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地產(chǎn)公司銷(xiāo)售部檔案管理制度
在日常生活和工作中，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的地產(chǎn)公司銷(xiāo)售部檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
為規范銷(xiāo)售檔案管理工作,使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷(xiāo)售合同
(1)預定書(shū)(認購書(shū))原件;
(2)買(mǎi)賣(mài)合同原件;
(3)換、退房申請;
(4)房型修改申請;
(5)其他合同之補充協(xié)議。
2、客戶(hù)資料檔案
(1)來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)名錄:包括客戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶(hù)的家庭情況及其他特別事項。
(2)簽約客戶(hù)檔案
基本資料:姓名、聯(lián)系電話(huà)、已購房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產(chǎn)權證所需客戶(hù)提供的資料;
其他客戶(hù)提交之資料。
3、內部管理檔案
(1)銷(xiāo)售部?jì)炔抗芾頇n案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件
(2)銷(xiāo)售管理檔案
(3)各日、周、月統計表及報表;
(4)早晚會(huì )會(huì )議記錄。
4、內部往來(lái)文件
(1)發(fā)往各部門(mén)間的日常函件;
(2)收到公司各部門(mén)的往來(lái)文件。
5、公司對外宣傳資料
(1)各類(lèi)公司制作的樓書(shū)、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶(hù)外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類(lèi)宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關(guān)信息
(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規、政策、資料;
(2)各樓盤(pán)樓書(shū);
(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;
(4)各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
(1)戶(hù)外宣傳制作合同復印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷(xiāo)售部有關(guān)的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進(jìn)行歸檔整理;
2、檔案資料分類(lèi)應清晰、全面;
3、檔案接收時(shí)要認真點(diǎn)、驗收,并辦理交接手續后入檔;
4、檔案必須使用專(zhuān)用資料柜、資料盒;
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫(xiě)借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行:
1、本部門(mén)檔案僅限本部門(mén)員工借閱;外部門(mén)借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;
2、本部門(mén)員借閱,借期不超過(guò)兩天。如因需要延長(cháng)借期,須出示借條并附部門(mén)負責人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開(kāi);
4、按期歸還,愛(ài)護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規定進(jìn)行處理,造成重大損失者當追究責任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時(shí)要認真清點(diǎn)、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的,辦理交接手續方可入檔;
2、各類(lèi)檔案材料,應按管理規范要求分類(lèi)、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內上柜保管;
3、檔案存放必須使用專(zhuān)用資料柜,排柜方式要省時(shí)、醒目,便于查找;
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷(xiāo)毀
1、在整理檔案的過(guò)程中,對檔案材料要仔細甄別,對無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除,必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門(mén)經(jīng)理批示;
2、每年年底對保管期滿(mǎn)的檔案列出目錄寫(xiě)出專(zhuān)題報告提交領(lǐng)導,經(jīng)部門(mén)批示后銷(xiāo)毀。
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