- 相關(guān)推薦
Access數據庫打印功能的設置
Access數據庫處理功能十分強大，但在打印設置功能上卻不及Word，所以我們可以請出Word來(lái)美化設置和打印Access數據表格。首先，在A(yíng)ccess打開(kāi)源數據庫，做完排序等數據處理后，在“導航”窗格中，選擇包含待導出數據的對象。接下來(lái)根據所用Access版本不同，介紹后續不同操作。
一、Access2003表格
在“工具”菜單中，指向“Office鏈接”→“用Microsoft Office Word發(fā)布”(如圖1)，系統將自動(dòng)生成一個(gè)Word RTF格式的文件，并自動(dòng)打開(kāi)這個(gè)文件的Word編輯窗口。
二、Access2007表格
單擊“外部數據”選項卡，在“導出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在數據庫打開(kāi)時(shí)，才能使用“導出”命令。
在“導出向導”中，指定目標文件的名稱(chēng);如果你想在導出操作完成之后查看Word文檔，請選中“完成導出操作后打開(kāi)目標文件”復選框;如果在開(kāi)始導出操作之前選擇了要導出的記錄，可以選中“僅導出所選記錄”復選框(如圖3)。不過(guò)，如果想導出視圖中的所有記錄，請保持該復選框處于清空狀態(tài)。如果沒(méi)有選擇記錄，此復選框會(huì )顯示為不可用狀態(tài)。設置完畢，單擊“確定”按鈕。
無(wú)論是哪一個(gè)Access版本，當同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會(huì )彈出是否替換已有文件的對話(huà)框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標文件的名稱(chēng)�，F在，在Word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數據庫轉換而成的表格了。這時(shí)，你可以對這個(gè)表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設置，然后在Word中打印輸出就萬(wàn)事大吉了。
三、注意事項
當你使用“導出向導”導出對象時(shí)，Access會(huì )在一個(gè)Word RTF格式文件(*.rtf)中創(chuàng )建該對象數據的副本。對于表、查詢(xún)和窗體，可見(jiàn)字段和記錄在Word文檔中會(huì )顯示為表格�！皩С鱿驅А笔冀K會(huì )導出帶格式的數據。這就意味著(zhù)只有在對象或視圖中能看到的字段和記錄會(huì )連同顯示格式設置一起導出。因篩選器設置而隱藏的列和記錄不會(huì )被導出。對于報表，報表布局也會(huì )在導出時(shí)被保留，以試圖使Word文檔與報表盡可能相似。
Access數據庫發(fā)布或導出為Word表格前，請檢查源數據，確保其中不包含錯誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯誤值。在將數據導出到Word之前，一定要先解決錯誤問(wèn)題，否則，你會(huì )發(fā)現這樣的值被替換為Null值。
如果目標Word文檔存在并且是打開(kāi)的，請在繼續操作之前先關(guān)閉它。不能向現有的Word文檔追加數據。在數據庫中，如果你只想導出表、查詢(xún)或窗體的一部分，請打開(kāi)該對象，然后只選擇需要的記錄。
當你從Access導出到Word文檔時(shí)，數據始終會(huì )導出到一個(gè)新Word文檔中。如果你希望數據插入到一個(gè)現有的Word文檔中，則必須將該數據從Access導出到一個(gè)新Word文檔，然后將數據從這個(gè)新 Word 文檔復制并粘貼到現有的文檔中�；蛘�，你也可以從Access表、查詢(xún)、窗體或報表中直接復制行，然后將它們粘貼到現有的文檔中。
【Access數據庫打印功能的設置】相關(guān)文章：
數據庫access的優(yōu)缺點(diǎn)總結04-21
Access數據庫實(shí)驗報告03-01
Access數據庫的使用教案示例06-24
ACCESS轉SQL SERVER數據庫的經(jīng)驗06-28
審計中運用access數據庫軟件06-25
ACCESS數據庫在稅收審計中的運用06-24