企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定

企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定

2012年12月17日，國家檔案局令第10號公布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》。該《規定》共21條，自2013年2月1日起施行。

企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定

第一條　為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)和規范管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定本規定。

第二條　本規定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的記錄。

第三條　各級檔案行政管理部門(mén)依照企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系分別負責對企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導和監督�！　〉谒臈l　企業(yè)文件材料歸檔范圍是:

(一)反映本企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本企業(yè)各項活動(dòng)、國家建設、社會(huì )發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

(二)本企業(yè)在各項活動(dòng)中形成的對維護國家、企業(yè)和職工權益具有憑證價(jià)值的文件材料;

(三)本企業(yè)需要貫徹執行的有關(guān)機關(guān)和上級單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執行或查考的文件材料;社會(huì )中介機構出具的與本企業(yè)有關(guān)的文件材料;所屬和控股企業(yè)報送的重要文件材料;

(四)有關(guān)法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業(yè)各項活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。

第五條　企業(yè)下列文件材料可不歸檔:

(一)有關(guān)機關(guān)和上級主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需本企業(yè)辦理的文件材料，任免、獎懲非本企業(yè)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;

(二)本企業(yè)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì )議討論、未經(jīng)領(lǐng)導審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，企業(yè)內部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料;

(三)非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料;

(四)所屬和控股企業(yè)報送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報、情況反映，其他社會(huì )組織抄送不需本企業(yè)辦理的文件材料;

(五)其他不需歸檔的文件材料。

第六條　凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規定向本企業(yè)檔案部門(mén)移交，實(shí)行集中統一管理，任何個(gè)人不得據為己有或拒絕歸檔。

第七條　企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

第八條　永久保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括:

(一)本企業(yè)設立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，本企業(yè)董事會(huì )、監事會(huì )、股東會(huì )的構成、變更、召開(kāi)會(huì )議、履行職責和維護權益的文件材料;

(二)本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權轉讓、買(mǎi)賣(mài)、抵押、租賃、許可、變更、保護等憑證性文件材料，對外投資文件材料;本企業(yè)資本金核算、確認、劃轉、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料;

(三)本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及其復函、批復，有關(guān)機關(guān)和上級單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì )、中介機構等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補充協(xié)議等文件材料;

(四)本企業(yè)發(fā)展規劃、戰略決策、重大改革、年度計劃和總結文件材料，內部管理制度、規定、辦法等文件材料;

(五)本企業(yè)機構演變，人力資源管理的.重要文件材料;本企業(yè)涉及職工權益的其他重要文件材料;企業(yè)文化建設文件材料;

(六)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料;

(七)本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料;

(八)本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料;

(九)本企業(yè)黨群工作的重要文件材料;

(十)新聞媒體對本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報道;

(十一)有關(guān)機關(guān)和上級主管單位領(lǐng)導、社會(huì )知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調研、參觀(guān)時(shí)的講話(huà)、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報等重要文件材料;本企業(yè)參與國家和社會(huì )重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級以上黨、團、工會(huì )、人大、政協(xié)等代表大會(huì )形成的重要文件材料;

(十二)本企業(yè)直屬單位、所屬、控股、參股、境外企業(yè)和機構報送的關(guān)于重要問(wèn)題的報告、請示和批復等文件材料。

第九條　定期保管的企業(yè)管理類(lèi)檔案主要包括:

(一)本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本企業(yè)涉及職工權益的一般性文件材料;

(二)本企業(yè)部門(mén)工作或專(zhuān)項工作規劃，半年、季度、月份計劃與總結等文件材料;

(三)本企業(yè)召開(kāi)會(huì )議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告;

(四)本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料;

(五)本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料;

(六)本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料;

(七)本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料;

(八)本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的請示、報告、報表及有關(guān)機關(guān)和上級主管單位的復函、批復，有關(guān)機關(guān)和上級主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì )制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執行的一般性文件材料和對本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料;

(九)直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問(wèn)題的請示、報告、來(lái)函與本企業(yè)的批復、復函等文件材料;

(十)本企業(yè)參與國家和社會(huì )活動(dòng)的一般性文件材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團、工會(huì )、人大、政協(xié)等代表大會(huì )形成的一般性文件材料;本企業(yè)接待重要來(lái)賓的工作計劃、方案等一般性文件材料。

第十條　企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類(lèi)檔案保管期限見(jiàn)附件。

第十一條　本規定的管理類(lèi)檔案保管期限為最低期限，各企業(yè)在具體劃分時(shí)可選擇高于本規定的期限。

第十二條　企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開(kāi)發(fā)、基本建設、設備儀器、會(huì )計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規定、標準，結合企業(yè)實(shí)際執行。

第十三條　企業(yè)應歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見(jiàn)和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

企業(yè)對于無(wú)相應紙質(zhì)或確實(shí)無(wú)法輸出成紙質(zhì)的電子文件應納入歸檔范圍并劃分保管期限。

企業(yè)對歸檔的電子文件的元數據要進(jìn)行相應歸檔。

第十四條　多個(gè)企業(yè)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì )議、聯(lián)合研制的產(chǎn)品、聯(lián)合建設或研究的項目、聯(lián)合行文所形成的文件材料，原件由主辦企業(yè)歸檔，其他企業(yè)將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

第十五條　企業(yè)應依據本規定和國家及專(zhuān)業(yè)相關(guān)規定，結合本企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特點(diǎn)，編制本企業(yè)的各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。企業(yè)應按資產(chǎn)歸屬關(guān)系，指導所屬企業(yè)根據有關(guān)規定規范各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制并審批所屬企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

第十六條　中央管理的企業(yè)(包括國務(wù)院國有資產(chǎn)監督管理委員會(huì )監管中央企業(yè)、金融企業(yè)、中央所屬文化企業(yè)等)總部的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表，報國家檔案局同意后執行。

地方國有企業(yè)總部編制的文件材料歸檔范圍和管理類(lèi)檔案保管期限表，報同級檔案行政管理部門(mén)同意后執行。

第十七條　企業(yè)資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化時(shí)，應及時(shí)修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

第十八條　企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時(shí)，應全面分析和鑒別本企業(yè)形成文件材料的現實(shí)作用和歷史價(jià)值，統籌考慮紙質(zhì)文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十九條　本規定適用于在中華人民共和國境內注冊設立的企業(yè)，在境外經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，由企業(yè)總部參照本規定提出實(shí)施要求;科技事業(yè)單位可參照執行。

第二十條　本規定由國家檔案局負責解釋。

第二十一條　本規定自2013年2月1日起施行。

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