辦公用品及設備管理辦法

辦公用品及設備管理辦法

　　第一章 總則

　　第1條 為規范辦公用品及設備的采購、領(lǐng)取、使用、保管與維修,使之管理有序,責任明確,以便更好地服務(wù)于公司各項工作和降低辦公用品及設備的使用經(jīng)費,特制定本辦法。

　　第2條 本辦法適用于公司辦公用品及設備的管理。所指辦公用品及設備包括:文具、紙張、文件夾等文案用品,辦公桌椅、檔案柜等辦公用具,電話(huà)、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公器具設備,電視、空調、風(fēng)扇、取暖器等家電設備。

　　第3條 主要職責。

　　1.集團行政管理中心主任:審核采購預算計劃;監督指導集團總部物資用品的發(fā)放、保管和使用;審批、控制物資的采購、報廢,確保符合采購流程與標準。

　　2.集團采購主管:組織實(shí)施日常辦公用品的采購及預算計劃;采購總部打印機、復印機耗材等各類(lèi)辦公用品。

　　3.集團前臺/后勤管理員:負責辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購工作,并做好采購記錄;負責對各類(lèi)用品的領(lǐng)用、發(fā)放;建立各類(lèi)用品管理臺賬并及時(shí)更新,保證賬物相符。

　　4.集團財務(wù)管理中心:負責審批采購計劃和采購費用報銷(xiāo)并監督采購。

　　第二章 辦公用品及設備的計劃管理

　　第4條 行政管理中心根據集團下達的辦公用品及設備年度采購預算及各單位實(shí)際情況,分解并下達各部門(mén)年度辦公用品及設備費用計劃。

　　第5條 各部門(mén)依據行政管理中心提供的明細清單填寫(xiě)《辦公用品及設備采購明細表》,并于每月3號前(放假順延三天)報行政管理中心。各部門(mén)要對申領(lǐng)人所需增配辦公用品數量進(jìn)行檢查,不合規定或超出標準的予以駁回。

　　第6條 行政管理中心于每月5號前(放假順延三天)對各部門(mén)的《辦公用品及設備采購明細表》匯總、審核,形成集團辦公用品月度采購計劃并據此實(shí)施采購。

　　第三章 辦公用品及設備的采購

　　第7條 采購人員根據采購計劃采購物品,要認真負責,堅持物美價(jià)廉,貨比三家。在入庫之前,確保物品的完好無(wú)損。如有損壞,屬對方原因負責退還,屬自身原因自行賠償。

　　第8條 供應商的選擇。按照公平、公正的原則,采取公開(kāi)比質(zhì)、比價(jià)等方式擇優(yōu)確定供應商。

　　1.為保證集團以較低的價(jià)格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設備,集團將先行擇優(yōu)選取2~3家實(shí)力較強的供應商經(jīng)過(guò)同類(lèi)(種)產(chǎn)品比質(zhì)、比價(jià)后,各自提供其最具競爭力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。

　　2.引入競爭機制,要求供應商每季(月)提供最新的產(chǎn)品報價(jià)及樣品,集團集中評定后及時(shí)調整各供應商的采購品種與數量。條件成熟時(shí),再確定長(cháng)期供應商。

　　3.行政管理中心負責與供應商簽訂采購及服務(wù)協(xié)議。

　　4.對于零星、低價(jià)用品,按便利原則擇近、擇優(yōu)購買(mǎi)。

　　第9條 采購。

　　1.采購申請流程。

　�、賳蝺r(jià)<500元的:

　　集團總部:員工發(fā)起→集團業(yè)務(wù)中心負責人審批→行政管理中心主任審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　　區域公司:辦公室/綜合部發(fā)起→區域公司負責人審批→區域公司辦公室采購、分發(fā)→區域公司財務(wù)部核查、備案→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　�、趩蝺r(jià)≥500元的:

　　集團總部員工發(fā)起或區域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團業(yè)務(wù)部門(mén)負責人審批或區域公司負責人審批→集團行政管理中心主任審批→集團行政副總審批→集團總裁審批→采購主管采購、分發(fā)→財務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。

　　2.單價(jià)超過(guò)1000元的辦公用品及設備實(shí)行采購小組采購制度。采購小組由行政管理中心、財務(wù)管理中心、申購部門(mén)各派一人組成,原則上不少于兩人。采購申請獲得批準后,由采購小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則負責采購。

　　3.采購的物品到貨后,由采購主管持采購計劃和購貨發(fā)票連同采購的物品送交行政管理中心主任驗收,驗收無(wú)誤后,填寫(xiě)一式三聯(lián)的入庫單,其中存根聯(lián)由行政管理中心留存,記賬聯(lián)交付采購主管用于報銷(xiāo),回執聯(lián)由前臺/后勤管理員用于登記庫房臺賬。

　　4.采購的物品驗收入庫后,前臺/后勤管理員應按其類(lèi)別、品名分門(mén)別類(lèi)碼放整齊,并負責物品的完好無(wú)損,如有非正常情況的損壞,自行賠償。

　　5.各部門(mén)需自行購置一些急需的單價(jià)超過(guò)500元或者采購總額超過(guò)500元的辦公用品,在征得集團領(lǐng)導同意后執行,購置后報銷(xiāo)前到行政管理中心簽字登記。

　　第四章 辦公用品及設備的領(lǐng)取

　　第10條 集團的辦公用品統一由行政管理中心保管和發(fā)放,各部門(mén)需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規定到行政管理中心前臺/后勤管理員處領(lǐng)取。

　　第11條 使用部門(mén)領(lǐng)用常規性辦公用品應以舊換新,填寫(xiě)辦公用品《領(lǐng)料單》(詳見(jiàn)附件1),辦理相關(guān)領(lǐng)用手續后,方可領(lǐng)取。

　　第12條 辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪用私用,隨意丟棄廢置;嚴禁員工將辦公用品帶出公司私用。

　　第13條 使用辦公用品應以室為家,在日常工作中,提倡節約作風(fēng),物盡其用,不要大材小用,努力降低辦公成本。

　　第14條 精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,使用后及時(shí)關(guān)閉電源,避免人為對各種設備的損害。

　　第15條 凡屬各部門(mén)或部門(mén)內員工共同使用的辦公用品和設備應指定專(zhuān)人負責保管,員工使用時(shí)應作借用、歸還登記。

　　第16條 員工離職,必須在離職前向行政管理中心或區域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品,辦理歸還手續(指固定資產(chǎn)、計算機等非易耗品)。

　　第17條 集團信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負責印制,各部門(mén)按需領(lǐng)用,行政管理中心負責登記工作。各部門(mén)專(zhuān)用資料如需印制,由部門(mén)提出需求及樣式交行政管理中心落實(shí)印制,行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。

　　第五章 辦公用品及設備的保養維修

　　第18條 各部門(mén)按照設備的操作規程要求,對辦公設備進(jìn)行定期維護,做好清潔保養工作。

　　第19條 電話(huà)、傳真機、電腦、打印機、復印機等辦公設備出現故障或維護(加碳粉、換墨盒)時(shí),由使用部門(mén)向行政管理中心提出維修維護申請,填寫(xiě)《辦公設備維修申請單》(詳見(jiàn)附件2),由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統一安排維修。

　　第20條 企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對辦公設備進(jìn)行檢查,統計辦公設備使用與維修情況。

　　第21條 經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的,由責任者按物品的購置價(jià)格和使用時(shí)間、新舊程度折價(jià)賠償。(詳見(jiàn)附件3《物品損壞賠償折價(jià)表》)。

　　1.人為物理?yè)p壞或使用不當;

　　2.私自拆裝辦公用品與設備;

　　3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

　　4.保管不善造成物品遺失的;

　　5.其他的人為因素造成的損壞。

　　第六章 辦公用品及設備的盤(pán)點(diǎn)與報廢處理

　　第22條 盤(pán)點(diǎn)的組織管理。由行政管理中心和財務(wù)管理中心,組織各中心、區域公司對辦公用品和設備進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。

　　第23條 盤(pán)點(diǎn)頻度與要求。每半年盤(pán)庫結算一次,要做到賬賬相符、賬物相符。對壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責任。

　　第24條 報廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設備損壞的,由使用者/保管人填寫(xiě)《設備報廢申請單》(詳見(jiàn)附件4),說(shuō)明原因和理由;報廢手續完成后,及時(shí)辦理補充新品的領(lǐng)用手續。

　　報廢流程:使用者/保管人申請→責任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財務(wù)總監審核→行政副總或總裁簽批→財務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。

　　第七章 辦公用品及設備的監督控制

　　第25條 行政管理中心對各部門(mén)所擁有的辦公用品易耗品(主要指打印耗材與印刷制品)進(jìn)行統計與調查。每月10日前對上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統計分析報表,上報行政副總和總裁。

　　第26條 行政管理中心對各部門(mén)辦公設備維修與保養做統計報表,每月上報行政副總和總裁,進(jìn)一步控制設備維修費用。

　　第27條 各中心根據辦公需求,制定本中心的月度辦公用品預算,報行政管理中心,行政管理中心據此對辦公用品的使用進(jìn)行監督,控制辦公用品經(jīng)費。

　　第28條 財務(wù)管理中心負責對辦公用品與設備的購置、維修、報廢等程序進(jìn)行監督。企業(yè)管理中心對列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設備的狀態(tài)及變更程序進(jìn)行監督。監督審計中心負責對各部門(mén)的管理行為進(jìn)行監督。

　　第八章 附則

　　第29條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。

　　第30條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì )議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執行。

　　第31條 附件:

　　(1)辦公用品領(lǐng)用單;

　　(2)辦公設備維修申請單;

　　(3)物品損壞賠償折價(jià)表;

　　(4)設備報廢申請單。

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