通知的編寫(xiě)技巧

通知范文的編寫(xiě)技巧

　　發(fā)通知、公告，是人事行政部在日常工作中常做的事。但通知要怎么編寫(xiě)?以下是小編收集的通知范文的編寫(xiě)技巧，希望大家認真閱讀!

　　一、什么情況下需要撰寫(xiě)預通知

　　在日常工作中，很多活動(dòng)、會(huì )議不必發(fā)出預通知，只需要一次性發(fā)出正式通知即可。制發(fā)預通知，多是因為一些具體原因造成的。認真考察這些原因，主要有以下幾種：

　　一是一些重要的大型會(huì )議、活動(dòng)在正式舉行前，需要做大量的準備工作，并且這些準備工作任務(wù)量大，需較長(cháng)時(shí)間才能完成。為了充分準備、認真籌劃、精心組織，提前發(fā)出預通知，使相關(guān)單位和人員對照要求，可以妥善安排和部署，提前推進(jìn)工作，能夠確保會(huì )議、活動(dòng)圓滿(mǎn)舉行。比如，為了做好2015 年全國職業(yè)院校信息化教學(xué)大賽相關(guān)工作，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月15 日下發(fā)了《關(guān)于舉辦2015 年全國職業(yè)院校信息化教學(xué)大賽的預通知》，明確了比賽大體時(shí)間、比賽項目、賽項要求、比賽內容、比賽方式、參賽要求等，有關(guān)單位和院校收到預通知后，便可以著(zhù)手準備參賽事宜，以便取得好的賽績(jì)。

　　二是未知的不確定因素多，一些重要事項無(wú)法確定。比如，具體的會(huì )議、活動(dòng)日期、活動(dòng)方式、會(huì )議議程等需要進(jìn)一步商定，但為了不影響工作的整體推進(jìn)，提前發(fā)出預通知對有關(guān)事項作出安排，穩步推進(jìn)籌備工作。當這些不確定因素確定以后，再發(fā)出正式通知。比如，某單位發(fā)出的《關(guān)于召開(kāi)2015 年度工作會(huì )議的預通知》，由于主要負責人的日程安排無(wú)法確定，因此會(huì )議時(shí)間只能寫(xiě)成“2015 年2 月”，并且注明了“具體會(huì )議時(shí)間另行通知”。有時(shí)，一些面向社會(huì )公眾的會(huì )議、活動(dòng)，由于擔心參加人員數量不足、高級別專(zhuān)家和相關(guān)領(lǐng)導無(wú)法到場(chǎng)、場(chǎng)地不宜聯(lián)系等因素，也會(huì )發(fā)出預通知，這些環(huán)節一一落實(shí)后，才發(fā)出正式通知。

　　三是為了避免時(shí)間、地點(diǎn)等沖突，提前發(fā)出預通知，以便有關(guān)單位和人員可以妥善安排日程和行程，能夠按時(shí)參加會(huì )議、活動(dòng)。比如，一些面向社會(huì )的開(kāi)放性會(huì )議在旅游旺季舉行時(shí)，為了規避旅游高峰，會(huì )提前告知一個(gè)大致的時(shí)間范圍和會(huì )議地點(diǎn)，讓與會(huì )人員提前自行調整時(shí)間安排，如果沒(méi)有沖突，在敲定具體的時(shí)間和地點(diǎn)后，發(fā)出正式通知，予以確定。

　　四是根據工作常規和工作經(jīng)驗需要在未來(lái)的某個(gè)時(shí)間段開(kāi)展某項工作，但上級有關(guān)精神和要求還沒(méi)有下達，為了提前著(zhù)手準備，未雨綢繆，而發(fā)出預通知要求相關(guān)單位做好準備工作，以免上級新要求下達時(shí)措手不及，或時(shí)間緊張、倉促應對。比如，上海理工大學(xué)2015 年4 月20 日發(fā)出的《關(guān)于開(kāi)展我校2015 年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計劃志愿者招募工作的預通知》，就是“由于團中央關(guān)于《2015年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計劃實(shí)施方案》的通知尚未下發(fā)”而發(fā)出的，并注明了“正式文件下發(fā)后將再次發(fā)布”。華南農業(yè)大學(xué)2013 年3 月份發(fā)出的一份《關(guān)于做好2013 年度省科技獎申報工作的預通知》開(kāi)篇即指出，“根據以往工作經(jīng)驗，2013 年度廣東省科學(xué)技術(shù)獎將于4 月份開(kāi)始組織申報。為了做好我校省科技獎的組織申報工作，按照‘組織’‘培育’和‘規劃’申報的工作原則”，將有關(guān)事項進(jìn)行預通知。

　　二、如何撰寫(xiě)預通知

　　預通知的撰寫(xiě)和正式通知一樣，其結構都由首部、主體和尾部三部分構成，不同之處主要體現為細節表述上的差異。

　　1.首部。首部包括標題和主送機關(guān)。通知的標題由發(fā)文機關(guān)+ 事由+ 文種組成。相應地，預通知的標題也由這三要素組成。但預通知的標題要注明“預通知”或“預備通知”，以示與其他類(lèi)型通知的區別。比如，《×××關(guān)于開(kāi)展2014 年黨建年終考核工作的預通知》《黑龍江省水利廳關(guān)于召開(kāi)全省水利工作會(huì )議的預通知》《共青團湖南省委組織部關(guān)于開(kāi)展2015年“湖湘青年英才”支持計劃工作的預備通知》等。本著(zhù)改進(jìn)文風(fēng)的原則，盡量不要使用類(lèi)似《全國第××屆××學(xué)術(shù)年會(huì )暨中國××聯(lián)盟專(zhuān)家委員會(huì )工作會(huì )議征文通知(預通知)》這樣繁復的標題。預通知的主送機關(guān)和正式通知一樣，只需要準確、規范即可。

　　2.主體部分。預通知的主體部分和正式通知的主體部分一樣，包括通知事由、通知事項、有關(guān)要求等內容。所不同的是，對于一些尚未確定的事項，一定要注明。比如，注明“會(huì )議其他有關(guān)事項以正式通知為準”“具體時(shí)間、地點(diǎn)另行通知”“正式會(huì )議通知擬于10 月中旬發(fā)出”等，避免引起誤解。有時(shí)，在措辭用語(yǔ)，也需仔細推敲。比如，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月1 日下發(fā)的《關(guān)于做好首屆全國職業(yè)教育活動(dòng)周組織工作的預通知》，為了突出預通知的特別屬性，在通知事項中特別選用了“擬定的時(shí)間和主題”“擬定的主要內容”等說(shuō)法，用“擬定”來(lái)表明不確定性。

　　多數預通知為了暢通聯(lián)絡(luò )渠道，確保溝通方便，需要在正文后面注明負責相關(guān)工作的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話(huà)、電子郵箱、詳細地址等。

　　3.結尾。預通知的結尾和正式通知的結尾一樣，需要注明發(fā)文機關(guān)和日期，但要注意格式規范�！饵h政機關(guān)公文格式》(GB/T9704-2012) 中關(guān)于落款位置要求和成文日期中的數字要求，需要特別注意，日常工作中非常容易出錯。

　　有時(shí)，根據需要，預通知也可以有《回執單》《登記表》《報名表》《申報表》《名額分配表》之類(lèi)的附件材料，但應在正文中有所交代，并對應地附在預通知的后面。

　　三、撰寫(xiě)預通知的注意事項

　　通知作為常用的一種應用文體，在寫(xiě)作時(shí)，一要層次清楚，邏輯嚴密。通知的內容大多是交辦或告知事項，撰寫(xiě)時(shí)應從多方面、多角度提出要求或給予說(shuō)明，同時(shí)，要按照事項的輕重主次一事一條逐層展開(kāi)，形成環(huán)環(huán)相扣、邏輯嚴密的結構布局。二要內容明確，要求具體。通知所涉及的原則措施、步驟辦法等要清楚明確，符合實(shí)際情況，具有較強的可操作性，以便于貫徹執行。

　　預通知的撰寫(xiě)除了要遵守這些基本要求之外，還要特別注意以下幾點(diǎn)：

　　一是盡量不要頻繁使用預通知。頻繁使用預通知會(huì )削弱會(huì )議、活動(dòng)的影響力、吸引力，使原本打算參與的人員對會(huì )議、活動(dòng)的舉行信心不足，甚至退出。另外，還要避免發(fā)出第一輪預通知、第二輪預通知等類(lèi)似的多次預通知，這會(huì )使主辦方組織能力、協(xié)調能力受到懷疑，也會(huì )使其公信力、形象、信譽(yù)受損。

　　二是語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，必要的事項要交代清楚。對一些無(wú)法確定的事項，在預通知中可以用模糊性詞語(yǔ)表述。比如時(shí)間，可以用“近期”“5 月上旬”“6 月份”“7—8 月”“6 月15 日前”等籠統說(shuō)法，同時(shí)還要注明“具體……另行通知”。

　　預通知作為一種特殊的通知類(lèi)型，其撰寫(xiě)有其自身的特別要求，在起草前要認真預想可能會(huì )遇到的各種問(wèn)題，充分考慮各種制約因素;起草時(shí)要仔細斟酌，語(yǔ)言表述準確到位，避免歧義;發(fā)出后還要認真解答有關(guān)單位和人員的疑問(wèn)，按照預通知的要求做好工作部署和準備，扎實(shí)推進(jìn)，為會(huì )議、活動(dòng)的順利舉行奠定良好的基礎。

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