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辦公室秘書(shū)怎樣提升自己的辦事能力
【摘要】辦公室秘書(shū)崗位是一項綜合性工作崗位，作為一名合格的辦公室秘書(shū)，要想能辦事，會(huì )辦事，辦好事，必須具備不斷提升自己的辦事能力。
【關(guān)鍵詞】辦公室秘書(shū)； 提升；辦事能力
做過(guò)辦公室工作的人都知道，辦公室工作主要分三塊，辦文、辦會(huì )、辦事。每一塊工作都需要相應的能力才能做好。外人眼中更多關(guān)注的可能是辦文的能力，但從事辦公室工作的人會(huì )有體會(huì )，“辦事”并不比“辦文”要求低，辦事是辦公室的重要職能， “會(huì )不會(huì )辦事”是一個(gè)人重要的工作能力。某種程度上來(lái)說(shuō)，辦事的難度更大，要求更高。辦文一次寫(xiě)不好，還可以重寫(xiě)或反復修改，自己寫(xiě)不好，還可以請其他同志甚至是領(lǐng)導幫忙出謀劃策。但辦事就只是一次性的結果，辦成什么樣就是什么樣，別人有時(shí)是來(lái)不及補救的，會(huì )辦事，就是把好事辦好，把難事辦成；不會(huì )辦事，就是把好事辦砸，把簡(jiǎn)單事辦復雜。因此，我們努力探索辦事的基本規律，力求不論辦任何事情，都辦得明明白白的，而不是稀里糊涂的。當然，如何提升辦公室秘書(shū)的辦事能力仁者見(jiàn)仁智者見(jiàn)智，從我多年從事辦公室工作的體會(huì )來(lái)看，要想提升辦事能力，需要注重以下三“力”的培養。
一、判斷力
從某個(gè)角度來(lái)說(shuō)，辦公室工作是一個(gè)判斷的工作。幾件事擺在眼前，要認真進(jìn)行分析，不能眉毛胡子一把抓，要保證突出重點(diǎn)，分清主次，區別權屬，判斷什么是急的，什么是不急的，什么是必須辦的，什么是緩辦的。要盡量替領(lǐng)導弄清真相，多為領(lǐng)導決策提供最原始、最準確的依據。判斷是否準確往往決定事情辦得是否順利。
�。ㄒ唬┡袛嗍虑榈妮p重緩急。辦公室工作錯綜復雜，千頭萬(wàn)緒，有時(shí)同時(shí)來(lái)好幾件事情，這件事需要辦，那件事也等著(zhù)辦，這時(shí)就特別需要耐心和細心，要不厭其煩，不厭其碎，不厭其小，認真辦好每一件事。
辦公室工作突發(fā)事情多，越在緊急情況下，越要穩住心態(tài)，不能亂了陣腳，慌了手腳。先將事情進(jìn)行判斷，分清事情的輕重緩急，把握辦事節奏。緊急情況可先辦理再請示。如遇緊急事項來(lái)不及請示時(shí)，就要由辦公室主任快速擬定協(xié)調方案，按照工作程序先處理后請承。遇事要認真分析，沉著(zhù)冷靜，決不能憑想象來(lái)。
更不能人云亦云，捕風(fēng)捉影。
判斷事情的緩急，并不以“哪個(gè)領(lǐng)導說(shuō)的”為標準，而是要以時(shí)效性為依據，不能聽(tīng)風(fēng)就是雨，要先觀(guān)察判斷是否還會(huì )有變數，如果因為變化一次次地修改通知和方案會(huì )使辦公室的可信度大大降低。但是有時(shí)效性要求的事情一定不能耽誤，耽誤就是誤事，如果是急事，加班加點(diǎn)也要把它完成，還有些事情可以緩辦的就緩辦。
�。ǘ┡袛嗍虑榈臍w屬權限。辦公室工作涉及面廣、雜，如果事先不做好分類(lèi)就去請示領(lǐng)導，只會(huì )把領(lǐng)導搞得莫名其妙，把事情搞復雜。因此遇事要先判斷事情的歸屬，先要跟主管部門(mén)溝通，問(wèn)清是怎么回事，原由在哪，到了什么程度，然后分門(mén)別類(lèi)，歸納匯總，有側重地簡(jiǎn)要上報。
不要喧賓奪主，要尊重職權分工。每個(gè)領(lǐng)導都有自己的分管工作，在做請示處理問(wèn)題上，要按照領(lǐng)導分工負責的范圍，向主管領(lǐng)導請示報告，要實(shí)行單向請示，不可多頭請示。如果遇到綜合性較強同時(shí)涉及面廣的工作，要按照主持全面工作的領(lǐng)導的指示精神去辦。在工作過(guò)程中要及時(shí)向有關(guān)的分管領(lǐng)導通報情況，如果出現意見(jiàn)不一致，則建議領(lǐng)導當面研究，不可來(lái)回傳話(huà)，防止傳話(huà)人因理解上的問(wèn)題，造成不必要的誤會(huì )。
不要越權，要經(jīng)常跟分管領(lǐng)導請示匯報。不要越級請示匯報，如果越級請示了，就是把分管領(lǐng)導放在了一個(gè)很尷尬的位置上，如果上級沒(méi)有作出直接指示，上級的上級老給你作出安排，那么這個(gè)領(lǐng)導就被晾一邊了，工作怎么能夠進(jìn)行下去，如果條件允許，最好是在辦事之前先跟直接領(lǐng)導匯報，這樣可以把兩個(gè)領(lǐng)導的指示結合起來(lái)抓好落實(shí)。
二、協(xié)調力
辦公室的溝通協(xié)調工作包括了內部協(xié)調和外部協(xié)調，涉及公務(wù)接待、會(huì )議會(huì )務(wù)、通知文件的貫徹落實(shí)，不僅部門(mén)之間需要協(xié)調，上下級之間需要協(xié)調，領(lǐng)導之間也需要協(xié)調。協(xié)調是否到位會(huì )直接影響工作的進(jìn)展，有效地協(xié)調可以提高工作的效率，發(fā)揮各部門(mén)的職能和作用。
�。ㄒ唬蚀_定位，明確職責。作為一名秘書(shū)，要準確定位不錯位。明確職責是做好協(xié)調工作的關(guān)鍵。在高校的組織結構關(guān)系中，秘書(shū)身處領(lǐng)導的身邊，為高校領(lǐng)導服務(wù)，這一特殊的組織關(guān)系決定了秘書(shū)必須準確定位好自己的角色，秘書(shū)要站在全局的位置上把握協(xié)調工作，只有把握全局，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握問(wèn)題的實(shí)質(zhì)。只有想到全局，才能與領(lǐng)導思考問(wèn)題的方向保持一致。
作為一名秘書(shū)，要準確就位不越位。決不能越過(guò)配角扮演舞臺上的主角，與領(lǐng)導發(fā)生矛盾、對立和抵觸，犯“角色沖突”的錯誤。
在上下級關(guān)系協(xié)調時(shí)，無(wú)論是對上還是對下，秘書(shū)必須嚴守本分，不擅權越位。遇到問(wèn)題，不替領(lǐng)導拍板，要積極和領(lǐng)導反饋，提出相應的預案，及時(shí)請示、匯報。對待基層單位，要公平待人、表現親和、尊重訴求，要深入基層收集相關(guān)信息，主動(dòng)聽(tīng)取有關(guān)方面的想法和心聲，預先做好協(xié)調和了解工作。對待平級部門(mén)，要友好協(xié)作、多方溝通、取長(cháng)補短。
�。ǘ┘訌姕贤�，協(xié)調各方。辦公室是橋梁紐帶，全院的活動(dòng)往往涉及眾多部門(mén)，此時(shí)只有辦公室出面組織協(xié)調，發(fā)揮各部門(mén)專(zhuān)長(cháng)，合理分工，協(xié)作完成任務(wù)。
一項活動(dòng)的開(kāi)展，需要多個(gè)部門(mén)共同參與，對于這種沒(méi)有明確權屬的工作，領(lǐng)導往往委派辦公室牽頭，各部門(mén)參與，分工合作。此時(shí)，辦公室一方面要發(fā)文向各部門(mén)說(shuō)明活動(dòng)的目標、擬定的實(shí)施方案、工作的進(jìn)度等方面內容，進(jìn)行信息溝通。另一方面，各部門(mén)在磨合的過(guò)程中出現隔閡和矛盾時(shí)，需要辦公室及時(shí)加強各方的信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)相互信任和理解，推進(jìn)彼此的諒解。
協(xié)調活動(dòng)的外在表現是對事的協(xié)調，實(shí)質(zhì)是人與人關(guān)系的協(xié)調。作為秘書(shū)要以坦誠的態(tài)度對待矛盾的雙方，用疏導的方法理順各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各種柔性協(xié)調方法處理人員之間的矛盾和沖突，保證工作的順利推進(jìn)。
�。ㄈ﹦�(dòng)之以情，準確切入。作為一名秘書(shū)，在協(xié)調各方利益和矛盾時(shí)，要善于找到解決問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)和突破口。
首先，要找到溝通的切入點(diǎn)。協(xié)調的關(guān)鍵是多方或雙方的溝通。但在溝通的過(guò)程中，會(huì )受到諸多因素的影響，使溝通受阻。這時(shí)，就要求秘書(shū)人員必須全面分析協(xié)調雙方的實(shí)際情況及利益訴求，找出其中的—致點(diǎn)和分歧點(diǎn)。從雙方的一致點(diǎn)出發(fā)，把雙方認識上相同、相近或相融之處綜合形成初步協(xié)調方案。把這一方案發(fā)放給各方，多跑動(dòng)，多協(xié)調，勸說(shuō)雙方以大局為重，求同存異，逐級化解矛盾。
其次，要用好感情牌。協(xié)調工作是一種微妙的關(guān)系處理，善于發(fā)揮好情感的因素。這就要求秘書(shū)在日常的人際交往中，要注意樹(shù)立好自我形象，和各部門(mén)的主要負責人建立穩定友好的關(guān)系。要在深入基層調研時(shí)，認真傾聽(tīng)各方訴求，在言語(yǔ)交流中，適當地流露出對他們利益訴求的認同和理解，并及時(shí)地把他們的意見(jiàn)反饋給領(lǐng)導，讓自己成為大家都信得過(guò)的人。這樣在矛盾僵持不下時(shí)，才有可能適當地動(dòng)用個(gè)人的人際關(guān)系，以情化解矛盾。
三、督辦力
高校辦公室工作沒(méi)有督辦力，學(xué)校發(fā)展規劃就不能貫徹落實(shí)，上級的政策和領(lǐng)導指示就不能執行到位。推動(dòng)落實(shí)領(lǐng)導決策和重點(diǎn)工作，辦公室具有無(wú)可替代的作用。提高督辦力度，切實(shí)加強監督和實(shí)施，確保落實(shí)領(lǐng)導決策。協(xié)調有關(guān)部門(mén)聯(lián)動(dòng)，把握好監督工作的重點(diǎn)，采取有效措施，確保重要工作付諸實(shí)踐。
高校的日常工作牽涉到教學(xué)、科研、學(xué)生、教師和上級領(lǐng)導部門(mén)，很多工作由于各種原因，造成有部署不落實(shí)或者是落實(shí)不力等，出現這類(lèi)情況時(shí)，就需要辦公室來(lái)進(jìn)行督辦落實(shí)。因此，在日常工作中，對于領(lǐng)導安排的工作，辦公室要積極推進(jìn)，督辦相關(guān)部門(mén)、責任人盡快落實(shí)，要實(shí)時(shí)監督，確保政令暢通，要主動(dòng)向領(lǐng)導匯報事情的進(jìn)展情況。
實(shí)施必要的監督可以加快執行的進(jìn)度和確保執行的效果，缺少必要的監督與檢查，任務(wù)往往很容易落空。監督從任務(wù)下達時(shí)開(kāi)始，不斷跟蹤進(jìn)行，便于在每一環(huán)節發(fā)現與預期目標的差距，以便進(jìn)行修正和完善。否則一旦任務(wù)期限到達未完成任務(wù)，再來(lái)檢查和監督進(jìn)行補救，就會(huì )延長(cháng)任務(wù)完成的時(shí)間，工作效果也大打折扣。
秘書(shū)是協(xié)助領(lǐng)導處理日常事務(wù)的助理，特殊的身份要求秘書(shū)除了要具備良好的職業(yè)素質(zhì)外，更要在日常的工作中不斷積累經(jīng)驗教訓，注意培養自己的判斷力、協(xié)調力和執行力，不斷提升自己的綜合實(shí)力，做到能辦事、會(huì )辦事、辦好事。
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