財務(wù)檔案管理制度

【優(yōu)選】財務(wù)檔案管理制度

　　在現在社會(huì )，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編整理的財務(wù)檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　一、目的：

　　為了加強公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全財務(wù)檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規范化、系統化，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于集團公司、子公司及實(shí)際控制企業(yè)。三、檔案管理職責

　　財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、借閱等，對財務(wù)會(huì )計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時(shí)入庫納入管理。

　　四、財務(wù)檔案定義

　　財務(wù)檔案是專(zhuān)業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)營(yíng)效果的綜合反映，也是開(kāi)展經(jīng)濟活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟分析研究的重要依據和參考資料。

　　五、財務(wù)檔案的分類(lèi)

　　財務(wù)檔案分為內部留存財務(wù)資料檔案、對外報送財務(wù)資料檔案與外部專(zhuān)業(yè)機構提供的專(zhuān)業(yè)報告檔案。

　�。ㄒ唬﹥炔苛舸尕攧�(wù)資料

　　內部留存財務(wù)資料分為會(huì )計核算檔案、財務(wù)管理檔案、客戶(hù)資料檔案以及其他財務(wù)檔案四類(lèi)。

　　1、會(huì )計核算檔案范圍

　　會(huì )計核算檔案包含會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表以及其他會(huì )計核算資料。

　�、贂�(huì )計憑證

　　會(huì )計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書(shū)面證明。它包括記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行對賬單、銀行存款余額調節表、資金盤(pán)點(diǎn)表等。

　�、跁�(huì )計賬簿

　　財務(wù)檔案管理制度

　　會(huì )計賬簿是一定花式、相互聯(lián)結的賬頁(yè)構成，以會(huì )計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包孕按會(huì )計科目設置的總分類(lèi)賬、明細分類(lèi)賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。

　�、蹠�(huì )計報表

　　財務(wù)報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結性書(shū)面文件。按時(shí)間可以分為月度會(huì )計報表、季度會(huì )計報表、中期會(huì )計報表以及年度會(huì )計報表，包括四表一注（資產(chǎn)負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動(dòng)表以及財務(wù)報表附注）以及其他內部報表等。

　�、芷渌麜�(huì )計核算資料

　　包孕企業(yè)所得稅匯算清繳底稿、審計調整數據底稿、對外開(kāi)具的各類(lèi)、收條存根、會(huì )計檔案移交清冊、保管清冊、銷(xiāo)毀清冊、財務(wù)情況說(shuō)明等。

　　2、財務(wù)管理檔案

　�、兕A算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門(mén)年度費用預算表。

　�、谪攧�(wù)分析敷陳：包孕公司總部及下屬公司體例和上報的季度、半年度、年度財務(wù)分析敷陳。

　�、鄱愂栈I劃報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審核認可的稅收籌劃報告。

　�、芡顿Y分析敷陳：是指由公司財務(wù)部體例并顛末相關(guān)領(lǐng)導審核認可的工程投資分析敷陳。

　�、萑谫Y分析報告：是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審核認可的融資計劃分析報告。

　　3、客戶(hù)檔案（是否由財務(wù)部管理待商榷）包孕本公司與客戶(hù)簽訂的業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)根本材料、與該客戶(hù)有關(guān)的文書(shū)等。

　　4、其他財務(wù)檔案

　　主要指銀行流水、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)制度文本、會(huì )議紀要、銀行開(kāi)/銷(xiāo)戶(hù)審批及資料、稅務(wù)事項通知書(shū)、關(guān)聯(lián)公司上報資料、公司內部培訓資料等。

　�。ǘ�）對外報送財務(wù)材料

　　1、對金融機構：主要指對銀行等金融機構報送的融資類(lèi)、按揭準入類(lèi)資料

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　　以及后續報送材料。

　　2、對稅務(wù)局：首要指對稅務(wù)局報送的征稅申報表、財務(wù)報表、重點(diǎn)稅源報表、減免稅申請、手續費返還申請、財務(wù)情況說(shuō)明、征稅說(shuō)明等。

　　3、對統計局：主要指對統計局報送的企業(yè)基本信息表及財務(wù)數據。

　　4、對社會(huì )公眾（若有）：首要指公司上市后對社會(huì )公眾披露的財務(wù)報表敷陳以及發(fā)布的各類(lèi)通知文書(shū)。

　　對外部單位報送的資料需全部存檔，特別是加蓋了公司印章的資料，以備查閱。

　�。ㄈ�）外部專(zhuān)業(yè)機構提供的專(zhuān)業(yè)報告

　　首要指公司聘請的內部專(zhuān)業(yè)機構供給的專(zhuān)業(yè)性敷陳，如年度審計敷陳、專(zhuān)項審計敷陳、財務(wù)盡職調查敷陳、資產(chǎn)評估敷陳、企業(yè)所得稅匯算清繳敷陳、XXX測繪敷陳等，專(zhuān)業(yè)敷XXX可能是對外的，也可能是對內的。

　　六、財務(wù)檔案的管理要求

　�。ㄒ唬┓诸�(lèi)管理。財務(wù)材料歸檔前應先分類(lèi)，再按照類(lèi)別有序地放進(jìn)檔案盒、檔案柜中。歸檔前應仔細檢查材料，降低歸類(lèi)毛病的可能性。

　�。ǘ�）及時(shí)歸檔。財務(wù)資料形成后應及時(shí)歸檔，避免資料混雜、遺漏,特別是對外報送資料，報送完畢后應立即歸檔。

　�。ㄈ�）在職責、權限范圍內歸檔。因各財務(wù)人員職責不一、權限不一、部分財務(wù)資料開(kāi)放程度不一，故每人只需且必須對自己經(jīng)手的財務(wù)檔案歸檔并進(jìn)行保管。

　　七、財務(wù)檔案的裝訂、歸檔和保管

　　除了曾經(jīng)裝訂成冊的文本外（如內部機構供給的專(zhuān)業(yè)敷陳、合同、收條存根聯(lián)等），其他財務(wù)材料必須裝訂成冊。各財務(wù)材料裝訂時(shí)間不一，會(huì )計憑證每月裝訂一次，次月10日前完成上月憑證裝訂，裝訂好的憑證按年分月妥帖保管；除了會(huì )計憑證外，其他財務(wù)檔案平常需做好歸檔工作，每年度最少裝訂一次，次年2月前完成上年度材料的裝訂。

　�。ㄒ唬�會(huì )計憑證的裝訂

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　　1、會(huì )計憑證裝訂前的準備工作：

　�、僬�理檢查每個(gè)憑證要件是否齊全，要件是否按序排列。付款憑證要件排列順序為：記賬憑證、審批單、、合同及其他附件、銀行回單；收款憑證要件排列順序為：記賬憑證、其他附件、銀行回單；計提類(lèi)憑證及調整類(lèi)憑證的附件為：記賬憑證、附件；本月記賬憑證明細表應安排于第一筆憑證前面；銀行對賬單、現金盤(pán)點(diǎn)表、銀行存款余額調節表應置于末了一張會(huì )計憑證后面隨憑證一起裝訂。裝訂前要件需齊全，若有極個(gè)別要件不齊卻必須裝訂的，需在響應位置安排空白粘貼單，做好記錄，并在要件到達后立即粘貼上去。

　�、跈z查憑證是否按序排列，如有顛倒要重新放置，發(fā)現缺號要查明原因。

　�、壅�除憑證內的金屬物（如訂書(shū)釘、大頭針、回形針），對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，盡量避開(kāi)裝訂線(xiàn)，以便翻閱保持數字完整；

　　2、會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求

　�、傺b訂應盡可能縮小所占面積，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的表現面，以便于過(guò)后查閱。A5版憑證應沿憑證包角裝訂線(xiàn)內側打兩孔進(jìn)行裝訂，A4版憑證應于憑證左側1.5厘米處勻稱(chēng)打三孔進(jìn)行裝訂。

　�、谘b訂憑證厚度一般為2-3厘米，需裝訂牢固，美觀(guān)大方，A5版憑證裝訂時(shí)可采用硬紙板墊角。

　�、蹜{證外面要加牛皮紙封面，封面規格應略大于記賬憑證。 3、會(huì )計憑證裝訂后的注意事項

　�、倜勘緫{證封面上填寫(xiě)好公司名稱(chēng)或項目名稱(chēng)、憑證期間、憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數等信息，包角上填寫(xiě)期間與起止憑證號信息。

　�、趯⑷�部會(huì )計憑證按年編號，于包角顯眼處寫(xiě)上本憑證編號，按編號順序入柜，以便調閱與檢查憑證是否遺失。

　�。ǘ�）會(huì )計賬簿的裝訂

　　1、現金日記賬、銀行存款日記賬的裝訂：現金日記賬與銀行存款日記賬若是采用紙質(zhì)賬簿進(jìn)行登記，則無(wú)需裝訂，會(huì )計年度終了將賬簿歸檔保管；現金日記賬與銀行存款日記賬若是采用電子賬簿進(jìn)行登記，需年度終了后打印出來(lái)裝訂成冊。

　　2、總賬與明細分類(lèi)賬的裝訂：會(huì )計年度終了兩個(gè)月內，會(huì )計需將上年度總

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　　賬、各明細分類(lèi)賬、重要客商往來(lái)明細賬、關(guān)聯(lián)方往來(lái)明細表打印出來(lái)，裝訂成冊。

　　3、裝訂要求

　�、倜骷毞诸�(lèi)賬應按科目順序、時(shí)間順序排列，總賬在前，明細賬在后，客商與關(guān)聯(lián)方往來(lái)單獨裝訂，裝訂前加上前后牛皮紙封面，于賬簿左側1.5厘米處勻稱(chēng)打三孔進(jìn)行裝訂，每?jì)院穸燃s為2-3厘米。

　�、跁�(huì )計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)的現象;

　�、鄯饷鎽�齊全、平整，注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)。（三）會(huì )計報表的裝訂

　　會(huì )計報表應按月份排列，每月報表的放置順序為資產(chǎn)負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動(dòng)表（若有）、財務(wù)報表附注或者財務(wù)說(shuō)明、公司內部報表，裝訂要求參見(jiàn)會(huì )計賬簿的裝訂要求。

　�。ㄋ模┢渌�財務(wù)檔案的裝訂

　　原則上其他財務(wù)檔案平常做好分類(lèi)保管工作，一年一裝訂，若是財務(wù)材料是針對某專(zhuān)項的，如為銀行某一筆貸款供給的材料，需事項結束后實(shí)古裝訂；裝訂前應仔細檢查待裝訂材料，確保一切材料正確地放入所屬類(lèi)別、按照先后順序排列、無(wú)遺漏征象。具體裝訂請求參見(jiàn)會(huì )計賬簿的裝訂請求（厚度較薄的可直接用訂書(shū)釘裝訂）

　�。ㄎ澹┴攧�(wù)檔案的歸檔

　　財務(wù)材料裝訂好后應分門(mén)別類(lèi)，編號后裝入檔案盒，編號應和明細清單一致。若材料較少，統一檔案盒可裝入不同類(lèi)此外材料，檔案盒側面應貼上標簽，注明盒內材料的名稱(chēng)，標簽名稱(chēng)應采用打印方式，檔案盒內安排本檔案盒保管材料的明細清單。檔案分年度歸檔。每個(gè)檔案盒都應編號，編號及其裝配內容應錄入電子表格形成完整的索引目次，以便后期查找。

　�。�六）特殊合同的管理

　　1、特殊合同的規模

　　特殊合同指在法律上存在一定風(fēng)險的合同，具體如陰陽(yáng)合同、掛靠協(xié)議類(lèi)敏感合同。

　　2、特殊合同的管理

　　財務(wù)檔案管理制度

　�、訇庩�(yáng)合同：陰陽(yáng)合同指合同當事人就同一事項訂立兩份以上的內容不相同的合同，一份對內，一份對外，其中對外的一份并不是雙方真實(shí)意思表示，對內的一份則是雙方真實(shí)意思表示。資料管理人應在收到陰陽(yáng)合同后向合同簽訂人確認合同的內外屬性，并在合同右上角用鉛筆標注特定字符。資料管理人應當建立陰陽(yáng)合同臺賬，明確內外合同的差異，以及通過(guò)臺賬對陰陽(yáng)合同做統一管理。登記臺站后，對外合同應當放置到財務(wù)經(jīng)理指定的、專(zhuān)門(mén)的檔案盒進(jìn)行保管，對內合同則放入普通合同進(jìn)行保管。合同歸檔前，內外合同應交由財務(wù)經(jīng)理審閱。若陰陽(yáng)合同涉及工程結算，結算書(shū)也應有陰陽(yáng)兩份，對外結算書(shū)應與對外合同一同保管。

　�、趻炜繀f(xié)議：掛靠行為指一個(gè)施工企業(yè)允許他人在一定期間內使用自己企業(yè)名義對外承接工程的行為，一般而言?huà)炜繀f(xié)議約定了承接工程的具體內容、掛靠期間與掛靠管理費等，為特殊合同。資料管理人應當建立掛靠協(xié)議臺賬，收到掛靠協(xié)議后應立即登記臺賬，并告知財務(wù)主管或財務(wù)經(jīng)理，將協(xié)議放進(jìn)財務(wù)經(jīng)理指定的檔案盒進(jìn)行保管。

　�。ㄆ撸┒悇�(wù)事項通知書(shū)的管理

　　財務(wù)人員收到稅務(wù)事項通知書(shū)后，應該實(shí)時(shí)告知財務(wù)主管，回執聯(lián)應填寫(xiě)回執日期后蓋印再返還稅務(wù)局。稅務(wù)事項通知書(shū)應當單獨存檔。

　�。ò耍┴攧�(wù)檔案的備份制度

　　除了會(huì )計憑證外，其他的財務(wù)檔案需同時(shí)保留電子檔與紙質(zhì)檔，電子檔應每月或每季度拷貝至挪動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行保存。

　�。ň牛┴攧�(wù)檔案的保管請求。

　　1、檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周?chē)鷳獋溆蟹阑鹌鞑摹?/p>

　　2、檔案應放在公用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。

　　3、檔案室內應常常保持清潔衛生，以防蟲(chóng)蛀鼠咬。 4、檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；

　　5、設置歸檔登記簿、檔案借閱簿，嚴防損壞損失、散失和泄密；

　　6、會(huì )計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。財務(wù)檔案管理制度

　�。ㄊ�）檔案保管期限

　　1、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年2、銀行存款余額調節表和銀行對賬單5年

　　3、日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬25年4、明細賬、總賬、輔助賬15年

　　5、固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年6、主要財務(wù)指標報表（包括文字分析）3年7、月、季度會(huì )計報表（包孕文字分析）5年8、年度會(huì )計報表（包括文字分析）永久9、會(huì )計檔案保管清冊及銷(xiāo)毀清冊永久10、主要財務(wù)會(huì )計文件、合同、協(xié)議永久八、財務(wù)檔案的借閱

　　(一)財務(wù)檔案為本單位所使用，原則上不得借出，有特殊需求須經(jīng)單位領(lǐng)導、財務(wù)負責人批準。

　�。ǘ�）內部借閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì )計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續。借閱人應填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、內容等情況登記分明。

　�。ㄈ�）本單位其他部分人員需求檔案材料，在報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。

　�。ㄋ模┙栝啎�(huì )計檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件）。

　　9、財務(wù)檔案的銷(xiāo)毀

　�。ㄒ唬�會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案保管人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財務(wù)部門(mén)共同鑒定、編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導審查批準后方可予以銷(xiāo)毀。

　�。ǘ�）會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，但其中未了結的債權債權的原始憑證，應單獨抽

　　財務(wù)檔案管理制度

　　出，由檔案部門(mén)保管到結清債權債務(wù)時(shí)為止。

　�。ㄈ�）銷(xiāo)毀檔案前，應按會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)應由檔案保管人員和財會(huì )部門(mén)共同派員監銷(xiāo)，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊”上簽章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負責，同時(shí)將監銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報告檔案備查。

　　本制度說(shuō)明權與訂正權歸財務(wù)部一切。

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