HR系統方案選型步驟

HR系統方案選型步驟

人力資源管理理論越來(lái)越成熟，結合了IT技術(shù)的人力資源管理系統也逐漸在企業(yè)間流行。企業(yè)用戶(hù)在眾多的軟件供應商中選擇出合適的HR系統方案，需要用戶(hù)制定正確的選型策略，遵循規范的選型流程以及設計完善的供應商評價(jià)體系。這不僅能夠幫助用戶(hù)避免選型陷阱，有效規避投資風(fēng)險，還能大大縮短用戶(hù)的選型周期，降低選型成本。為此，總結了一些HR系統選型步驟，供用戶(hù)選型時(shí)參考。

工具/原料

企業(yè)用戶(hù)

項目組

HR系統

HR系統供應商

步驟/方法

1

確立HR系統選型項目組與選型目標

HR系統是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在選型時(shí)需要考慮的因素很多。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以成立一個(gè)3-5人組成的選型項目組。成員除了HR部門(mén)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有文章的IT管理人員外，還應該有企業(yè)的管理者代表參與，以加強與企業(yè)管理層的溝通，這對獲得企業(yè)決策層自始至終的支持非常有益。

選型項目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際，設定HR系統項目的建設目標。確定項目目標，需要項目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門(mén)經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶(hù)等企業(yè)內外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來(lái)完成。只有這樣，才能確定出滿(mǎn)足自身需要的'合理目標。

2

確定預算

要準確估算出整個(gè)HR系統的預算是比較困難的，特別是對于沒(méi)有選型文章的用戶(hù)來(lái)說(shuō)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)在擬定項目預算的時(shí)候可以參考HR系統供應商的一般報價(jià)和已經(jīng)實(shí)施過(guò)HR系統的同行企業(yè)進(jìn)行預估。另一方面，項目組在擬定預算的時(shí)候，除了購買(mǎi)系統的費用外，還要把實(shí)施費用以及相應的運行環(huán)境建設費用、軟件后期維護費用等費用計入預算去。

3

選擇供應商與編寫(xiě)RFP

企業(yè)在供應商初選階段可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )搜索、請其他已實(shí)施HR系統的同行推薦等途徑來(lái)初步收集供應商信息。面對眾多候選供應商，用戶(hù)需要將候選供應商的數量縮小到精力所及的范圍之內，明確列出一系列供應商必須滿(mǎn)足的要求，再與符合要求的供應商進(jìn)行溝通。

在對供應商進(jìn)行初選時(shí)，選型項目組應該著(zhù)手準備RFP。RFP雖然不能確保用戶(hù)就能獲得理想的HR系統解決方案，但卻可以幫助用戶(hù)發(fā)現那些盡可能接近自身需求的系統。所以編寫(xiě)RFP是十分必要的。

4

評估方案建議書(shū)

評估方案建議書(shū)是企業(yè)對所收集回來(lái)的符合要求的軟件供應商進(jìn)一步的評估。這一階段，企業(yè)可以讓軟件供應商給出更為詳細的系統資料，并根據RFP中的關(guān)鍵項目進(jìn)行評分。分數達到要求的可以進(jìn)入系統演示階段。

在這個(gè)階段，用戶(hù)應該掌握系統演示的主動(dòng)權，準備好在適當的時(shí)候就一些關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行提問(wèn)，但不要過(guò)分關(guān)注每一個(gè)細節。對供應商系統演示效果的評估主要基于兩個(gè)標準，即RFP階段的評估標準以及供應商對用戶(hù)預先提供的演示用例的滿(mǎn)足程度。全部系統演示過(guò)程結束后，用戶(hù)對每一家供應商及其提供的HR系統解決方案就有了直觀(guān)認識。項目組所有成員都應該參與系統演示過(guò)程，尤其是高層管理者代表，他們深入參與非常必要，因為他們往往對最終決策起著(zhù)關(guān)鍵作用。系統演示全部結束后，一般可保留3~4家供應商進(jìn)入下一輪評估。

5

調整方案，最后決策

通過(guò)與供應商及其用戶(hù)的現場(chǎng)溝通，企業(yè)可以對意向比較深的供應商進(jìn)一步做典型用戶(hù)的評估。與HR系統供應商典型用戶(hù)溝通完之后，項目組需要對RFP再次進(jìn)行補充與調整，確保在前面各個(gè)環(huán)節產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統功能、報表、系統性能、實(shí)施計劃、報價(jià)以及售后服務(wù)等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應商在方案調整中進(jìn)行答復或確認。方案調整完畢后，相信企業(yè)用戶(hù)可以做最后的決策了。

注意事項

選型一定要根據企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行

在未完成合同前，不要過(guò)早對其他的供應商都否定掉