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秘書(shū)辦公桌的整理
秘書(shū)辦公桌的整理1
秘書(shū)工作需要持續地集中注意力，因而要采取一些措施控制周?chē)脑胍�，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據工作流程和文件周轉程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書(shū)的工作臺上要把最為常用的設備如電話(huà)和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開(kāi)強烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)辦公臺�！ ∮�95％以上的秘書(shū)都常常為臺子上堆滿(mǎn)東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺子干凈整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應當放在一個(gè)好找的地方。
3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。
4、一件工作轉手后，再調查一下你的工作安排次序，然后開(kāi)始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的`那件事所需要的資料都要放在工作臺上。
6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。
有個(gè)調查報告說(shuō)，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復信件。調查表明，大約有82％的經(jīng)理說(shuō)，他們沒(méi)有時(shí)間去翻閱同他們專(zhuān)業(yè)有關(guān)的書(shū)報雜志，可是要跟上專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢，對于管理者來(lái)說(shuō)，這不能算是一個(gè)次要的事情。
為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。
2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。
3、看過(guò)資料的人要圈出最重要的章節和注明它們在應用上的可能性。
4、你可以知道什么資料對你的同事最重要。
5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為任務(wù)已經(jīng)分配，最重要的資料可以保證有人看過(guò)。
隨便把文件攤開(kāi)在桌上就離開(kāi)的秘書(shū)，以及看到客人來(lái)時(shí)慌忙把文件收起來(lái)的秘書(shū)都不是謹慎的秘書(shū)。
一個(gè)謹慎的秘書(shū)應該做到：
1、離開(kāi)座位之前，把放在桌子上的文件收拾好，或者放在抽屜里。
2、必須能在一方面注意周?chē)膭?dòng)靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周?chē)膭?dòng)靜一點(diǎn)都不關(guān)心，絕對不是一個(gè)好秘書(shū)。等到客人站在自己面前開(kāi)口問(wèn)，才知道有人來(lái)，慌亂中收起文件的做法會(huì )讓所有人都很不自然。
秘書(shū)辦公桌的整理2
秘書(shū)工作需要持續地集中注意力，因而要采取一些措施控制周?chē)纳ひ�，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據工作流程和文件周轉程序，對檔案柜和辦公臺子的位置作妥善安排。秘書(shū)的臺子上要把最為常用的設備如電話(huà)和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開(kāi)強烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)臺子。
有95％以上的秘書(shū)都常為臺子上堆滿(mǎn)東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺子干凈整齊的有效辦法。
1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。
2、所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里，而且應當放在一個(gè)好找的地方。
3、其它文件不要放下你正在進(jìn)行的工作中去;也不要做其它的'很有吸引力的工作。
4、一件工作轉手后，再調查一下你的工作安排次序，然后開(kāi)始做下一件最為重要的事情。
5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在臺子上。
6、經(jīng)常查看你的臺子，保持臺子整潔。有個(gè)調查報告說(shuō)，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復信件。
調查表明，大約有82%的經(jīng)理說(shuō)，他們沒(méi)有時(shí)間去翻閱同他們專(zhuān)業(yè)有關(guān)的書(shū)報雜志，可是要跟上專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢，對于管理都來(lái)說(shuō)，這不能算是一個(gè)次要的事情。
為了盡快閱讀這些資料，采取他派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括：
1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。
2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。
3、看過(guò)資料的人要圈出最重要的章節和注明它們在應用上的可能性。
4、使你心中有個(gè)數，知道什么資料對你的同事們最重要。
5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為閱讀的責任已分派到你的同事們身上，最重要的資料可以保證有人看過(guò)。
桌面的整齊
隨便把文件攤開(kāi)在桌上就離開(kāi)座位的秘書(shū)，以及看到客人來(lái)時(shí)慌慌張張把文件收起來(lái)的秘書(shū)，都不是謹慎的秘書(shū)。
一個(gè)謹慎的秘書(shū)應當做到：
1、要離開(kāi)座位之前，應把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屜之后才離開(kāi)。辦公時(shí)，看到客人來(lái)找自己，要眾容自如的把文件收起來(lái)，不過(guò)想要做好以上這種干凈利落的動(dòng)作，平常就要養成桌上東西好好整理起來(lái)的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可，要長(cháng)時(shí)間離開(kāi)座位或下班前，都要記得文件收到抽屜里。不要客人一來(lái)，只顧收文件而把其他的重要文件露了出來(lái)，做任何事都要沉著(zhù)，不要慌亂。
2、必須能在一方面注意周?chē)膭?dòng)靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周?chē)膭?dòng)靜一點(diǎn)都不關(guān)心，則往往客人已經(jīng)站到自己面前，也還毫不察覺(jué)。
像這種等客人讓在自己面前，開(kāi)口問(wèn)“對不起，請問(wèn)這里是不是總務(wù)科？”的時(shí)候，才知有客人來(lái)，慌亂中，“啪”的一聲把攤開(kāi)的文件合起來(lái)，大家都會(huì )很不自然。所以一定要在客人還沒(méi)有來(lái)到自己桌前時(shí)就感覺(jué)到，而能鎮定地把文件先收起來(lái)。
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