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走出實(shí)施HRMS的誤區
最近，有機會(huì )與業(yè)內一家專(zhuān)業(yè)HRMS(人力資源管理信息系統)服務(wù)公司咨詢(xún)服務(wù)部總監James先生就企業(yè)實(shí)施HRMS中出現的問(wèn)題進(jìn)行交流，他認為，由于很多企業(yè)并沒(méi)有用嚴格的項目管理的意識和標準去規劃和實(shí)施HRMS，于是，這些企業(yè)沒(méi)有清晰的方向和目標，沒(méi)有規范的項目管理流程，沒(méi)有評估的工具和指標，甚至是沒(méi)有完整的HRMS項目管理團隊�！昂芏嗥髽I(yè)花費昂貴的HRMS即便是裝在了服務(wù)器上，卻束之高閣的多，充分利用的少�！盝ames 深有感觸地說(shuō)。
James結合自己五年來(lái)為企業(yè)人力資源管理信息化服務(wù)的經(jīng)驗，簡(jiǎn)單地總結了企業(yè)在規劃和實(shí)施HRMS中通常會(huì )犯的四類(lèi)錯誤及避免措施。
第一類(lèi)：該做的工作沒(méi)有做
在選購HRMS時(shí)，你很容易會(huì )被那些新奇和復雜的功能模塊以及性能特色所吸引，而你卻忽略了一些最基本也是最重要的功能。應該記著(zhù)：要拿著(zhù)你詳盡的需求文檔列成的清單去選購系統，而不要被HRMS服務(wù)商兜售和吆喝的各種眩目的新奇花樣所迷惑。
購買(mǎi)一套并不符合假設需求的HRMS對于負責HRMS的人員來(lái)說(shuō)是一件非常嚴重的錯誤。沒(méi)有對具體工作和具體需求的適當界定，誰(shuí)又能判定哪一個(gè)HRMS適合公司的需要呢?
有時(shí)，HRMS的需求定義是非常松散的。有時(shí)，需求會(huì )在項目進(jìn)行的中間進(jìn)行修改。不管是哪一種，都會(huì )導致令人不愉快的經(jīng)歷。要避免這些，就得經(jīng)常有效地溝通，以保證管理層和用戶(hù)能夠持續地達成一致的意見(jiàn)，從而保證HRMS的順利實(shí)施。
一旦你界定清楚了你的具體需求，要積極主動(dòng)地利用這些文檔去評估和測試服務(wù)商的HRMS產(chǎn)品及其服務(wù)，并開(kāi)始規劃你的培訓計劃。
最后，要確保人們接受充分的培訓，以便使他們積極主動(dòng)地正確使用系統。
第二類(lèi)：用戶(hù)不愿使用或者痛恨系統
如果用戶(hù)從一開(kāi)始就同意和接受企業(yè)規劃和選擇的系統，那么他們是非常愿意下工夫去學(xué)習如何使用系統的。
一個(gè)剛剛成立一年多的競爭對手由于缺乏成熟的項目管理經(jīng)驗，使本來(lái)規劃一個(gè)月實(shí)施完畢的項目嚴重地拖延到了一年時(shí)間，其中最重要的一點(diǎn)就是用戶(hù)參與不充分。導致這一問(wèn)題的原因是項目規劃和實(shí)施過(guò)程中缺乏用戶(hù)的參與，而解決這一問(wèn)題，使用戶(hù)感到滿(mǎn)意的辦法就是讓用戶(hù)參與到需求的分析和界定中，并在系統進(jìn)行完整設計時(shí)，也讓他們參與進(jìn)來(lái)。即使再忙，用戶(hù)通常也是非常樂(lè )意參與項目的。起草一個(gè)工作規劃和一個(gè)決策的程序，這樣你才不會(huì )被項目管理委員會(huì )弄得左右搖擺，但一定要確保用戶(hù)從一開(kāi)始就要參與項目。
第三類(lèi)：時(shí)間或者成本超支
為了避免這些超支，你可以把項目進(jìn)行分解，分解得越細越好，以防止項目的“范圍”被蔓延。
這一問(wèn)題會(huì )導致項目出現各種各樣的麻煩。除非這種超支非常巨大，否則這個(gè)問(wèn)題會(huì )被忽略(特別是如果其他問(wèn)題被避免的話(huà))。時(shí)間和成本通常是很容易衡量的因素，然而，對經(jīng)理們來(lái)說(shuō)也是最易被忽略的。
超支的最主要的原因是在項目的規劃、工作任務(wù)的預估和控制以及資源調配方面的失敗引起。毋庸置疑的是，一個(gè)資歷豐富的項目經(jīng)理會(huì )最大程度地減少這些問(wèn)題的發(fā)生。項目按時(shí)、保質(zhì)保量完成的最好辦法是，嚴格按照進(jìn)度和預算完成每一個(gè)細分階段，上一個(gè)階段完成，再接著(zhù)完成下一個(gè)階段，否則擴大了項目的“范圍”，導致項目拖延的危險就會(huì )來(lái)臨。
第四類(lèi)：不可信賴(lài)的輸出和數據
從手工記錄或者其他系統里轉化到新的HRMS系統里，必須有適當的數據和信息輸入審校機制，這樣才能保證輸入的質(zhì)量，也才會(huì )產(chǎn)生可信賴(lài)的輸出。
也許你已經(jīng)聽(tīng)說(shuō)過(guò)垃圾輸入和垃圾輸出這樣的階段，這也正好描述了從HRMS得到了不可信賴(lài)的數據和結果的現象。然而，很少有人故意輸入垃圾信息到HRMS里。通常都是因為沒(méi)有制定輸入的標準和作出相應的監控措施而導致。
如何才能預防這些會(huì )產(chǎn)生垃圾信息的錯誤行為呢?首先，要制定向系統輸入數據或信息的標準，在輸入之前檢查現有數據的準確性;其次，是對錄入的數據盡可能地進(jìn)行確認和驗證;第三，在大規�；蛘咄耆珜�(shí)施之前進(jìn)行抽樣檢測;最后，HRMS項目組需要制定HRMS的系統控制和審計制度，并加強對HRMS日常負責人員(有的企業(yè)設有專(zhuān)門(mén)的HRMS經(jīng)理)的系統維護和更新工作的評估。
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