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辦公室檔案管理職責(合集)
辦公室檔案管理職責1
一、辦公室檔案管理現存的問(wèn)題
1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新
由于我國檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養還沒(méi)有跟上社會(huì )需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專(zhuān)業(yè)的人士來(lái)從事，這就導致現代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進(jìn)一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統的模式，并沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐，將現代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國教育體制培養出來(lái)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才還不能滿(mǎn)足社會(huì )的需求，因此，在現代社會(huì )中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專(zhuān)業(yè)知識不夠的問(wèn)題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的'知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。其次，隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運用現代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現代辦公軟件操作技能。在面對這些問(wèn)題的時(shí)候，現代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專(zhuān)業(yè)技能相對缺乏、專(zhuān)業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現代辦公軟件的能力等問(wèn)題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題是必須的，也是現代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強
現代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類(lèi)比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類(lèi)型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現階段檔案管理的信息化建設還沒(méi)有完全成熟，很多硬件設施沒(méi)有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構缺乏檔案無(wú)紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質(zhì)文件依賴(lài)成為制度性的選擇。多種類(lèi)型數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數據累計存儲在業(yè)務(wù)數據庫中，有些被定期銷(xiāo)毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒(méi)有建立系統型的管理模式。
二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類(lèi)比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度�！∷�，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1.完善現代辦公室檔案管理體系
現代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應該將其結合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設。
2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
由于我國現階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現狀，結合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì )發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規章制度、強化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設。
3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能
由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作能力。根據檔案管理規范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專(zhuān)業(yè)技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門(mén)的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作�！∈紫�，要規范檔案的范文，對檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管； 然后， 要規范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現以后，要對檔案再進(jìn)行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現對檔案的網(wǎng)上管理。
辦公室檔案管理職責2
一、基本職責
1.認真貫徹執行上級檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的指示和規定；
2.根據檔案工作管理辦法，負責組織完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計和使用工作；
3.開(kāi)展檔案的借閱工作，及時(shí)登記，做好安全保密工作；
4.負責技術(shù)檔案的接收、排列、編號、存放、及檔案室日常管理工作；
5.按時(shí)完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計和利用工作；
6.按時(shí)準確記錄檔案借閱時(shí)間；
7.接受主管領(lǐng)導,協(xié)助本部門(mén)其他人員完成本部門(mén)工作任務(wù)；
8.完成領(lǐng)導交辦臨時(shí)任務(wù)；
二、工作標準及相關(guān)業(yè)務(wù)流程
1.負責科檔、文檔資料的收集、立卷和歸檔。
2.負責檔案室設施的管理與維護。
3.嚴格履行檔案借閱制度，做好借閱登記。
4.負責公司行政文件及資料的分發(fā)。
5.負責檔案資料的鑒定、銷(xiāo)毀期限的擬定。
6.負責機要文件的保密工作。
7.負責及時(shí)拆啟署名的上級機關(guān)來(lái)文。
8.負責檔案庫房的整潔，認真做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防曬、防潮工作。
9.完成上級交辦的其它工作。
�。ㄒ唬┕ぷ髂芰�
能熟練按照檔案管理的`有關(guān)規定和標準進(jìn)行檔案資料的收集、整理、上架工作。
2.熟悉文件的打印、裝訂、分發(fā)。
3.符合保密工作人員素質(zhì)要求。
4.熟悉公司機構設置、職責分工及隸屬關(guān)系。
1.努力學(xué)習檔案管理基本知識和有、關(guān)專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。
�。ǘ┕ぷ饕笈c方法
根據文件資料的輕重緩急安排文件制作，保證不貽誤工作。
2.進(jìn)行檔案的鑒定工作，并對已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。
3.按照公司借閱制度辦理檔案資料借閱手續。
4.做好日常檔案資料的整理工作。
辦公室檔案管理職責3
一、根據校領(lǐng)導及辦公室領(lǐng)導的要求，負責起草有關(guān)公文，工作計劃 （總結）及有關(guān)決定，報告、校內通知、通告，布告等：根據領(lǐng)導指示參加有關(guān)會(huì )議，做好會(huì )議記錄，必要時(shí)整理出會(huì )議紀要并做好保密工作；負責文件的校對工作。
二、經(jīng)常了解學(xué)校的工作計劃和校務(wù)會(huì )議決議貫徹執行情況及時(shí)全面地向領(lǐng)導匯報。負責重要文件，會(huì )議決議，領(lǐng)導批示的督辦工作。
三、了解各系統，科室行政工作情況，收集、整理學(xué)校各種信息資料，以備領(lǐng)導查閱、參考；協(xié)助搞好全校綜合統計。
四、協(xié)助領(lǐng)導草擬，修改全校性規章制度，處理日常事務(wù)性工作
五、做好學(xué)校大事記錄，承擔黨政機要文件的`收發(fā)工作。
六、把好文關(guān)。對需秘書(shū)起草，修改的文材料，要認真負責一絲不茍。
七、做好辦公室和所屬衛生區域清掃及日常保潔工作。
八、完成辦公室領(lǐng)導交辦的其他工作。
辦公室檔案管理職責4
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀(guān)和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎。
�。ㄒ唬蚀_，客觀(guān)地記錄辦公室相關(guān)內容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀(guān)念，具備責任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會(huì )議內容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調下級部門(mén)及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現。
�。ǘ﹪乐�，一絲不茍精準服務(wù)�，F代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達，并協(xié)調相關(guān)部門(mén)及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節，并且及時(shí)準確地根據管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮�，F代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著(zhù)，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當利益。
�。ㄈ├眯畔⑹侄翁嵘龣n案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿(mǎn)足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學(xué)習意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
�。ㄋ模┖献�，正確傳遞合理協(xié)調。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協(xié)調相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀(guān)的立場(chǎng)和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題
�。ㄒ唬w檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結束后，辦公室（檔案室）才會(huì )收錄全部的醫療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì )影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì )因此出現一定問(wèn)題。
�。ǘn案管理不規范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類(lèi)的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
�。ㄈ嘭煵幻�。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問(wèn)題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會(huì )出現新的問(wèn)題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
�。ㄒ唬└纳茩n案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專(zhuān)門(mén)的.辦公室檔案管理部門(mén)與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò )體系，明確主管領(lǐng)導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專(zhuān)人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時(shí)地移交檔案部門(mén)。
�。ǘ┎粩嗵岣邫n案管理者業(yè)務(wù)素養。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓班參加專(zhuān)業(yè)技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時(shí)，為更好地做到兩者統一創(chuàng )造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當地處理相關(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調能力等綜合素質(zhì)建設。
�。ㄈ┰黾蝇F代化技術(shù)手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進(jìn)一步建立數字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開(kāi)發(fā)，20xx（12）.
辦公室檔案管理職責5
一、 分管檔案工作的局領(lǐng)導職責
1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。
2、 加強對局檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級和局檔案部門(mén)要求做好應做的工作。
3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。
二、 局檔案員職責
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進(jìn)館的'檔案。
三、 分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導職責
1、 配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員，并保持相對穩定。
2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、 組織本單位人員學(xué)習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、 疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作 。
5、 協(xié)同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、 負責檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、 各處、室專(zhuān)(兼)職檔案人員職責
1、 堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號編寫(xiě)準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡(jiǎn)明扼要。
4、 保管好本部門(mén)應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規定時(shí)間向檔案室移交。
6、 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習，不斷提高檔案工作水平。
7、 按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8、 按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
辦公室檔案管理職責6
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級和下級送來(lái)的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書(shū)信、會(huì )議、電話(huà)記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會(huì )議、工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)會(huì )議、各級干部會(huì )議的會(huì )議記錄、會(huì )議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡(jiǎn)報、通報、通知。
3、各種綜合的或專(zhuān)題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導的報告、講話(huà)、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話(huà)記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來(lái)信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門(mén)及派駐本機關(guān)的調查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區時(shí)的指示、講話(huà)、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì )議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的`工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。
4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執行的方針、政策性文件。
(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專(zhuān)題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)間和方法
(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。
(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(shí)(包括一項已完成或一個(gè)會(huì )議已結束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開(kāi)會(huì )、考察、學(xué)習、參觀(guān)形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動(dòng)結束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。 四、歸檔要求
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線(xiàn)資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來(lái)文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒(méi)有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
辦公室檔案管理職責7
醫院將文書(shū)檔案管理納入職能科室的績(jì)效考評體系，對23個(gè)職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開(kāi)發(fā)利用等指標進(jìn)行考核，切實(shí)將文書(shū)檔案規章制度落到實(shí)處，進(jìn)一步提高對文書(shū)檔案的重視程度，充分挖掘文書(shū)檔案的有效價(jià)值。
一、健全醫院文書(shū)檔案管理制度
是檔案管理績(jì)效考核的基礎
第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質(zhì)量。醫院各類(lèi)公文是文書(shū)檔案的來(lái)源，同時(shí)檔案是有效文書(shū)的歸宿，因此要提高文書(shū)檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個(gè)具體環(huán)節。我院采取的是相關(guān)職能部門(mén)負責起草文書(shū)，醫院辦公室統一印發(fā)。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書(shū)檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節，針對各職能部門(mén)負責人對公文寫(xiě)作的理解存在差異的問(wèn)題，我院每年度進(jìn)行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書(shū)檔案管理的基礎和前提。
第二，規范文書(shū)立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書(shū)檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯(lián)系，便于保管和使用。同時(shí)，文書(shū)檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫(xiě)《檔案借閱申請》，部門(mén)負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫(xiě)申請，立卷部門(mén)負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過(guò)一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。
二、提高醫院文書(shū)檔案管理意識
是檔案管理績(jì)效考評的保障
第一，加強領(lǐng)導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業(yè)務(wù)建設同步規劃，同步發(fā)展，并作為醫院發(fā)展及爭創(chuàng )全國優(yōu)質(zhì)醫院的重要內容來(lái)抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導直接分管，辦公室主任主管，院領(lǐng)導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發(fā)揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專(zhuān)用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強，政治思想好，綜合素質(zhì)好，工作有責任心的黨員同志負責，實(shí)行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導三級管理體制。
第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專(zhuān)職人員的基礎上，在每個(gè)職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過(guò)加強宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書(shū)檔案管理人員的歸檔意識和業(yè)務(wù)能力直接影響著(zhù)檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專(zhuān)門(mén)負責本科室檔案材料的`收集工作，醫院檔案室專(zhuān)員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導，提高實(shí)際操作的業(yè)務(wù)水平，規范文件歸檔的每個(gè)環(huán)節。通過(guò)醫院院報、醫院網(wǎng)站、中層干部例會(huì )等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀(guān)念。
第三，樹(shù)立檔案專(zhuān)職人員的服務(wù)意識。檔案專(zhuān)職人員的服務(wù)意識體現在要關(guān)注醫院建設發(fā)展大局，主動(dòng)了解醫院各項業(yè)務(wù)工作，搞清服務(wù)方向、服務(wù)對象和服務(wù)重點(diǎn)，用好用活檔案，為醫院發(fā)展獻計獻策。檔案專(zhuān)職人員要做到醫院的中心工作開(kāi)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)意識的強弱、服務(wù)質(zhì)量的高低，關(guān)系著(zhù)檔案工作自身的發(fā)展和檔案開(kāi)發(fā)的成效。
三、醫院文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)和利用
是檔案管理績(jì)效考評的動(dòng)力
辦公室檔案管理職責8
1、認真做好工程資料檔案的編制管理工作，保證工程資料檔案齊全、完整、準確，為工程進(jìn)行使用、維護、管理提供準確的資料依據。
2、負責收集工程項目所有歸檔圖紙和各種技術(shù)文件、資料（包括影音資料），并整理、分類(lèi)、編目后存檔及編制檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統管理。
3、負責將設計圖紙、設計變更單、技術(shù)核定單等資料及時(shí)下發(fā)給外部單位和相關(guān)部門(mén)。
4、負責合作單位的工作聯(lián)系單、聯(lián)系函的'收發(fā)登記和保存工作，以備查閱。
5、負責管理工程部與公司其他部門(mén)及外部單位之間文件收發(fā)登記存檔工作。
6、負責工程簽證單、扣款單、付款單、工程形象進(jìn)度等文件的登記、送達及催辦工作。
7、借出的檔案資料要進(jìn)行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案資料齊全，完整。
8、做好防火、防盜工作，定期檢查舊檔案資料，確保檔案資料的安全。9、樹(shù)立保密觀(guān)念，做好檔案資料的保密、保管工作。
10、及時(shí)完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
辦公室檔案管理職責9
按照市人力社保局、市檔案局《關(guān)于開(kāi)展社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發(fā)〔20xx〕136號）精神，結合社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務(wù)，達到了社保業(yè)務(wù)檔案驗收要求，現將我局社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收自查情況報告如下：
一、組織管理
�。ㄒ唬┕芾磙k法
1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會(huì )保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔20xx〕135號）等規定，結合工作實(shí)際，制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號）。
2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導和工作部門(mén)。為加強社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導，我局成立了以局長(cháng)為組長(cháng)，副局長(cháng)為副組長(cháng)，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導小組”（涪社保函〔20xx〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作領(lǐng)導小組”（涪社保函〔20xx〕14號），明確由辦公室具體負責社保業(yè)務(wù)檔案管理日常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達標驗收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。
3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來(lái)對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視，年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號）明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計劃，同時(shí)多次召開(kāi)局長(cháng)辦公會(huì )和局辦公會(huì )議專(zhuān)題研究部署檔案管理工作（見(jiàn)辦公會(huì )議記錄），分管領(lǐng)導定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)研究解決，年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進(jìn)行總結，做到了年初有布置，平時(shí)有檢查，年終有總結考核。
4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計劃和發(fā)展規劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點(diǎn)工作之一，寫(xiě)入年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》。同時(shí)，結合人力資源和社會(huì )保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規劃，制定了《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規劃》（涪社保發(fā)〔20xx〕5號）。
此項標準分5分，自查得分5分。
�。ǘn案人員
1.配備了專(zhuān)兼職檔案工作人員。我局現有專(zhuān)兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專(zhuān)職檔案工作人員3人，各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要（見(jiàn)檔案人員花名冊）。
2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規的行為。
3.檔案工作人員具有大專(zhuān)文化。我局13名專(zhuān)兼職檔案工作人員均具有大專(zhuān)文化以上學(xué)歷，其中本科學(xué)歷6人，大專(zhuān)學(xué)歷7人。
4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò )后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專(zhuān)職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。
5.檔案工作人員積極參加學(xué)習培訓。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，我局有計劃地組織了專(zhuān)兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學(xué)習培訓，共培訓10人次，參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓3人次，到**區學(xué)習交流1次（4人），到市局檔案管理科學(xué)習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專(zhuān)兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案培訓”1次（見(jiàn)學(xué)習培訓記錄）。
此項標準分8分，自查得分8分。
�。ㄈ┕芾泶胧�
1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發(fā)〔20xx〕4號），明確了主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、各科室負責人、專(zhuān)職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。
2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔20xx〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實(shí)現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。
3.經(jīng)辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規程，將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，對每項具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。
4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導、科室負責人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務(wù)的，年終依據本局有關(guān)規定進(jìn)行表彰，并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時(shí)限要求移交檔案等，實(shí)行一票否決，取消所在科室和相關(guān)責任人年度評優(yōu)評先資格，并追究相關(guān)科室負責人及工作人員責任。
5.監督指導。我局印發(fā)的《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案，由區社保局進(jìn)行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時(shí)，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行監督指導，并將城鄉居民養老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。
此項標準分7分，自查得分7分。
二、設施建設
�。ㄒ唬n案用房
1.檔案專(zhuān)用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于20xx年8月即開(kāi)始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專(zhuān)用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案。
2.業(yè)務(wù)檔案庫房面積。我局現有檔案專(zhuān)用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前，業(yè)務(wù)檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。
3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門(mén)、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。
4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無(wú)雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。
5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個(gè)區域，實(shí)現了庫房、辦公室、查閱室三分開(kāi)。
此項標準分10分，自查得分10分。
�。ǘn案用具
1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書(shū)檔案，12列用于存放會(huì )計檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放20xx年（含）前的社保業(yè)務(wù)檔案，9列用于存放20xx年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。
2.業(yè)務(wù)檔案備用柜架。我局存放20xx年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。
3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類(lèi)，前一類(lèi)為20xx年（含）以前的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長(cháng)X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個(gè)人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類(lèi)人員”養老保險產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類(lèi)為20xx年（含）以后的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進(jìn)行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長(cháng)X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會(huì )保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類(lèi)別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關(guān)規定。
此項標準分5分，自查得分5分。
�。ㄈ┰O施設備
1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門(mén)，庫房?jì)劝惭b了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽(yáng)光直射和紫外線(xiàn)輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風(fēng)口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風(fēng)和防高溫的要求；四是庫房?jì)扰鋫淞?臺落地式氣溶膠自動(dòng)滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲(chóng)藥，達到了防蟲(chóng)要求。
2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動(dòng)式DVD光盤(pán)刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿(mǎn)足檔案管理工作需要。
3.檔案管理軟件。為實(shí)現檔案管理信息化和數字化，促進(jìn)辦公自動(dòng)化，我局購買(mǎi)了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理，實(shí)現了辦公自動(dòng)化。
此項標準分10分，自查得分10分。
三、專(zhuān)業(yè)建設
�。ㄒ唬┫嚓P(guān)制度
為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔20xx〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔20xx〕7號）、《重慶市xxx區社會(huì )保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發(fā)〔20xx〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務(wù)檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險局業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔20xx〕9號）、《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔20xx〕8號）、《重慶市xxx區社會(huì )保險局檔案立卷說(shuō)明》、《重慶市xxx區社會(huì )保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動(dòng)了全局檔案工作的有序開(kāi)展。
此項標準分5分，自查得分5分。
�。ǘw檔
1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局20xx年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對20xx年業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。
2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務(wù)科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見(jiàn)檔案移交清單）。
3.平時(shí)按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時(shí)將該業(yè)務(wù)資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類(lèi)保管。在按件整理中，各業(yè)務(wù)科室負責人、專(zhuān)兼職檔案人員根據工作職責，隨時(shí)對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查、指導、督促，以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。
此項標準分7分，自查得分7分。
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1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過(guò)專(zhuān)兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業(yè)務(wù)檔案資料實(shí)現了隨時(shí)收集，及時(shí)整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。
2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節中產(chǎn)生的有關(guān)信息數據定期制作成光盤(pán)，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務(wù)臺賬和計算機數據均實(shí)現了光盤(pán)保存，歸檔的光盤(pán)存放于防磁柜內，共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤(pán)49張。
此項標準分6分，自查得分6分。
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1.業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規范（試行）》、《社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對20xx年度業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫(xiě)、備考表填寫(xiě)規范，裝訂結實(shí)完整。同時(shí)，我局對新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀(guān)整潔。
2.業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)上架。我局20xx年（含）前業(yè)務(wù)檔案按照“科室—險種”分類(lèi)整理上架，20xx年（含）及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規定的“年度—類(lèi)別”分類(lèi)整理上架。目前，我局除20xx年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外，其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類(lèi)整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問(wèn)題。
3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔20xx〕9號），業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度—類(lèi)別—保管期限—險種”進(jìn)行分類(lèi)排列存放，符合《重慶市社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》規定。
此項標準分10分，自查得分10分。
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1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫(xiě)了全宗介紹、組織機構沿革、分類(lèi)方案、檔案整理說(shuō)明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。
2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會(huì )保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房?jì)葢覓焐蠅Α?/p>
3.庫房溫濕度。為及時(shí)掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房?jì)人闹芘渲昧?臺電子溫濕度計表，由專(zhuān)職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房?jì)葴貪穸�，保持庫房通風(fēng)良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。
4.檔案檢查。我局專(zhuān)職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，避免檔案破損、丟失、霉變等問(wèn)題的發(fā)生。
5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業(yè)務(wù)檔案材料及時(shí)進(jìn)行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。
此項標準分5分，自查得分5分。
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1.鑒定機構。我局成立了社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導小組（涪社保函〔20xx〕6號），負責檔案鑒定銷(xiāo)毀工作。
2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷(xiāo)毀。我局建立了《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》，對超過(guò)保管期限的`會(huì )計憑證檔案，經(jīng)請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷(xiāo)毀處理。對超過(guò)保管期限的業(yè)務(wù)檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷(xiāo)毀程序進(jìn)行清理、鑒定，對有保存價(jià)值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷(xiāo)毀的檔案建立《檔案銷(xiāo)毀清冊》后，按規定銷(xiāo)毀備案。
3.業(yè)務(wù)檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業(yè)務(wù)檔案進(jìn)出登記及時(shí)，統計臺賬數據準確，賬物相符。20xx年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，20xx年（含）前業(yè)務(wù)檔案335223件（卷、冊）16576盒，20xx年度業(yè)務(wù)檔案30022件668盒。
4.業(yè)務(wù)檔案統計報表。我局建立了《業(yè)務(wù)檔案統計表》、《各類(lèi)別業(yè)務(wù)檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動(dòng)登記表》，報表符合要求。
此項標準分4分，自查得分4分。
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1.檔案移交。我局文書(shū)檔案按規定已向區檔案局作了移交，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。
2.檔案移交手續。因區檔案館場(chǎng)地受限，加之全市未對社保業(yè)務(wù)檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業(yè)務(wù)檔案，暫無(wú)移交手續。
3.人員調動(dòng)移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動(dòng)或離崗，要及時(shí)履行交接手續�！钡侥壳盀橹�，我局檔案管理人員未發(fā)生工作調動(dòng)情況。
此項標準分3分，自查得分3分。
四、利用服務(wù)
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1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門(mén)類(lèi)、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。
2.計算機管理。我局室藏檔案全部實(shí)現了計算機管理，通過(guò)檔案管理信息系統可以檢索各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案。
3.歸檔文件目錄打印。為滿(mǎn)足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規范（試行）》規定的“社保業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄。
4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁(yè)數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規范（試行）》的規定和要求。
5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開(kāi)始啟動(dòng)了業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務(wù)繁重，經(jīng)費緊張，人員不足等原因，業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作進(jìn)展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調相關(guān)部門(mén)，爭取人員和經(jīng)費的支持，以推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作，盡快實(shí)現業(yè)務(wù)檔案電子化管理。
此項標準分8分，自查得分8分。
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1.調檔。我局專(zhuān)職檔案人員均經(jīng)過(guò)培訓上崗，在我局專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過(guò)手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業(yè)務(wù)檔案，調卷迅速準確。
2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說(shuō)明查閱目的，檔案管理人員及時(shí)填寫(xiě)檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經(jīng)批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。
3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過(guò)程中效果顯著(zhù)的典型事例進(jìn)行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。
4.網(wǎng)上查詢(xún)利用。我局建立了辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )，業(yè)務(wù)檔案管理系統可通過(guò)局域網(wǎng)與各業(yè)務(wù)科室互聯(lián)互通，支持各業(yè)務(wù)科室實(shí)現網(wǎng)上查詢(xún)利用。
此項標準分5分，自查得分5分。
(三)查詢(xún)
1.查詢(xún)系統。我局隨著(zhù)“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢(xún)系統，工作日期間免費提供查詢(xún)服務(wù)。
2.查詢(xún)服務(wù)。重慶市社會(huì )保障信息查詢(xún)系統，能夠為參保人員提供養老保險個(gè)人賬戶(hù)、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關(guān)社保政策法規等信息咨詢(xún)，基本滿(mǎn)足了參保人員的各種信息需求。同時(shí)，我局專(zhuān)屬的網(wǎng)絡(luò )信息平臺也可為單位或個(gè)人提供參保信息和相關(guān)政策查詢(xún)。另外，我局還在各樓層業(yè)務(wù)經(jīng)辦大廳設立了咨詢(xún)服務(wù)窗口，方便參保單位和個(gè)人查詢(xún)、咨詢(xún)業(yè)務(wù)。
此項標準分2分，自查得分2分。
綜上所述，我局社保業(yè)務(wù)檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專(zhuān)業(yè)建設規范有序，利用服務(wù)充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優(yōu)秀。
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