淺談如何實(shí)現檔案管理工作的現代化

淺談如何實(shí)現檔案管理工作的現代化

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)的提高，越來(lái)越多的現代化辦公室設備投入使用，因此，在這種條件之下越來(lái)越多的電子文件產(chǎn)生，此變化加速了無(wú)紙化辦公的腳步，而科學(xué)技術(shù)的運用對于檔案管理無(wú)疑說(shuō)是一個(gè)新的挑戰。如何有效的應用現代化管理方式建設檔案信息儲存、處理和輸出的高效性都是對檔案管理系統提出更高的需求。

　　1檔案管理工作現代化定義

　　所謂的檔案管理現代化就是堅持以系統為指導理念，在通過(guò)科學(xué)的現代管理方式，比方說(shuō)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設備，又或者積極主動(dòng)的調動(dòng)工作者的熱情以及創(chuàng )造性，才能確保對檔案管理工作的創(chuàng )新工作，確保所有工作的技術(shù)化、科學(xué)化和系統化，最大程度的確保智能化的水平。比方說(shuō)，在工作的時(shí)候可以借助計算機對一些相關(guān)性的檔案開(kāi)展信息的輸入、輸出和文件的修改、插入、復印和統計工作等，此外，還要確保所有有關(guān)的縮微照相技術(shù)對傳統的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的縮微復制工作，以便更好的壓縮存檔工作，保證最大程度的提高紙質(zhì)檔案管理工作的效率，以及資源的利用率。用這樣的檔案管理方式可以有效的縮小檔案的信息量，確保檔案工作管理的科學(xué)化，確保多有的使用者可以第一時(shí)間的找到自己所需要的信息，為檔案增加的效值。電子文件已經(jīng)是現在這個(gè)時(shí)代對檔案管理工作的主要載體，其便利性也將慢慢取代傳統的紙質(zhì)載體。

　　2檔案管理工作現代化進(jìn)程遇到的問(wèn)題

　　2.1現代化檔案管理意識不夠強

　　目前，社會(huì )上對于檔案的定義和作用了解都不是很透徹，尤其是還沒(méi)有形成一個(gè)成熟的檔案管理意識，這些現象主要表現在大多數的領(lǐng)導者對于檔案管理現代化意識還不夠重組，或者有的單位或者企業(yè)在檔案管理上任然采用的是傳統的管理方式，這就需要些原因都嚴重的限制了檔案管理現代化的發(fā)展。

　　2.2檔案管理缺乏標準化

　　由于歷史條件存在的局限性，傳統的檔案管理都是采取的是各做各的，或者自給自足的方式，這些單位都會(huì )依據自身的經(jīng)濟能力選擇相對應的硬件設備，在設備的選擇上面也是種類(lèi)繁多，但是都缺少一個(gè)統一的標準，因此，對于所采用的檔案系統運用軟件也不可能相同，更不要說(shuō)標準了，設備的功能不同，其標準化的水平也不一樣，所以會(huì )導致數據上面缺失，影響了整個(gè)信息的完整性，使得大多數的檔案都沒(méi)有一個(gè)標題進(jìn)行索引，在數據的共享上面難度增加，就是因為這樣或者那樣的原因，導致我國現在還沒(méi)有一個(gè)統一的標準進(jìn)行規劃，所以，檔案管理還存在著(zhù)一定的盲目性，再這樣的環(huán)境之下，為了確保檔案管理工作現代化進(jìn)程不被限制，就需要制定一個(gè)統一的標準，這也是保證檔案管理網(wǎng)絡(luò )化和資源共享化的要求，也是提高我國檔案管理工作水平的重要措施。

　　2.3檔案管理缺少高素質(zhì)人員

　　目前，檔案管理工作人員比較多，但是大多數都是管理的輔助工作者，而專(zhuān)業(yè)的工作者愛(ài)不是很多，尤其是一些高層的檔案管理工作人員，這些人員也是目前我國檔案管理工作者的人員分布。在人員的要求上面，對于高層檔案管理工作人員的要求最高，比方說(shuō)在政治理論和政策水平上面要求都很高，此外還有文化素質(zhì)、現代化管理技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)的掌握度、工作的組織和協(xié)調能力，有或者在某一個(gè)方擁有很高的技術(shù)要求，高層檔案管理工作者只有掌握了以上技能，才符合現代化管理的需求。然而，信息化和網(wǎng)絡(luò )的進(jìn)步，對于檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，大多數的人對于現代化技術(shù)還不夠熟悉，所以，在發(fā)展現代化檔案管理工作的時(shí)候不僅僅要注重現代化的發(fā)展還要注重綜合性人才的培養工作。

　　2.4檔案管理資金投入不充足

　　在現代化檔案管理工作經(jīng)常會(huì )出現經(jīng)費不足的問(wèn)題，這也是目前遇到的最大的問(wèn)題，妖之道大多數先進(jìn)設備和技術(shù)都需要資金的投入的。然而，有的時(shí)候對于所需要的設備了解不夠充足，錯誤的投資會(huì )造成資源的浪費，尤其是在基層單位或者比較貧困的地方，檔案室內的設備還比較簡(jiǎn)陋，很多的設備都跟不上現在的需求，在安全上面也存在著(zhù)很多的隱患，此外，這些檔案室在建設上面都不夠標準，更不要說(shuō)在自動(dòng)化和數字化的要求上面了。

　　2.5檔案管理基礎工作比較差

　　檔案管理工作最為基礎的事情就是標準性和規范性，但是就目前的狀況來(lái)說(shuō)，很多的企業(yè)和單位在管理上存在著(zhù)：大量的存檔案卷質(zhì)量偏低、缺乏有效的檢索設備，或者很多的部門(mén)在檔案設立的時(shí)候都是自主立卷、編目。

　　3增強現代化檔案管理工作的措施

　　3.1提高對計算機的統一管理工作

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，人們的生活和，工作對于計算機的依賴(lài)性越來(lái)越高。所以，在檔案管理上面首先要注重的是電子文檔和檔案的運行和管理工作。檔案的最終目標就是對文件的擬制，然而，由于計算機配置的不同，在軟件上面也有所差別，給電子文檔的存檔工作帶來(lái)一定的困難。因此，為了確保電子文件的存檔和運行，就需要確保所運用的軟件的一致性，比方說(shuō)對于文檔目錄的編目或者使用的格式等。其次，就是要制定出電子檔案，以方便將一類(lèi)的產(chǎn)品歸結在一起。比方說(shuō)，有科技類(lèi)的、社會(huì )類(lèi)的、文書(shū)類(lèi)的等，這些都需要具體的分類(lèi)，只有這樣才能在需要的時(shí)立即找到信息。最后，就是對檔案的技術(shù)保護工作。傳統的紙質(zhì)檔案保存最大的問(wèn)題是環(huán)境，而電子檔案需要的是先進(jìn)的技術(shù)水平，比方說(shuō)，防止一些病毒或者木馬的入侵。因此，對于一些比較重要的文檔一定要注重加密工作。

　　3.2提高對檔案管理現代化建設的領(lǐng)導工作，確保必要的人力和物力

　　為了確保檔案管理工作現代化發(fā)展，就需要加強各部門(mén)軟件或者硬件的質(zhì)量，只有注重人力和物力的投入，才能有效的保證現代化進(jìn)程。相比其他的工作，檔案管理工作更加的需要領(lǐng)導人物的關(guān)注，只有這樣才能從上而下的塑造現代化管理的意識，才能將自身的責任感傳達到每一位員工。此外，檔案管理工作也需要一個(gè)現代化辦公環(huán)境，只有這樣才不會(huì )限制現代化發(fā)展。很多的企業(yè)不注重現代化自動(dòng)管理，當某一個(gè)環(huán)節出現問(wèn)題的時(shí)候，容易造成文檔的丟失。還有一點(diǎn)就是保證現代化投入，只有提高現代化技術(shù)的含量，才能確保所有項目的正常運行。比方說(shuō)，在設備上面，包括計算機、掃描儀或者數碼相繼等，這些物質(zhì)基礎都為現代化管理創(chuàng )造良好的條件。還需要注重對計算機技術(shù)的研發(fā)工作，大量的檔案的信息錄入，肯定對計算機要求加大，因此需要更先進(jìn)的技術(shù)支持檔案管理工作。

　　3.3注重培訓工作，盡可能的加強檔案管理工作者的素質(zhì)

　　檔案管理現代化工作面對新的形勢和新的挑戰，因此對于檔案管理工作者的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。比方說(shuō)，檔案管理的載體由原先的紙質(zhì)轉換到現在的電子，或者手工抄錄轉換到計算機管理等。對于檔案管理工作人員也由原先單一的要求增加到綜合性復合型人才。在現代化檔案管理工作中，需要檔案人員除了必備的專(zhuān)業(yè)知識外，還需要有豐富淵博的知識，尤其是在政治、經(jīng)濟、文化和科學(xué)領(lǐng)域。

　　此外，在語(yǔ)言上面，還需要最少掌握一門(mén)外語(yǔ)，以便更好的適應時(shí)代的要求。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理工作人員，應該具有很高的政治素養，還應該有實(shí)事求是的工作態(tài)度，只有這樣才能做好檔案管理現代化要求的基礎。要增強檔案管理工作者的素質(zhì)首先就是檔案管理工作者要有意識的去學(xué)習新的知識，不能一成不變，要用于創(chuàng )新；其次，就是企業(yè)和單位要定期的開(kāi)展培訓工作，這樣可以有系統性的學(xué)習新的技術(shù)，要知道新的計算機知識不是一下就學(xué)會(huì )的，單純的自學(xué)也不可能解決最根本的問(wèn)題，因此，需要企業(yè)幫助。最后，就是要加強教育，比方說(shuō)注重檔案管理工作者的愛(ài)崗敬業(yè)精神的建設，尤其是檔案管理工作在很多的時(shí)候比較枯燥，為了消除對外界的干擾和誘惑，就需要檔案管理工作者增強對職業(yè)的喜愛(ài)，確保其實(shí)現自我的價(jià)值。

　　4結束語(yǔ)

　　總的來(lái)說(shuō)，建設現代化檔案管理工作是新時(shí)代下全新的事業(yè)，尤其是在現代科技的使用，都會(huì )帶動(dòng)檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)行，這些發(fā)展都可以最大程度的提高工作效率，降低工作的壓力，加快信息化建設，以便實(shí)現檔案管理工作的交織。而對于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，應當做好自己的本職工作，還需要不斷的吸收新的知識，只有這樣才能滿(mǎn)足現代化進(jìn)程的需求。