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萬(wàn)科是怎么進(jìn)行會(huì )議管理的？
會(huì )議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng) 。會(huì )議根據不同的內容與用途可以分為很多種類(lèi)。在此我們著(zhù)重研究的是房地產(chǎn)企業(yè)內部會(huì )議。 企業(yè)內部會(huì )議主要體現經(jīng)營(yíng)決策、行政管理、業(yè)務(wù)討論、總結培訓 等工作過(guò)程。因此企業(yè)內部會(huì )議的質(zhì)量直接反映企業(yè)管理水平的高低。歷經(jīng)了快速擴張的房地產(chǎn)企 業(yè)，內部管理由粗放型向精細化管理邁進(jìn)，借助會(huì )議管理可以深入挖掘企業(yè)內部有待提高的管理問(wèn)題，幫助企業(yè)提升自身管理水平和運營(yíng)效率。
企業(yè)的會(huì )議管理包含兩個(gè)層次的內容：一是會(huì )議過(guò)程管理，二是企業(yè)會(huì )議管理體系。
一、會(huì )議過(guò)程管理
會(huì )議過(guò)程的管理是一個(gè)PDCA的質(zhì)量過(guò)程管理。
P（Plan）計劃，明確會(huì )議議程、確定會(huì )議目標、邀約會(huì )議人員；
D（Do）執行，打印會(huì )議提綱，按會(huì )議議程進(jìn)行執行會(huì )議過(guò)程，會(huì )議結束形成會(huì )議紀要；
C（Check）檢查，對照會(huì )議紀要、檢查會(huì )議任務(wù)完成情況；
A（Action）行動(dòng)，對會(huì )議評估，成功經(jīng)驗加以肯定并推廣；失敗教訓加以總結，以免重現。
二、會(huì )議體系管理
把會(huì )開(kāi)好，不僅僅是單一會(huì )議的問(wèn)題，還關(guān)系到會(huì )議體系設計是否科學(xué)。美國質(zhì)量管理大師戴明指出“企業(yè)的100個(gè)問(wèn)題中，只有15%是由于崗位個(gè)體原因造成 的，85%的原因都是體系問(wèn)題和結構問(wèn)題引起的。一個(gè)企業(yè)決策要有效率，首先就必須考慮開(kāi)哪些會(huì )，不開(kāi)哪些會(huì )，每個(gè)會(huì )的目的是什么”。
眾所周知，萬(wàn)科的效率和效益在國內都屬于行業(yè)領(lǐng)先。但他們和東京的同行東京建屋做了比較，結果發(fā)現自己的效率只是人家的二十分之一：自己是300個(gè)人做10個(gè)樓盤(pán)，東京建屋是60個(gè)人做20個(gè)樓盤(pán)。東京的房地產(chǎn)企業(yè)為什么能夠做到？是因為日本人比中國人厲害？東京建屋的效率為什么那么高？萬(wàn)科公司對比當時(shí)的自己，每個(gè)樓盤(pán)也許都要開(kāi)會(huì )，但每個(gè)樓盤(pán)開(kāi)的會(huì )不一樣多，而且一忙就不開(kāi)會(huì )了，不開(kāi)會(huì )了，結果更忙了。后來(lái)萬(wàn)科到美國標桿企業(yè)學(xué)習，學(xué)到一個(gè)重要的經(jīng)驗：“七對眼睛”。即 把樓盤(pán)策劃中非常復雜的一種會(huì )議——“綜合可行性分析會(huì )議”，簡(jiǎn)化成為“七對眼睛”來(lái)各司其職，針對每個(gè)項目，標準化的開(kāi)七個(gè)關(guān)鍵決策會(huì )，每個(gè)會(huì )議的產(chǎn)出、與會(huì )人、議程非常明確，每個(gè)會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間先后關(guān)系、觸發(fā)條件非常的明確。正是有了這種高質(zhì)量的決策會(huì )議，才使得萬(wàn)科的項目成功率非常的高。
下面我們以萬(wàn)科地產(chǎn)集團為例，介紹一下地產(chǎn)公司的會(huì )議體系管理。會(huì )議體系管理一般分為“戰略類(lèi)會(huì )議”“運營(yíng)類(lèi)會(huì )議”、“標準化會(huì )議”三個(gè)層面。
1.戰略會(huì )議體系
房地產(chǎn)公司“戰略會(huì )議”一般在每個(gè)季度的第一個(gè)月集中召開(kāi)，一般包括“狀況總結與分析”、“投融資狀況總結與分析”、“人力資源 狀況總結與分析”、“年度目標及計劃審視與調控”、“經(jīng)營(yíng)情況分享”、“市場(chǎng)發(fā)展、競爭情況、消費趨勢及社會(huì )熱點(diǎn)分析”等一系列會(huì )議，這些會(huì )議的與會(huì )者一般由集團董事會(huì )成員，集團總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、高級經(jīng)理、信息中心經(jīng)理，區域公司總經(jīng)理以及由總經(jīng)理選派的1-2人，其他與研討議題相關(guān)的指定人員參加。
戰略會(huì )議的目的在于使管理團隊成員具有良好的外部視角及長(cháng)期策略性思考能力，增強集團對戰略目標及其實(shí)現路徑的持續控制和應變能力，增強下屬各區域公司間橫向溝通，促進(jìn)管理團隊成員間的知識共享。
(1)財務(wù)狀況總結與分析
負責人：集團財務(wù)中心高級經(jīng)理
會(huì )議議程：對集團整體及各區域公司的營(yíng)利、資產(chǎn)負債、現金流量、稅收狀況及報表風(fēng)險進(jìn)行報告、差異分析和前瞻預測。
(2)投融資情況總結與分析
負責人：集團投融資管理中心高級經(jīng)理
會(huì )議議程：對各區域公司項目進(jìn)度計劃和資金計劃達成情況進(jìn)行報告、差異分析和前瞻預測；對集團整體獎金籌集、運用情況及資金風(fēng)險進(jìn)行報告、差異分析和前瞻預測。
(3)人力資源狀況總結與分析
負責人：集團人力資源總監
會(huì )議議程：對人員招聘、變動(dòng)及薪資福利情況進(jìn)行報告、分析和前瞻預測；對員工能力和企業(yè)文化提升情況進(jìn)行報告和分析。
(4)年度目標及計劃審視與調控
負責人：集團總經(jīng)理
會(huì )議議程：對集團整體及各區域公司的年度經(jīng)營(yíng)目標及計劃實(shí)施進(jìn)度和效果進(jìn)行綜合分析，修正和調整年度目標及其達成計劃，部署下一階段的行動(dòng)重點(diǎn)。
(5)經(jīng)營(yíng)情況分享
負責人：區域公司總經(jīng)理或相關(guān)副總、部門(mén)經(jīng)理
會(huì )議議程：每次會(huì )議前，各地區公司從以下戰略地圖所描述的核心能力領(lǐng)域中提出1-2個(gè)專(zhuān)題進(jìn)行深度分析并提交集團總經(jīng)理審核，最終由集團總經(jīng)理確定會(huì )議研討專(zhuān)題和主要發(fā)言人。研討的專(zhuān)題既可以是解決特定問(wèn)題的思路、方法和成功經(jīng)驗，也可以是尚未得以很好解決的突出問(wèn)題。一般包括以下專(zhuān)題：土地儲備布局、客戶(hù)特征分析、產(chǎn)品及其組合規劃創(chuàng )新與研發(fā)管理創(chuàng )新、建筑規劃與成本特征的相關(guān)關(guān)系分析、采購議價(jià)和合同規劃、品牌營(yíng)銷(xiāo)創(chuàng )新、項目進(jìn)度管理。
(6)市場(chǎng)發(fā)展、競爭情況、消費趨勢及社會(huì )熱點(diǎn)分析
負責人：集團總監、高級經(jīng)理、區域公司總經(jīng)理或相關(guān)副總、部門(mén)經(jīng)理
會(huì )議議程：會(huì )議前，集團各管理部門(mén)及各地區公司均可從以下領(lǐng)域中提出1-2個(gè)專(zhuān)題進(jìn)行深度分析并提交集團總經(jīng)理審核，最終由集團總經(jīng)理確定會(huì )議研討專(zhuān)題。一般包括房地產(chǎn)相關(guān)法規政策解讀、區域市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展動(dòng)態(tài)、主要競爭對手及境外同業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、行業(yè)融資發(fā)展動(dòng)態(tài)、社會(huì )消費變化趨勢、社會(huì )熱點(diǎn)現象等專(zhuān)題。
2.運營(yíng)會(huì )議體系
“運營(yíng)會(huì )議體系”是企業(yè)戰略決策得以下達、集團運營(yíng)管控、項目質(zhì)量與健康的保證。運營(yíng)會(huì )議體系一般包括以下會(huì )議。
(1)項目負責人雙周例會(huì )
召集人：項目負責人
召開(kāi)時(shí)間：每月至少保證兩周一次例會(huì )，項目負責人可根據項目運營(yíng)情況增加召開(kāi)頻次，一般在雙周周五召開(kāi)
參會(huì )人員：項目負責人、項目各職能經(jīng)理，其他參會(huì )人員由項目負責人確定
會(huì )議目的：通過(guò)上兩周工作總結，回顧計劃工作完成情況；通過(guò)總結提出工作中重難點(diǎn)問(wèn)題，集中團隊資源確定重難點(diǎn)問(wèn)題的解決方案（或資源）；通過(guò)計劃回顧和重難點(diǎn)問(wèn)題梳理，安排下兩周工作計劃（含與各職能部門(mén)配合的工作事項）。
會(huì )議議程：
a.項目營(yíng)銷(xiāo)職能負責人：銷(xiāo)售情況及異常情況分析；
b.項目職能負責人（各部門(mén)）的計劃工作完成情況（包括但不限于一級計劃），未完原因分析、應對措施及重難點(diǎn)問(wèn)題；
c.項目負責人：對提出的重難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行討論，確定解決方案或資源（明確責任人、參與人和專(zhuān)題研究時(shí)間）、下兩周項目計劃(包括但不限于一級計劃)及工作重點(diǎn)（含各職能部門(mén)配合事項）；（d.其他需提請會(huì )議決策的議題。
輸出: 會(huì )議紀要
(2)項目專(zhuān)題研討會(huì )
召集人：項目負責人或指定的項目職能負責人
召開(kāi)時(shí)間：適時(shí)
參會(huì )人員：項目負責人，其他人員由項目負責人和項目職能負責人確定
會(huì )議目的：通過(guò)工作總結（含周例會(huì )提出）梳理的項目重難點(diǎn)問(wèn)題，組織公司內部相關(guān)的專(zhuān)業(yè)資源進(jìn)行研究和討論，確定項目重難點(diǎn)問(wèn)題的可行性方案，作為項目推進(jìn)的工作依據；為項目運營(yíng)管理會(huì )議決策項目重難點(diǎn)問(wèn)題提供依據（如專(zhuān)題會(huì )上仍不能確定按哪種方案實(shí)施則需提交項目運營(yíng)管理會(huì )議。如涉及項目經(jīng)濟指標變化、項目定位等重大變化的可行性建議方案）。
會(huì )議議程：項目職能負責人對已經(jīng)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員討論，擬采用的方案進(jìn)行介紹；與會(huì )人員就提出的方案進(jìn)行討論和確定。
輸出: 會(huì )議紀要；項目專(zhuān)題方案
(3)預案決策會(huì )
召集人：項目負責人或指定的項目職能負責人
召開(kāi)時(shí)間：完成土地開(kāi)發(fā)預案及分析后
參會(huì )人員：前期投資決策小組成員；其他人員由召集人確定，會(huì )議主持人批準；
會(huì )議目的：新項目的研討及決策
會(huì )議議程：
a.就發(fā)展、營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)提供資料進(jìn)行甄別討論，以確定其方案合理性、可行性；
b.找出關(guān)鍵計劃節點(diǎn)、決策點(diǎn)和重要敏感指標，討論如何提高項目競爭力和風(fēng)險控制水平；
c.對項目達成共識，對重要計劃節點(diǎn)、工作包和工作質(zhì)量做出承諾。
階段性成果：發(fā)展部投資建議書(shū)；計劃財務(wù)部投資分析模型；研發(fā)部項目預案
(4)項目啟動(dòng)會(huì )
召集人：項目經(jīng)理
召開(kāi)時(shí)間：取得土地后15日內
參會(huì )人員：項目經(jīng)理；專(zhuān)家委員和其他人員由召集人確定，會(huì )議主持人批準
會(huì )議目的：盡快對項目進(jìn)行推演和設定決策點(diǎn)、控制點(diǎn)；作出項目第一次（也是最重要的）決策；
會(huì )議議程：
a.在項目獲得后對項目進(jìn)行審視、推演；
b.對項目一二級計劃及目標成本預案進(jìn)行梳理；
c.向項目負責人及項目職能負責人交底；
d.進(jìn)一步達成共識，對計劃、成本以及相關(guān)工作包、工作質(zhì)量作出承諾，完成資源匹配。
輸出: 會(huì )議紀要/項目一級計劃
(5)階段成果審查會(huì )
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