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演講者快速進(jìn)入演講的狀態(tài)
演講者總是抱怨準備太倉促。事實(shí)上，只要進(jìn)行合理分配，時(shí)間根本不是問(wèn)題。
除了雕琢核心觀(guān)點(diǎn)鮮明的文稿，制作形象生動(dòng)的幻燈片和熟悉現場(chǎng)技術(shù)設備之外，更重要的是搞清以下幾個(gè)概念并均衡分配時(shí)間："說(shuō)什么"-"怎么說(shuō)";"練習"-"預演";"物質(zhì)準備"-"心理準備"。
很多經(jīng)理人都是在演講結束時(shí)才開(kāi)始大徹大悟："要是我處理那個(gè)問(wèn)題時(shí)，稍稍多一點(diǎn)技巧就好了";"要是能找到更多有說(shuō)服力的數據來(lái)支持我的觀(guān)點(diǎn)就好了"。當然，演講過(guò)后最追悔莫及就是："要是我有更多時(shí)間準備就好了。"這些都是事后諸葛亮，完全于事無(wú)補。
事實(shí)上，對大多數經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，有再多的時(shí)間準備演講也還是不夠。如果你熬了三個(gè)晚上來(lái)準備，講完之后你會(huì )覺(jué)得應該熬五個(gè)晚上才行。
時(shí)間總顯得不夠用，部分原因是因為許多經(jīng)理人在演講上追求盡善盡美。如何利用這些寶貴的時(shí)間(通常也就是指，你是否真正理解了練習和預演的不同)，決定了你的演講是平淡無(wú)奇，還是震撼人心。
也就是說(shuō)，在如何利用時(shí)間上并沒(méi)有什么放之四海而皆準的規律。每個(gè)經(jīng)理人千差萬(wàn)別，他們有各自的目標、演講經(jīng)驗，對演講內容和聽(tīng)眾的把握能力各異，所采用的視聽(tīng)設備也不同，因此"共同規律"即使有也用處不大。專(zhuān)家認為，更好和更現實(shí)的做法是：合理利用你能擠出的每一分鐘時(shí)間。
雕琢講稿“說(shuō)什么”
首先要撰寫(xiě)演講文稿，然后制作圖表或幻燈片來(lái)做補充。這好像是顯而易見(jiàn)的道理，但是許多經(jīng)理人卻是先做幻燈片，然后再在上面編寫(xiě)句子。盡管有些人可以采用這種方式，但對大多數人來(lái)說(shuō)，顛倒順序的容易造成演講雜亂無(wú)章、主題渙散。
一旦開(kāi)始寫(xiě)演講稿，要留出充裕的時(shí)間對文稿進(jìn)行編輯潤色。專(zhuān)業(yè)的演講稿撰寫(xiě)人建議在寫(xiě)第一稿時(shí)，要盡可能快，不要停下來(lái)去修改已寫(xiě)完的部分，或者去反復推敲措辭。這些工作留到以后來(lái)做。簡(jiǎn)練并生動(dòng)的語(yǔ)言必須經(jīng)過(guò)不斷地修改才能出現，而不是在草稿階段就可以達到這個(gè)效果。
編輯文稿時(shí)，要大刀闊斧敢于下手。研究演講藝術(shù)的大衛·登普西教授(David Dempsey)說(shuō)："能用三個(gè)觀(guān)點(diǎn)突出主題，就不要用十個(gè)觀(guān)點(diǎn)，這樣反而不能給人留下任何印象。要不斷地問(wèn)自己，這是不是最重要的問(wèn)題?這是不是最好的例子?這是不是說(shuō)明我的觀(guān)點(diǎn)最有煽動(dòng)力的表達方式?"
如果你的結論或重要觀(guān)點(diǎn)沒(méi)有經(jīng)過(guò)精心琢磨和反復修改，登普西認為："不管花多少時(shí)間去練習，不管你的演講技巧有多么高超，都不能掩飾這個(gè)根本的缺陷。"
卡內基顧問(wèn)公司(Dale Carnegie & Associates)的課程總監大衛·格林(David Green)建議時(shí)間緊張的經(jīng)理人記�。�"做好眼前事，勝過(guò)事后諸葛亮。"盡管你希望自己的演講稿和幻燈片出類(lèi)拔萃，但是你不能在推敲詞句上浪費過(guò)多時(shí)間，何況實(shí)際演講的時(shí)候也許不會(huì )照本宣科。
格林認為："一般來(lái)說(shuō)，大多數人準備好演講的時(shí)間比他們自己認為的要早得多。他們需要安排更多的時(shí)間來(lái)排練和演習如何與聽(tīng)眾互動(dòng)。"
核心觀(guān)點(diǎn)貫始終
無(wú)論你采用何種方式來(lái)確定演講稿的結構，你都可以通過(guò)列出重點(diǎn)段落或概念作為"記憶觸發(fā)點(diǎn)"來(lái)節省時(shí)間，也就是要抓住要點(diǎn)，而不是逐字逐句地把整篇文章寫(xiě)出來(lái)。
曼德?tīng)枩贤ㄓ邢薰镜腃EO史蒂夫·曼德?tīng)?Steve Mandel)認為，記憶觸發(fā)點(diǎn)模式有助于演講時(shí)的即興發(fā)揮，而聽(tīng)眾也喜歡聽(tīng)。"我告訴那些演講人，演講時(shí)不要唱獨角戲，要多用對話(huà)模式與聽(tīng)眾進(jìn)行溝通，就像兩個(gè)人坐在廚房的桌子邊聊天那樣，這會(huì )令人感覺(jué)自然、放松，而且你還不用花很多心思去想說(shuō)些什么。而獨白式的演講就是一個(gè)人對著(zhù)幻燈片生硬地自言自語(yǔ)。"
曼德?tīng)栒f(shuō)，在準備演講的開(kāi)始階段，應該花更多時(shí)間去琢磨如何圍繞核心觀(guān)點(diǎn)來(lái)組織演講內容。"電梯式演講"是指核心觀(guān)點(diǎn)始終貫穿整個(gè)演講過(guò)程，就像電梯在每個(gè)樓層間運行一樣。當然這得花費時(shí)間，但卻是值得的，可以避免在遇到挫折時(shí)就投降，也可以避免在找到核心觀(guān)點(diǎn)之前，在那些無(wú)關(guān)痛癢的事情上花太多時(shí)間。
勤加預演“怎么說(shuō)”
某咨詢(xún)公司的總裁瑪里琳·莫布利(Marilynn Mobley)建議在演講稿還未定稿之前就開(kāi)始預演，這樣就可以盡早知道在哪些地方你可能會(huì )講太長(cháng)時(shí)間、哪些內容還需要調整。
莫布利在準備一個(gè)演講時(shí)，是這樣安排時(shí)間的：因為對話(huà)題和聽(tīng)眾都很熟悉，她先用15%的時(shí)間調查聽(tīng)眾的需求;50%的時(shí)間用來(lái)準備演講---確定論點(diǎn)、收集論據、設定起承轉合、制作幻燈片;20%的時(shí)間用來(lái)進(jìn)行初步的預演，"就當有聽(tīng)眾在面前，練習如何停頓、如何結合幻燈片講解，并熟悉設備，從而確定整個(gè)過(guò)程是否可行，時(shí)間拿捏是否合理";10%的時(shí)間是在初步預演后進(jìn)一步修改演講稿，包括編輯文字和調換某些幻燈片的順序;剩下5%的時(shí)間用來(lái)進(jìn)行最后的預演。
先想想你以前通常是怎么準備演講的。也許你和大多數經(jīng)理人一樣，利用一切可能的機會(huì )練習，或在路上分秒必爭，或在辦公室里忙里偷閑。
專(zhuān)家認為，這種方式大有問(wèn)題：花太多的時(shí)間去練習，而沒(méi)有足夠的時(shí)間去預演。預演意味著(zhù)要站起來(lái)，用和真實(shí)演講同樣的手勢、同樣的眼神，配合視聽(tīng)設備控制演講進(jìn)程。
卡內基公司的格林認為，坐在飛機上或在辦公室里回顧演講稿或幻燈片是練習，不是預演。就像戲劇里的演員沒(méi)有穿上戲服就沒(méi)有入戲的感覺(jué)一樣，非專(zhuān)業(yè)的演講者不經(jīng)過(guò)一到兩次的全程預演，就不應該出現在聽(tīng)眾面前。預演時(shí)最好還要選擇一些人坐在臺下，給演講者一些反饋意見(jiàn)。
格林說(shuō)："你不能只坐在房間里背誦演講稿，必須去預演，模仿真實(shí)的演講，這樣才能達到預演的目的。把你的心思從演講的內容轉移到和聽(tīng)眾的互動(dòng)上去，這也是預演與練習的不同。我并不認為企業(yè)界人士都理解預演的價(jià)值。經(jīng)理人往往在“說(shuō)什么”上面花了太多精力，但對“怎么說(shuō)”卻重視不夠。
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