秘書(shū)人員職業(yè)素養建設

秘書(shū)人員職業(yè)素養建設

　　秘書(shū)人員職業(yè)素養建設

　　淺議秘書(shū)人員職業(yè)素養建設參謀助手、承上啟下、協(xié)調服務(wù)、調查研究、信息督查，是秘書(shū)工作的幾項基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書(shū)人員是一個(gè)“通才”、“全才”，甚至是“超才”。結合“三本書(shū)”的學(xué)習體會(huì )，現就如何加強秘書(shū)人員的職業(yè)素養建設、提高業(yè)務(wù)能力，做一些粗淺的探討。秘書(shū)人員工作的全面性、活動(dòng)的寬廣性及其角色的多變性，除了應具備一般管理干部的素質(zhì)之外，還必須具備與秘書(shū)本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應的更高、更嚴的要求，其中尤以“德”、“謀”、“書(shū)”為最基本素養和業(yè)務(wù)能力。重德�！暗虏偶鎮�，以德為重”。

　　一個(gè)秘書(shū)人員，若不能把“德”放在首位，即使有“滿(mǎn)腹經(jīng)綸”、“張良之才”，也不能算是一個(gè)合格的秘書(shū)。秘書(shū)不為名，不為利，任勞任怨，甘當無(wú)名英雄。經(jīng)常擬稿，但自己不著(zhù)名，也不拿稿費；經(jīng)常組織會(huì )議，但自己從不上主席臺。經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作，節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂(lè )，但自己還得值班，不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句，而秘書(shū)必須以絕對服從為天職，等等。而這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會(huì )的公認。凡此種種，都說(shuō)明一點(diǎn)，沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當不了一個(gè)秘書(shū)的。特別是當前秘書(shū)人員物質(zhì)待遇相對社會(huì )上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下，在國內外環(huán)境錯綜復雜多變的形勢下，沒(méi)有“富貴不淫，貧賤不移”，“寧公而貧，不私而富”，“君子修道重德，不為困而改節”的思想品德，廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色，忍辱負重、任勞任怨的工作態(tài)度，是干不好秘書(shū)工作的。同時(shí)由于秘書(shū)人員的“德”是領(lǐng)導形象的“補充”、機關(guān)效率的“折射”、自身素養的“反映”，要求秘書(shū)人員必須誠實(shí)正直、心明步正，謙虛謹慎、兢兢業(yè)業(yè)，恪盡職責、嚴守機密，互相補臺、競而不妒。善謀。由于秘書(shū)人員直接為領(lǐng)導提供服務(wù)，對領(lǐng)導提供精力和智力補償，因而人們常稱(chēng)秘書(shū)為領(lǐng)導的“外腦”，當好“外腦”就是秘書(shū)“善謀”的應有之義。秘書(shū)“善謀”一旦博得領(lǐng)導者的賞識，就能在輔助決策的過(guò)程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書(shū)人員怎樣才能做到“善謀”呢？首先，要有正確的角色意識。秘書(shū)人員具有“外腦”職能并不意味著(zhù)就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導。秘書(shū)必須注意使自己的言行符合角色規范，做到既尊重領(lǐng)導、堅決執行領(lǐng)導指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導提供有價(jià)值的決策依據及參謀意見(jiàn)作為自己的重要職責。

　　其次，要深刻領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖。要“參”到點(diǎn)子上，“謀”到關(guān)鍵處，必須準確理解和把握領(lǐng)導意圖。要善于通過(guò)間接或者直接方式，把領(lǐng)導的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導意圖正確“發(fā)揮”，又不自作聰明，越殂代皰。在此基礎上，以敏銳的觀(guān)察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節，經(jīng)過(guò)深思熟慮，形成有價(jià)值的參謀意見(jiàn)。

　　第三，注重進(jìn)言技巧。要根據領(lǐng)導的心理、行為特征，選擇適當場(chǎng)合和最佳時(shí)機，從要害問(wèn)題切入，用委婉、含蓄的語(yǔ)言，巧妙地說(shuō)出自己的見(jiàn)解或不同意見(jiàn)。

　　但是，秘書(shū)人員要做到“善謀”還必須謹防幾個(gè)誤區：

　　一是“參政”意識過(guò)“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前。

　　二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導，于公于已都不利。三是出“餿主意”，幫倒忙，給工作帶來(lái)?yè)p失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區，就要求秘書(shū)人員用良好的職業(yè)道德規范約束自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領(lǐng)導。擅書(shū)。何謂秘書(shū)？古書(shū)云：“常管文書(shū)并協(xié)助領(lǐng)導處理日常工作的人員”�？梢�(jiàn)秘書(shū)當“書(shū)”即辦理文書(shū)，以“書(shū)”為主，寄情于“書(shū)”。擅長(cháng)書(shū)寫(xiě)文稿，應該是秘書(shū)人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高秘書(shū)人員的文稿質(zhì)量，要特別注意“四抓”：

　　一抓學(xué)習練內功。在學(xué)習內容上，側重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟、學(xué)法律、學(xué)寫(xiě)作、學(xué)計算機、學(xué)現代市場(chǎng)與科技知識，以拓寬知識面，高屋建瓴，了然于胸；同時(shí)，還要在實(shí)踐中學(xué)習，邊工作、邊學(xué)習、邊總結、邊提高，使撰寫(xiě)的文稿血肉俱全；向領(lǐng)導學(xué)習，學(xué)習領(lǐng)導講話(huà)時(shí)的構思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導語(yǔ)言、工作方式達到“同頻共振”；向同事學(xué)習，取人之長(cháng)，補已之短，努力做一個(gè)“通才”、“全才”。

　　二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書(shū)人員，深入調查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充他們的“資料庫”，增強寫(xiě)作能力；又能為領(lǐng)導科學(xué)決策提供準確、可靠的依據。三抓借鑒采眾長(cháng)。一方面，要求秘書(shū)人員要經(jīng)常博采來(lái)自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用；另一方面，要經(jīng)常派秘書(shū)人員赴各地學(xué)習考察，解放思想，開(kāi)闊視野，增長(cháng)見(jiàn)識、才干。四抓管理促效率。這方面，主要要建立健全各項規章制度，實(shí)現管理的規范化、制度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標管理，對秘書(shū)人員每次承擔的文稿，都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化，半年小結，年終考核，按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫(xiě)任務(wù)，分多、質(zhì)量高多安排，分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作，并根據總積分評定秘書(shū)優(yōu)劣，實(shí)施獎罰。