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大學(xué)生學(xué)籍管理系統的分析報告
大學(xué)生學(xué)籍管理系統的分析報告
1 引言
1.1系統開(kāi)發(fā)的意義
大學(xué)教育是高等教育的高等層次，是培養和造就高層次人才的主要途徑。當今世界的科技競爭表明，要贏(yíng)得競爭，首先要擁有各種創(chuàng )造性的高層次科技人才。這種人才的數量和質(zhì)量，已成為各國經(jīng)濟、科技和社會(huì )發(fā)展的決定性力量。隨著(zhù)大學(xué)生招生規模逐年擴大，其管理工作量也必將不斷增加，如何使大學(xué)生管理人員從日常事務(wù)中解脫出來(lái)，使大學(xué)生的管理工作從微觀(guān)事務(wù)性向宏觀(guān)決策性轉變，已成為提高大學(xué)生培養質(zhì)量的一個(gè)主要問(wèn)題。而開(kāi)發(fā)大學(xué)生學(xué)籍管理信息系統是實(shí)現這一目標必不可少的。開(kāi)發(fā)本系統的目的就是將現代化信息處理技術(shù)運用到大學(xué)生管理中，提高工作效率。其次，在實(shí)現高等教育信息化的進(jìn)程中，開(kāi)發(fā)某高校大學(xué)生學(xué)籍管理系統也是信息化的一個(gè)重要組成部分。另外，通過(guò)大學(xué)生學(xué)籍管理系統的應用，提高管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)本校的管理水平和效率的提高，提供多層次的學(xué)生信息服務(wù)和實(shí)用的使用手段，以滿(mǎn)足管理過(guò)程中對大學(xué)生信息的共享和利用，并可為學(xué)校各級領(lǐng)導的決策提供快捷、有效的輔助信息。
1.2 開(kāi)發(fā)背景
在我國學(xué)位與大學(xué)生教育信息管理工作中，計算機輔助管理在一定程度上已用于招生、培養、學(xué)籍、學(xué)位、學(xué)科建設和分配等各個(gè)方面，并取得了一定的成效，對提高管理水平與效率發(fā)揮了積極作用。學(xué)位與研究生教育信息管理的網(wǎng)絡(luò )化是指將網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和數據庫技術(shù)應用于研究生教育信息管理過(guò)程中，實(shí)現信息的采集整理和管理使用的科學(xué)化、規范化和效率的最大化。部分高校開(kāi)發(fā)了基于單機版的管理信息系統，包括招生、學(xué)籍、教學(xué)、學(xué)位、分配等。一些知名高校進(jìn)行了各管理子系統的集成，并將局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)技術(shù)運用于學(xué)位與大學(xué)生教育信息管理中，開(kāi)發(fā)基于客戶(hù)/服務(wù)器（C/S）或瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結構的網(wǎng)絡(luò )管理信息系統，適應了當代學(xué)位與研究生教育迅速發(fā)展的需要。
高校學(xué)籍信息管理系統作為高校教務(wù)管理中重要的一項工作，面對越來(lái)越高的管理需求，管理部門(mén)必須對復雜繁多的數據進(jìn)行整理，對學(xué)生和教師的需求做出迅速、準確、可靠的反應，使整個(gè)學(xué)校的教務(wù)管理工作規范化、合理化、科學(xué)化、整體化。
為了充分利用學(xué)校目前的網(wǎng)絡(luò )條件及信息資源，節約有限的資金和人力，為了解決現行高校學(xué)籍信息管理系統中存在的問(wèn)題，最重要的是為了提高學(xué)校的管理水平，我們需要在現有系統的基礎上，開(kāi)發(fā)出功能齊全的新系統。
2 初步調查
這次調查主要是采取訪(fǎng)問(wèn)和座談會(huì )的方式對研究生處的各個(gè)管理環(huán)節和要求進(jìn)行實(shí)地調查和交流，了解其管理的運作方式和管理業(yè)務(wù)流程，分析了研究生處現有管理系統的基本運行情況和不足，探討其需求并提出相應的可行性分析報告。
2.1現有情況
結構化系統分析主要是在充分認識原信息系統的基礎上，通過(guò)詳細調查、問(wèn)題識別、系統化分析，最后完成新系統得邏輯模型設計。在詳細調查階段，我們通過(guò)查閱資料和訪(fǎng)問(wèn)等調查方法，收集了大量的資料，充分了解了現行高校學(xué)籍信息管理系統的現狀以及其存在的問(wèn)題，為下一步的工作奠定了一定的基礎。
1.組織結構調查
多數高校都有一定的組織部門(mén)，這些部門(mén)之間存在著(zhù)隸屬關(guān)系或管理與被管理的關(guān)系，經(jīng)過(guò)調查，我們將原系統的組織結構圖如圖2.1：
圖1 組織結構圖
在高校中，校長(cháng)負責管理教務(wù)處、學(xué)生處、研究生處以及財務(wù)處等組織部門(mén)，其中教務(wù)處和學(xué)生處主要負責管理學(xué)生信息和成績(jì)信息，通過(guò)這兩個(gè)處的分工與合作，可以實(shí)現學(xué)生學(xué)籍信息的共享，方便教師和學(xué)生的查詢(xún)，大大提高了教務(wù)管理工作的效率。
2.管理功能結構圖
為了實(shí)現高校學(xué)籍信息管理系統的開(kāi)發(fā)目標，該系統必須具有以下各種功能：系統管理、學(xué)生基本信息管理、學(xué)生成績(jì)管理、獎懲管理、異動(dòng)管理和畢業(yè)生信息管理。在詳細調查中，我們可以用管理功能層次圖來(lái)描述從系統目標到各項功能的層次關(guān)系，如圖2所示：
圖2 高校學(xué)籍信息管理系統的功能結構圖
通過(guò)高校學(xué)籍信息管理系統的功能結構圖，可以清楚地看到每個(gè)管理模塊的基本功能，下面詳細的描述學(xué)籍信息管理系統中每個(gè)模塊主要完成的管理功能：
�。�1）學(xué)生基本信息管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生的基本信息的管理，如學(xué)生報到注冊后的學(xué)號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、家庭住址和備注等情況的信息，這個(gè)模塊可以進(jìn)行信息的添加、修改、查詢(xún)等操作。
�。�2）學(xué)生成績(jì)信息管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生各學(xué)期的成績(jì)錄入、成績(jì)修改、成績(jì)查詢(xún)和成績(jì)的統計與分析。提供多方面的查詢(xún)，并能生成成績(jì)信息表，為獎懲管理模塊和異動(dòng)管理模塊提供簡(jiǎn)明清楚的數據信息。
�。�3）獎懲管理模塊主要包括以下功能：根據學(xué)生的成績(jì)判斷出學(xué)生在校期間所獲得的各種獎勵或者所受的各種處罰記錄，并提供查詢(xún)功能。
�。�4）異動(dòng)管理模塊主要包括以下功能：學(xué)生在校期間的休學(xué)、留級、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)信息的錄入，并提供修改和查詢(xún)功能。
�。�5）畢業(yè)生信息管理模塊主要包括：畢業(yè)生的相關(guān)信息的登記、學(xué)生畢業(yè)后的工作單位等信息的查詢(xún)功能。
2.2 現有系統運行狀況
Office辦公軟件的運用只能對一些數據進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲和管理，工作效率低下，存在很多問(wèn)題：
�、傩畔⒉荒芄蚕恚翰块T(mén)與部門(mén)間形成了一個(gè)個(gè)信息的孤島，不能實(shí)現數據共享，不能
實(shí)現信息的流通。管理工作很難形成一個(gè)有機的整體，沒(méi)有統一規劃和設計。
�、谛畔⑷哂啵簣蟊矶�，數據重復存放，容易造成數據不一致性。
�、燮脚_過(guò)于老化：操作平臺的硬件配置已跟不上工作量的需求。
�、芄芾硇视邢蓿汗芾砉ぷ鬟�是停留在半手工操作的階段，工作繁瑣，效率低下。
2.3 用戶(hù)需求分析
隨著(zhù)招生規模的不斷擴大，以及我校校園網(wǎng)的接通，傳統的管理模式和落后的管理手段必將制約研究生處的發(fā)展。所以很有必要開(kāi)發(fā)能集成到新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統中的基于C/S的研究生學(xué)籍管理系統，以簡(jiǎn)化日常管理業(yè)務(wù)的繁瑣操作，提高研究生日常管理的無(wú)紙化程度，并提高資源的共享能力。
3 可行性分析
3.1 經(jīng)濟上的可行性研究
經(jīng)濟可行性分析包括對項目的預付費用和經(jīng)濟效益進(jìn)行研究。（以下投資、收益均可為預測額，且不考慮價(jià)格變動(dòng)因素）。
3.1.1預付費用支出包括：
�。�1）硬件設備的購置費用（可對原有計算機硬件進(jìn)行升級）
�。�2）系統軟件及輔助設備的購置、運輸、安裝、調試、費用、共約3萬(wàn)元。
�。�3）機房及附屬設施費用，共約8萬(wàn)元。
�。�4）應急預算支出，共約1.5萬(wàn)元。
3.1.2經(jīng)濟效益包括：
�。�1）能夠用貨幣度量的經(jīng)濟效益。
使用新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統后，可大大提高工作效率，從而精簡(jiǎn)機構，節約勞動(dòng)力，節減工資開(kāi)支及其它相關(guān)辦公用品費用的開(kāi)支。
�。�2）不能夠用貨幣度量的經(jīng)濟效益。
使用新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統后，能向校方及用人單位提供更多更全的有效信息，不僅能使校方各級領(lǐng)導更清晰無(wú)誤地儲存、了解學(xué)生的學(xué)籍、培養等基本情況，幫助他們獲取大學(xué)生的各項信息，從而提高相關(guān)的決策效率。而且能夠及時(shí)準確的向用人單位提供研究生的所有信息，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，以高就業(yè)率吸引更多的學(xué)生報考本校，增加大學(xué)生生源。
3.2 技術(shù)上的可行性研究
新的大學(xué)生學(xué)籍管理系統其綜合技術(shù)水平能夠滿(mǎn)足和適應當前以及將來(lái)一段時(shí)期（至少5年）的學(xué)籍管理變化，不論用戶(hù)的多少，地點(diǎn)的遠近都不會(huì )影響系統對查詢(xún)提供合適的響應。并且在對數據的精確度、存取容易程度、數據保密等技術(shù)上能夠給予充分的保證。其中安全方面，系統采用project2003作為數據庫后臺，并對用戶(hù)劃分了等級，賦予不同的權限，防止篡改資料等破壞性行為的發(fā)生。該系統平臺可應用于win9x/me/2000/xp,具
有較好的兼容性。還值得強調的是，新系統開(kāi)發(fā)后仍可進(jìn)行擴充、升級，以適應新情況的變化及需求。
3.3 操作上的可行性研究
新的大學(xué)生學(xué)籍系統開(kāi)發(fā)、安裝好后，操作員只需經(jīng)過(guò)短時(shí)間的培訓，就可熟練地操作。因為該系統在操作上比舊系統更為簡(jiǎn)單、便捷，只有少數環(huán)節需進(jìn)行專(zhuān)門(mén)學(xué)習。用戶(hù)對建立后的新系統在操作上無(wú)明顯的不適應性，也很少會(huì )出現控制失靈、減慢操作等問(wèn)題。既使對于外來(lái)客戶(hù)（如用人單位）進(jìn)行查詢(xún)，其操作非常簡(jiǎn)單明了，并且在操作界面上附有詳細的幫助欄，使原來(lái)不熟悉系統操作的人也能迅速進(jìn)行操作。
3.4 管理上的可行性
新系統的運用能夠實(shí)現精簡(jiǎn)管理機構，使權責明確，提高管理效率，其數據共享功能可使上級各部門(mén)間信息交流暢通無(wú)阻，從而避免信息不對稱(chēng)帶來(lái)的決策失誤。因此，該系統方案得到學(xué)籍管理人員及上層領(lǐng)導的一致好評及支持。
4 業(yè)務(wù)流程圖
高校學(xué)籍信息管理系統的業(yè)務(wù)流程圖就是運用一些規定的符號和連線(xiàn)，在功能結構分析的基礎上，將業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的每一步驟用一個(gè)完整地圖表示出來(lái)，它描述了高校學(xué)籍信息管理系統內各組織機構之間的業(yè)務(wù)處理過(guò)程及其之間的關(guān)系。
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