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公交廣告信息管理系統的調研報告
為加快公司信息化建設進(jìn)程，提高對公司媒體及各項流程，提高精細化管理，近期，由總公司總經(jīng)理助理熊秋帶隊一行7人專(zhuān)程奔赴上海市公共交通廣告有限公司、上海博協(xié)軟件公司進(jìn)行了調研學(xué)習，主要調研學(xué)習公交行業(yè)廣告媒體資源管理系統建設經(jīng)驗�，F將調研情況匯報如下：
一、我司當前內部管理中的針對性問(wèn)題
進(jìn)一步整合信息資源，推進(jìn)公交企業(yè)管理。
近日，我們奔赴上海，調研學(xué)習包括在上海市公共交通廣告有限公司、上海博協(xié)軟件公司取經(jīng)，其主要內容：1、廣告業(yè)務(wù)管理系統的構成和應用；2、管理系統實(shí)施后對企業(yè)管理的效用；3、其他業(yè)務(wù)系統。上海市公共交通廣告有限公司委托上海博協(xié)軟件公司安裝廣告媒體資源管理系統以后，廣告媒體資源管理今非昔比，變化較大。使公交信息系統注入智能化內容，工作效率和企業(yè)形象明顯提升。調研中，發(fā)現目前我們存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：一是我們公司全部都是用EXCEL表做，每個(gè)公司都有一個(gè)管理媒體，一個(gè)管理合同的助理負責，各行其是，沒(méi)有形成統一的系統。如果需要查詢(xún)東西的話(huà)，就不是很方便。顯然，傳統的公管理方法已不適應市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展；二是廣告媒體資源管理上，沒(méi)有導入軟件系統。公交資源配置不優(yōu)化，沒(méi)有充分的利用和整合好媒體資源，流動(dòng)優(yōu)勢沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。媒體是我們廣告公司的核心，如何有效、高效的管理媒體是廣告公司的重點(diǎn)。手工作業(yè)的過(guò)程中往往會(huì )有諸如以下的問(wèn)題難以解決：如銷(xiāo)售人員要了解媒體情況只能通過(guò)營(yíng)銷(xiāo)中心的媒體管理員將資料傳到局域網(wǎng)共享給其他人或是直接去詢(xún)問(wèn)，工作效率低。如媒體何時(shí)到期、何時(shí)應該上下?lián)Q畫(huà)、何時(shí)應該提前售出無(wú)法及時(shí)的提醒，需要人工查詢(xún)，非常費時(shí)；四是在媒體銷(xiāo)售上，信息反饋速度遲鈍，公司的上層管理者不清楚媒體的售出時(shí)間和銷(xiāo)售時(shí)間所占比例，也沒(méi)用完善的數據統計分析，通過(guò)手動(dòng)統計，時(shí)間長(cháng)，數據精準度無(wú)法得到保證；如客戶(hù)信息不完全，客戶(hù)情況等在銷(xiāo)售人員手中，易造成客戶(hù)流失；五是廣告媒體資源管理人員缺乏必要的專(zhuān)業(yè)培訓，需要系統掌握現代化、智能化和電子化的管理知識。
因此，必須用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融合到公交廣告及企業(yè)的管理中，從根本上解決目前信息反饋速度遲鈍的缺點(diǎn)，優(yōu)化公交資源配置和公交設網(wǎng)布站，改變人工填寫(xiě)單、人工統計、人工寫(xiě)報表等繁重、落后的管理現狀。建立一個(gè)低成本、高效益的廣告媒體資源系統，是十分必要的。
二、廣告業(yè)務(wù)管理系統的構成和應用
經(jīng)過(guò)調研，我們認識到，上一套比較成熟的廣告媒體資源管理系統，不僅可以徹底改善目前的公交廣告落后現狀，還可以改善整個(gè)企業(yè)管理現狀，基本實(shí)現現代化、數字化和科學(xué)化，使企業(yè)的形象與經(jīng)濟效益大大提升。
�。ㄒ唬I(yíng)運管理
眾所周知，營(yíng)運管理是公交行業(yè)管理的主要內容，而廣告媒體資源管理系統里，就包含營(yíng)運管理的內容，因為，只有實(shí)現營(yíng)運管理與廣告媒體資源管理的同步發(fā)展，才能更好地落實(shí)廣告媒體資源管理。
1、在路線(xiàn)管理上，路線(xiàn)管理包括所有路線(xiàn)的基本信息，可方便了解路線(xiàn)情況，包括路段名稱(chēng)、行車(chē)公司、站臺信息（數量和站點(diǎn)名稱(chēng)、站點(diǎn)周?chē)h(huán)境等）、線(xiàn)路長(cháng)度等信息。
2、在車(chē)輛管理上，每輛車(chē)信息登記管理，便于查詢(xún)每輛車(chē)的路線(xiàn)信息、廣告信息等。
3、在調線(xiàn)查詢(xún)上，進(jìn)行車(chē)輛調線(xiàn)記錄登記，便于線(xiàn)路調整情況。
4、候車(chē)亭媒體上，候車(chē)亭媒體中設置每個(gè)站臺的媒體形式，包括媒體編號、規格、亮燈時(shí)間、簡(jiǎn)易裝置等設備信息和�？烤�(xiàn)路等站臺信息。
5、車(chē)身廣告調整上，記錄車(chē)身廣告調整信息，包括廣告訂單信息、調整前后線(xiàn)路、調整時(shí)間、到期時(shí)間等。
�。ǘ┟襟w查詢(xún)
營(yíng)銷(xiāo)人員在簽訂單之前首先會(huì )查詢(xún)媒體排位情況或媒體空位情況，在確認預定媒體空位的情況下才執行簽訂合同的操作。
1、車(chē)輛排位表
顯示每輛車(chē)的線(xiàn)路、現廣告內容、現到期日期、預廣告內容、預發(fā)布期、預上刊日期、預到期日期，可供營(yíng)銷(xiāo)人員在媒體預定前查詢(xún)。
2、車(chē)輛空位表
以統計表形式顯示每條線(xiàn)路每個(gè)媒體類(lèi)型的每月預定量和空位量。
3、候車(chē)亭排期表
顯示每個(gè)站臺的候車(chē)亭現廣告內容、執行未上刊、預定廣告內容等。
4、刊布率
刊布率是對媒體資源利用情況的統計，可便于領(lǐng)導層隨時(shí)調整線(xiàn)路、安排媒體、實(shí)現全局調整。
�。ㄈ╀N(xiāo)售管理
媒體銷(xiāo)售是業(yè)務(wù)管理的基礎，有效管理銷(xiāo)售過(guò)程可以減少銷(xiāo)售支出，提高銷(xiāo)售業(yè)績(jì)�？蛻�(hù)是銷(xiāo)售的核心環(huán)節，客戶(hù)檔案管理和日常工作記錄可快速查詢(xún)每個(gè)業(yè)務(wù)的客戶(hù)拜訪(fǎng)情況；也可查詢(xún)每個(gè)客戶(hù)的拜訪(fǎng)情況，為客戶(hù)分析提供數據參考。
1、客戶(hù)檔案管理
對客戶(hù)資源的登記�？煽焖俨樵�(xún)每個(gè)客戶(hù)所有的廣告信息。
2、日常工作記錄
記錄每次客戶(hù)溝通的過(guò)程�？筛鶕獬鲇涗�，清楚每個(gè)客戶(hù)的拜訪(fǎng)頻率
3、外出拜訪(fǎng)記錄
外勤登記�？呻S時(shí)了解人員動(dòng)向。
�。ㄋ模┖贤芾�
合同管理是業(yè)務(wù)管理的核心，只有生成合同后的媒體才真正占位，成為發(fā)布率統計的基礎數據。媒體預定在未生成正式合同前，該訂單只是虛占位。
1、媒體預定
媒體預定是營(yíng)銷(xiāo)人員在得到客戶(hù)意向后對媒體類(lèi)型的排隊預約操作。預定有效期過(guò)后，還未形成正式定單的，預訂單自動(dòng)消除，無(wú)需人工主動(dòng)消除。該媒體位自動(dòng)釋放，可做新的預定。一旦出現重復預定，系統會(huì )對后預定單彈出提醒。
2、訂單確認
訂單確認是在訂單有效期內對預訂單的操作，可“取消訂單”，也可“訂單確認”直接生成合同。此處，僅可查詢(xún)預訂單，已生成合同的預訂單不再顯示。
3、合同管理
合同管理是對所有確認訂單的信息管理�？梢愿鶕I(yíng)銷(xiāo)人員、客戶(hù)、訂單號等條件查詢(xún)合同。
�。ㄎ澹┴攧�(wù)管理
財務(wù)管理對合同金額的管理，包括到款明細、開(kāi)票明細、應收賬款等。開(kāi)設了催款通知功能，便于營(yíng)銷(xiāo)人員及時(shí)了解并收回賬款。
1、營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的業(yè)績(jì)、業(yè)務(wù)提成等可一目了然。
2、到款明細
記錄每一筆到款金額，包括每個(gè)訂單的到款時(shí)間、到款金額、到款單位等。
3、開(kāi)票明細：記錄開(kāi)票信息。
4、應收賬款：系統會(huì )按照要求將應收賬款進(jìn)行提醒，從而使財務(wù)人員不需要一筆一筆單子進(jìn)行查詢(xún)核對。
5、成本結算：根據合同的不同，媒體的不同，進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行成本核算，免去了財務(wù)人員以前的一項一項的手工錄入。
�。┰O計管理
設計管理是對廣告設計業(yè)務(wù)的管理。
1、設計申請
設計申請是廣告設計業(yè)務(wù)提出。
2、車(chē)身廣告訂料
車(chē)身廣告訂料是對車(chē)身設計需要的材料的預定。
3、候車(chē)亭廣告訂料
候車(chē)亭廣告訂料是對候車(chē)亭設計需要的材料的預定。
4、制作管理
制作管理是對制作業(yè)務(wù)的管理以及日常維護工作的記錄。
5、制作派工
車(chē)身廣告訂料是對車(chē)身設計需要的材料的預定�？梢圆樵�(xún)指定訂單的派工或根據派工狀態(tài)篩選。
6、發(fā)布調整
發(fā)布調整是對已發(fā)布廣告的重新調整發(fā)布。
7、日常維護
日常維護是對廣告制作的記錄。
8、廣告監測
廣告監測是對車(chē)身、候車(chē)亭廣告的監測。系統設置提前5日提醒媒體管理員安排監測。
�。ㄆ撸┫到y管理
系統管理是對使用系統的用戶(hù)、角色、權限的設置。
1、用戶(hù)管理
用戶(hù)管理是為每個(gè)使用系統的用戶(hù)開(kāi)設一個(gè)賬戶(hù)。
2、角色管理
角色管理是公司內部職務(wù)或職能的定義。
3、權限管理
權限管理是對申請的用戶(hù)根據其角色的不同配備不同的權限。
4、流程管理
流程管理是對業(yè)務(wù)流轉節點(diǎn)的設置，可以指定角色執行人。
5、流程管理
流程管理是對業(yè)務(wù)流程的控制，是數據有效性的保證。
流程管理共分為5個(gè)流程-----合同啟動(dòng)流程、合同執行流程、設計流程、監測流程和補缺補損流程。
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提醒警報是在各個(gè)功能模塊中對業(yè)務(wù)的自動(dòng)提醒功能，是能夠使其輕松應對，避免了廣告到期，但遺忘完成的情況發(fā)生。
1、廣告到期提醒
設置廣告到期前15日到期下刊提醒。
2、日程提醒
設置日常工作前一日提醒。
3、客戶(hù)事件提醒
設置客戶(hù)事件前一日提醒功能。
4、請款警報
設置訂單的請款警報功能。
5、催款警報
設置訂單的催款警報功能。
6、首到款通知
設置訂單的首到款通知功能。
三、管理系統實(shí)施后對企業(yè)管理的效用
安裝和使用廣告媒體資源管理系統以后，可以為公司日后的發(fā)展插上騰飛的翅膀，增收節支，管理到位，工作效率大大提高，企業(yè)形象在同行業(yè)中也有效提升。具體地講，有以下幾點(diǎn)：
1、實(shí)現信息有效的流通：營(yíng)銷(xiāo)人員隨時(shí)查看媒體情況，能快速把握客戶(hù)，簽訂合同。
2、提高工作效率：通過(guò)業(yè)務(wù)單據流轉的自動(dòng)化，避免了傳統單據流轉時(shí)由于手工遞送而帶來(lái)的工作延誤以及人員、時(shí)間的浪費，保證了工作能夠快捷、準確的被處理。
3、實(shí)現有效管理：有效監管工作人員的工作情況，實(shí)現實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監督與催辦。
4、工作流程化更加明了，各個(gè)工作崗位和環(huán)節，嚴格按照流程規定辦事和操作，有條不紊，工作有序。
5、職責分明：工作崗位與工作職責更加明確，增強人員的責任感，減少工作中的推托、扯皮等現象。
6、降低成本：大大減少辦公開(kāi)支，降低管理成本。節約時(shí)間、節約紙張、節約電話(huà)費、傳真費用等，減少了差錯率，提高整體的工作效率。
7、瀏覽器使用方式，無(wú)須安裝專(zhuān)用程序，實(shí)現遠程辦公和移動(dòng)辦公，使辦公不再受地域的影響，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )連接隨時(shí)隨地辦公。
8、信息集中管理、支持企業(yè)內部用戶(hù)信息共享。
9、采取權限配置的方式，確保數據的安全性。
10、進(jìn)一步提升精細化管理
11、無(wú)紙化辦公：電子化、智能化的管理，實(shí)現了無(wú)紙化辦公。使工作效率大大提高，工作數據的采集全面而完整。
當然，由于是電子化操作，必須注意系統維護，防止出現系統故障，而使整個(gè)系統癱瘓。同時(shí)，要注意加強系統管理操作人員的業(yè)務(wù)培訓和崗位練兵，避免出現操作風(fēng)險和失誤。
我們與上海的區別就是，他們整個(gè)車(chē)輛的信息資料他們全部相當的全面，如有車(chē)輛變動(dòng)或年檢，均會(huì )第一時(shí)間通知廣告公司進(jìn)行系統資料更新；我們是分了好幾個(gè)公司負責的，而我們廣告公司主要就是負責企業(yè)的宣傳和廣告營(yíng)收，如果我們上了這個(gè)系統后，也就是希望各營(yíng)運公司或相關(guān)處室能夠大力的配合和支持工作。
四、建立實(shí)施該管理系統對我司的挑戰
隨著(zhù)廣告媒體資源管理系統安裝和使用，進(jìn)一步提升精細化管理，成為擺在我們公交廣告公司面前的一道新的課題。精細化管理，不僅需要我們的的管理人員掌握一定的現代化管理知識，計算機系統管理經(jīng)驗，而且，對我們的普通工作人員，也將面臨全新的挑戰，需要熟練掌握媒體資源管理的工作流程，按規定操作，避免出現操作失誤，同時(shí)，要為客戶(hù)負責，廣告經(jīng)營(yíng)管理發(fā)布的過(guò)程中，確保廣告效果，實(shí)現客戶(hù)、公交公司與我公司的多贏(yíng)格局。
五、建立和實(shí)施該管理系統的資金投入和管理流程
財務(wù)管理對合同金額的管理，包括到款明細、開(kāi)票明細、應收賬款等。開(kāi)設了請款通知、催款通知功能，便于業(yè)務(wù)員及時(shí)了解并收回賬款。
銷(xiāo)售部門(mén)業(yè)績(jì)、銷(xiāo)售提成等模塊可根據用戶(hù)需求添加。
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