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淺談辦公室的電話(huà)禮儀
淺談辦公室的電話(huà)禮儀1
辦公秘書(shū)的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽(tīng)電話(huà)的禮儀，讓對方在您親切的話(huà)語(yǔ)中心平氣和地談事情，通話(huà)結束后，對方會(huì )對您公司有極佳的印象。
通話(huà)時(shí)聲音不宜太大，讓對方聽(tīng)得清楚就可以，否則對方會(huì )感覺(jué)不舒服，而且也會(huì )影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話(huà)時(shí)首先應自報單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)。
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要詢(xún)問(wèn)對方單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)，接轉電話(huà)時(shí)為指定受話(huà)人提供便利。
當對方要找的人不在時(shí)，在不了解對方的動(dòng)機、目的是什么時(shí)，請不要隨便傳話(huà)。未授權的情況下不要說(shuō)出指定受話(huà)人的行蹤。
當你正在通電話(huà)，又碰上客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，原則上應先招待來(lái)訪(fǎng)客人，此時(shí)應盡快和通話(huà)對方致歉，得到許可后掛斷電話(huà)。不過(guò)，電話(huà)內容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應告知來(lái)訪(fǎng)的客人稍等，然后繼續通話(huà)。
在電話(huà)中傳達事情時(shí)，應重復要點(diǎn)，對于數字、日期、時(shí)間等，應再次確認以免出錯。
如果對方?jīng)]有報上自己的`姓名，而直接詢(xún)問(wèn)上司的去向，此時(shí)應客氣而禮貌地詢(xún)問(wèn)："對不起，請問(wèn)您是哪位?"
要轉告正在接待客人的人有電話(huà)時(shí)，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽(tīng)不清楚對方說(shuō)話(huà)的內容時(shí)，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
如果電話(huà)突然發(fā)生故障導致通話(huà)中斷，此時(shí)務(wù)必換另外的電話(huà)再撥給對方，向對方解釋清楚。
掛斷電話(huà)前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話(huà)，才能放下聽(tīng)筒。
淺談辦公室的電話(huà)禮儀2
“電話(huà)嘛，響了就接，有問(wèn)就答嘛，哪有什么技巧��？”
要是現在誰(shuí)還會(huì )有這種想法，那也太老土了。要知道，在現代社會(huì )的辦公室，就連接打電話(huà)也有一定的禮儀可言，不信，請看下面：
如果你要出差幾天，電話(huà)留言必須說(shuō)明情況，否則來(lái)電者可能誤以為你只是去開(kāi)會(huì )，幾個(gè)小時(shí)后就會(huì )回來(lái)，因而再次來(lái)電，或者預想你會(huì )在當天回電。這兩種情況都讓對方感到難以聯(lián)絡(luò )到你。
打電話(huà)前要先準備好，如果對方?jīng)]有接聽(tīng)電話(huà)的話(huà)，省得在聽(tīng)到留言的提示音后，還得慌里慌張地馬上組織語(yǔ)言。留言時(shí)必須解釋你打電話(huà)的.原因，以及希望對方何時(shí)回電，另外不要忘記留下自己的電話(huà)號碼。要注意，說(shuō)留言時(shí)不要太快，否則對方必須重復聽(tīng)取留言。
避免使用電話(huà)的等候功能，這種功能會(huì )使對方覺(jué)得你不重視他的時(shí)間，即便你只是暫停一下去找資料，也會(huì )顯示你的準備不足。
不要在手機上談?wù)撋婕吧虡I(yè)機密的事情，對方有可能會(huì )擔心你是在公共場(chǎng)合打電話(huà)。
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