參謀助手作用。綜合協(xié)調工作是辦公室重要工作之一，其好壞直接關(guān)系到?jīng)Q策的落實(shí)、領(lǐng)導的權威和形象、企業(yè)辦公室工作的質(zhì)量與效率。因此，在企業(yè)辦公室工作中，只有發(fā)揮好綜合協(xié)調工作的作用，不斷提高服務(wù)水平，才能發(fā)揮好參謀助手作用。

　　服務(wù)、協(xié)調工作的開(kāi)展又是借助辦公室與領(lǐng)導、各部門(mén)和工作人員溝通來(lái)實(shí)現的。借助溝通這座橋梁，才能達到對上講負責，對下講指導與處室、部門(mén)之間的良好配合;才能實(shí)現對外講優(yōu)勢、對內找差距，求得全面平衡的狀態(tài)。離開(kāi)了必要的溝通，服務(wù)、協(xié)調工作也就無(wú)從談起了。

　　其次，良好的溝通促進(jìn)服務(wù)、協(xié)調工作順利開(kāi)展。企業(yè)辦公室在協(xié)調工作中，面對不同服務(wù)對象起著(zhù)不同的作用，它是對上服務(wù)的“貫通橋”，也是對下協(xié)調的“鋼琴家”，在對單位內部協(xié)調時(shí)要演好“群英會(huì )”，對單位外部協(xié)調時(shí)要唱好“紅白臉”。因此，如何開(kāi)展辦公室的服務(wù)、協(xié)調工作，就成了一項高難度的藝術(shù)。怎么去表現這項藝術(shù)，歸根到底，還是需要良好的溝通技巧。良好的溝通，這是進(jìn)行服務(wù)、協(xié)調的基礎，也是深入開(kāi)展工作的關(guān)鍵。

　　第二，溝通有助于增進(jìn)了解、理解和信任

　　溝通，才能了解。不管通過(guò)什么樣的手段進(jìn)行溝通，它都可以消除人與人之間的隔膜，縮短心與心之間的距離，增進(jìn)相互間的了解、理解和信任。

　　作為企業(yè)辦公室的工作人員，每天都要接觸到各個(gè)階層的人，遇到各方面的事，這些工作怎么去開(kāi)展?就是要在較短的時(shí)間內迅速和對方溝通，掌握相關(guān)信息，如對方想做什么?對方需要什么?或者是我們要向對方傳達什么信息等。有了初步的溝通，就能夠增進(jìn)了解，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的進(jìn)展。在企業(yè)內部的工作中，與領(lǐng)導層的溝通，有助于我們掌握領(lǐng)導的工作作風(fēng)，有助于迅速準確地領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，促進(jìn)各項工作的開(kāi)展。而溝通又可以增進(jìn)同事間的了解，進(jìn)而達到相互理解、相互信任和信賴(lài)。信任了，各種矛盾也就容易化解，在進(jìn)行具體的協(xié)調服務(wù)工作時(shí)，就會(huì )避免不必要的麻煩和困難，給我們提供許多便利，提高工作效率。

　　第三，溝通有助于掌握各方面工作信息

　　在實(shí)際工作中，信息是領(lǐng)導進(jìn)行決策的重要依據，是組織和控制管理過(guò)程、實(shí)現管理目標的基本手段。企業(yè)辦公室的信息掌握得越多，時(shí)效性越強，準確度越高，領(lǐng)導了解情況、掌握動(dòng)態(tài)就越準確，實(shí)施決策就越科學(xué)，工作效果就越理想。高效的有價(jià)值的信息從哪里來(lái)?需要企業(yè)辦公室通過(guò)各種渠道匯集來(lái)大量信息資料，并對其進(jìn)行去偽存真地加工整理，及時(shí)反饋給企業(yè)領(lǐng)導決策層，使工作真正落到實(shí)處。

　　信息資料的收集，是需要溝通來(lái)實(shí)現的。通過(guò)交談、電子郵件、信件、電話(huà)、傳真、報刊、電視、數據、圖片、報表、網(wǎng)絡(luò )等，我們都可以獲取所需要的信息及各種相關(guān)信息。這中間，既包含有對內的溝通，又包含著(zhù)與外界的溝通。廣泛的溝通，為我們的工作提供了豐富的信息，對我們及時(shí)反饋給領(lǐng)導決策層、提高工作效率有巨大的幫助作用。

　　總的來(lái)說(shuō)，在我們企業(yè)辦公室的工作中，溝通是重要的，也是必要的。而我們作為企業(yè)辦公室的工作人員，辦公室的負責人要從自身的理論素養、政治修養、知識水平、能力要求、作風(fēng)素養和良好的體質(zhì)等細節方面培養自己溝通的技巧，堅持溝通原則，將辦公室的橋梁紐帶作用充分發(fā)揮出來(lái)。