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合同檔案專(zhuān)用管理方法
為進(jìn)一步規范合同檔案管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。
一、 本辦法所指的合同檔案是公司在日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中形成的各種協(xié)議、合同文本。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案相關(guān)資料應及時(shí)根據編號規則進(jìn)行編號入檔，至少留存一份原件交由合同商務(wù)部妥善保存 。
2、 合同資料的保管應注意確保合同資料的完整、齊全，提高合同的有效利用。
三、合同文檔的編號規則：
1、合同號分四級進(jìn)行編號，第一級為本公司縮寫(xiě)“LXG”。
2、第二級為合同檔案簽訂的年份。
3、第三級為相關(guān)合同檔案的分類(lèi)縮寫(xiě)。包括SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、FW-前期服務(wù)、QD-清單、QT-其他。如另有超出現有分類(lèi)縮寫(xiě)的合同文檔類(lèi)型再進(jìn)行新分類(lèi)縮寫(xiě)的添加。
4、第四級為每個(gè)年度內所簽訂合同的連續編號。
四、合同文檔電子版的管理：
1、按每一具體項目進(jìn)行合同文本保存的分類(lèi)工作，同一項目?jì)鹊暮贤瑱n案資料放入同一合同文本中。
2、建立合同統計表，按合同編號順序排列。
3、建立合同支付情況臺帳登記表，每個(gè)月初根據財務(wù)部的上月支付情況表，詳盡記錄合同的實(shí)際收支情況，標識合同執行進(jìn)度。
4、建立本部門(mén)合同收發(fā)登記表，對合同文本的實(shí)際收發(fā)情況執行人進(jìn)行簽字登記，以規范合同文檔的收發(fā)記錄管理。
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