上海會(huì )計基礎學(xué)習筆記：會(huì )計檔案

2014年上海會(huì )計基礎學(xué)習筆記：會(huì )計檔案

會(huì )計檔案的概念和內容

一、會(huì )計檔案的概念

會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。

二、會(huì )計檔案的內容

會(huì )計檔案的具體內容包括：

1.會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證。

2.會(huì )計賬簿類(lèi)：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片賬，輔助賬簿，其他會(huì )計賬簿。

3.財務(wù)報告類(lèi)：月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財務(wù)報告。

4.其他會(huì )計資料類(lèi)：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。

【例題1單選題】以下會(huì )計資料中不屬于會(huì )計檔案的是（ ）。

A.現金日記賬

B.總賬

C.購銷(xiāo)合同

D.購貨發(fā)票

[答案]C

會(huì )計檔案的歸檔

1.根據《會(huì )計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會(huì )計檔案，都應按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。

2.當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會(huì )計部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)之后，原則上應由財務(wù)會(huì )計部門(mén)編造清冊，移交本單位的檔案部門(mén)保管；未設立檔案部門(mén)的，應當在財務(wù)會(huì )計部門(mén)內部指定專(zhuān)人保管。

3.移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應當會(huì )同原財務(wù)會(huì )計部門(mén)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。

【例題2單選題】各單位每年形成的會(huì )計檔案，都應由（ ）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。

A.會(huì )計機構

B.檔案部門(mén)

C.人事部門(mén)

D.指定專(zhuān)人

[答案]A

會(huì )計檔案的保管期限

一、永久檔案與定期檔案

各種會(huì )計檔案的保管期限，根據其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類(lèi)。

永久檔案即長(cháng)期保管，不可以銷(xiāo)毀的檔案；定期檔案根據保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5種。會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起。

《會(huì )計檔案管理辦法》規定了我國企業(yè)和其他組織等會(huì )計檔案的保管期限，該辦法規定的會(huì )計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為：（主要了解企業(yè)的）

1.永久：會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊以及年度財務(wù)報告；

2.25年的：現金和銀行存款日記賬；

3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；

4.3年的：月度、季度財務(wù)報告；

5.l5年的：其他。含所有會(huì )計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款日記賬），會(huì )計移交清冊。

【例題3單選題】會(huì )計檔案的保管期限是從（ ）算起。

A.會(huì )計年度終了后第一天

B.審計報告之日

C.移交檔案管理機構之日

D.會(huì )計資料的整理裝訂日

[答案]A

【例題4單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為（ ）。

A.15年

B.25年

C.3年

D.10年

[答案]A

【例題5單選題】各種會(huì )計檔案的保管期限，根據其特點(diǎn)分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為（ ）。

A.3年、10年、20年、30年、40年5種

B.1年、5年、10年、15年、20年5種

C.3年、5年、10年、15年、20年5種

D.3年、5年、10年、15年、25年5種

[答案]D

會(huì )計檔案的查閱和復制

一、會(huì )計檔案的查閱和復制

各單位保存的會(huì )計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

二、會(huì )計檔案的交接（了解）

（1）單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

（2）單位分立

①單位分立后原單位存續的應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制；

②單位分立后原單位解散的協(xié)商后的其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制。

單位分立中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦理交接手續。

（3）單位因為業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì )計檔案應當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制。

對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接的單位保存，并按照規定辦理交接手續。

（4）單位合并

①單位合并后原單位解散或一方存續其他方解散的原各單位的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管；

②單位合并后原各單位仍存續的仍應由原單位保管。

建設單位在項目建設期間形成的會(huì )計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

（5）單位之間交接會(huì )計檔案的交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。

（6）個(gè)人交接時(shí)交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案交清冊上簽名或者蓋章。

（7）我國境內所有單位的會(huì )計檔案不得攜帶出境。

會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀

會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

（1）由本單位檔案機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。

（2）單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。

（3）銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo)。

（4）監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案；銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。

注意：對于保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)原始憑證，以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。

【例題6多選題】保管期滿(mǎn)，不得銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案有（ ）。

A.未結清的債權債務(wù)原始憑證

B.正在建設期間的建設單位的有關(guān)會(huì )計檔案

C.超過(guò)保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買(mǎi)憑證

D.銀行存款余額調節表

[答案]ABC

[解析]對于保管期滿(mǎn)但尚未結清的債權債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷(xiāo)毀，應單獨抽出，另行立卷，有檔案部門(mén)保管到未了事項完結為止，選項A、C屬于這種情況。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案也不得銷(xiāo)毀。

【例題7多選題】按照《會(huì )計檔案管理辦法》的規定，下列說(shuō)法中正確的有（ ）。

A.會(huì )計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)

B.單位合并后原各單位仍存續的，其會(huì )計檔案仍應由原各單位保管

C.企業(yè)銀行存款余額調節表、銀行對賬單和固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年

D.我國境內所有單位的會(huì )計檔案不得攜帶出境

[答案]BCD

[解析]各種會(huì )計檔案的保管期限根據其特點(diǎn)分為永久和定期兩種。會(huì )計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種。

【例題8判斷題】銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應由單位檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo)。（ ）

[答案]√

總結

1.一定要結合教材將課程完整地學(xué)習一遍。

2.學(xué)習時(shí)重在理解，不要死記硬背。

3.要注意學(xué)習方法：結合教材多做練習。

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