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實(shí)現真正甩掉手工帳有哪些癥結
我國會(huì )計電算化工作已經(jīng)走過(guò)了近20個(gè)春秋，特別是近兩年計算機性能價(jià)格比快速提升，財務(wù)軟件技術(shù)日趨成熟，企業(yè)信息化管理需求日前迫切，越來(lái)越多的企業(yè)著(zhù)手實(shí)施會(huì )計電算化工作，但從實(shí)施的效果來(lái)看，實(shí)現真正甩掉手工帳的企業(yè)比例并不高，究其原因，筆者認為癥結在以下幾點(diǎn)。
癥結一：忽視與企業(yè)信息化建設規劃的關(guān)系
企業(yè)在實(shí)施會(huì )計電算化時(shí)往往只從財會(huì )部門(mén)的局部出發(fā)，缺乏企業(yè)信息化建設一盤(pán)棋的指導思想，忽視與企業(yè)信息化建設規劃的銜接關(guān)系，使得電子財務(wù)系統的建設難以與企業(yè)管理信息系統建設融合對接，最終被迫放棄原有的電子財務(wù)系統，在新的企業(yè)管理信息系統的建設中重新構建電子財務(wù)系統。
市場(chǎng)經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)在住處化管理需求的拉動(dòng)、和計算機性能價(jià)格比迅速提升、企業(yè)管理軟件技術(shù)日益成熟的推進(jìn)下，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始著(zhù)手信息化建設，電子財務(wù)系統作為企業(yè)管理信息系統的組成部分之一，必須納入企業(yè)信息化建設的整體規劃，充分考慮與企業(yè)信息化建設規劃的銜接才有生命力。
癥結二：選擇財務(wù)軟件存在隨意性、認識偏差和條塊保護主義
選擇財務(wù)軟件是企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化工作的重要環(huán)節，直接關(guān)系到企業(yè)會(huì )計電算化工作的成敗。企業(yè)在選擇財務(wù)軟件的過(guò)程中存在三個(gè)誤區。
誤區之一是有財務(wù)軟件就可以實(shí)現會(huì )計電算化。財務(wù)軟件是不同于其他應用軟件的特需軟件，之所以稱(chēng)之為特需軟件，是因為，財務(wù)軟件是部分財務(wù)會(huì )計制度的載體，關(guān)系著(zhù)國家財務(wù)會(huì )計制度的貫徹執行。同時(shí)，財務(wù)軟件有許多技術(shù)問(wèn)題，如操作系統分為多用戶(hù)分時(shí)系統、網(wǎng)絡(luò )系統、單機系統、，網(wǎng)絡(luò )系統分為Novel1平臺和Windows?NT平臺，數據庫系統分為PC數據庫（如Fox系列、Cliper）和專(zhuān)業(yè)數據庫（如Oracle、Sybase），有國產(chǎn)的財務(wù)軟件、也有外國進(jìn)口的財務(wù)軟件，有軟件接口問(wèn)題，也有技術(shù)發(fā)展趨勢問(wèn)題，等等，可以說(shuō)在企業(yè)選擇財務(wù)軟件時(shí)要考慮的因素很多，需要做充分的認證，但事實(shí)上企業(yè)在選擇財務(wù)軟件的過(guò)程中進(jìn)行充分論證的并不很多。
財務(wù)軟件的選擇應當遵循一定的原則。第一是企業(yè)的客觀(guān)需要。不能脫離實(shí)際情況好高騖遠、貪新求全，要考慮企業(yè)財務(wù)工作的規模、軟硬件費用和技術(shù)承受能力。第二要看軟件開(kāi)發(fā)商的實(shí)力和商譽(yù)。要選擇那些技術(shù)力量雄厚、售后服務(wù)體系健全，有良好商譽(yù)口碑的軟件開(kāi)發(fā)商，特別是以財務(wù)軟件或企業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)銷(xiāo)售為主業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)商，因為售后服務(wù)是商品財務(wù)軟件可用性的首要保障條件，以財務(wù)軟件和企業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)銷(xiāo)為主業(yè)的軟件公司，其業(yè)務(wù)收入主要依賴(lài)于財務(wù)軟件和企業(yè)管理軟件的銷(xiāo)售，比較注重軟件質(zhì)量和服務(wù)，軟件的后續升級維護有較好的保障，相反，如果財務(wù)軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)銷(xiāo)在其公司的業(yè)務(wù)構成中處于從屬地位，這個(gè)財務(wù)軟件就有可能壽命不長(cháng)，如果有一天這個(gè)公司放棄了財務(wù)軟件繼續開(kāi)發(fā)的計劃，就會(huì )使企業(yè)失去技術(shù)支持，陷入被動(dòng)境地，最終導致其電子財務(wù)系統建設的失敗。第三要看該軟件用戶(hù)群大小和經(jīng)營(yíng)期長(cháng)短。用戶(hù)群大、經(jīng)營(yíng)時(shí)間越長(cháng)的財務(wù)軟件，經(jīng)過(guò)大量用戶(hù)的檢驗和長(cháng)時(shí)間的磨練，其質(zhì)量是不用置疑的。
誤區之二是商品財務(wù)軟件太貴，功能不能滿(mǎn)足企業(yè)的需要。一套財務(wù)軟件價(jià)格在萬(wàn)元至幾萬(wàn)元，對于一般企業(yè)，似乎有幾個(gè)懂計算機操作或計算機專(zhuān)業(yè)的人，自己開(kāi)發(fā)財務(wù)軟件更劃算。過(guò)去商品財務(wù)軟件匱乏，企業(yè)搞會(huì )計電算化必須自己開(kāi)發(fā)軟件，現在商品財務(wù)軟件品種豐富、技術(shù)趨于成熟，國家對商品財務(wù)軟件管理日趨規范，如果企業(yè)仍然堅持自己開(kāi)發(fā)財務(wù)軟件，在某種程度上講是一種小農經(jīng)濟的思想。事實(shí)上，采用商品財務(wù)軟件對于一般工商企業(yè)來(lái)說(shuō)是更好的選擇，用商品財務(wù)軟件建設企業(yè)電子財務(wù)系統，比企業(yè)自己開(kāi)發(fā)財務(wù)軟件優(yōu)點(diǎn)更多。第一，建設周期短、簡(jiǎn)便易行。由于不需要自己開(kāi)發(fā)軟件和調試軟件，一般在半年至一年內就可以完成建設工作。第二，商品財務(wù)軟件功能比較規范，錯誤較少，因為商品軟件在正式推向市場(chǎng)之前已經(jīng)通過(guò)了財政部門(mén)的評審，而通過(guò)評審的前提條件是經(jīng)過(guò)系統的測試和修正完善。第三，財務(wù)軟件的升級換代和維護由軟件開(kāi)發(fā)商負責，企業(yè)可以甩掉開(kāi)發(fā)維護這個(gè)技術(shù)包袱。選用商品財務(wù)軟件，當計算機軟、硬件技術(shù)或會(huì )計制度出現重大變革，需要重新編寫(xiě)財務(wù)軟件程序時(shí)，企業(yè)只需要支付較少的軟件升級費用就可以解決問(wèn)題。而自行開(kāi)發(fā)軟件必須自己重新編程，在時(shí)間上很難滿(mǎn)足會(huì )計工作不間斷的要求，往往因此而導致企業(yè)電子財務(wù)系統癱瘓。
至于商品財務(wù)軟件功能不能滿(mǎn)足企業(yè)的需要，也要一分為二地看問(wèn)題，一是企業(yè)自身財務(wù)基礎工作是否規范，二是所選擇的財務(wù)軟件是否留有標準數據接口，只要有數據接口，企業(yè)就可以把自己開(kāi)發(fā)的程序模塊與商品財務(wù)軟件實(shí)現連接，比全部軟件由自己開(kāi)發(fā)容易得多。
誤區之三是商品財務(wù)軟件的條塊保護主義。我國商品財務(wù)軟件在一些地區和行業(yè)系統中存在不同程度的保護主義色彩。不同地區、不同行業(yè)各自為陣，指導企業(yè)或指令企業(yè)采用某種財務(wù)軟件，在某種程度上講，限制了企業(yè)按照自己信息化規劃選擇財務(wù)軟件的權利，這未必是一件好事情。目前國產(chǎn)商品財務(wù)軟件品牌多達200多種，蛇龍混雜，一些技術(shù)力量薄弱的小軟件公司一旦失去地區或行業(yè)保護就會(huì )難以為繼，就會(huì )導致一部分企業(yè)的會(huì )計電算化工作中斷。這既不利于會(huì )計電算化的推廣，也不利于會(huì )計電算化管理。建議財政主管部門(mén)嚴格控制新商品財務(wù)軟件的評審，引導財務(wù)軟件企業(yè)進(jìn)行有序的合并重組，在軟件質(zhì)量、功能和售后服務(wù)體系建設上下功夫，盡快提高我國商品財務(wù)軟件的技術(shù)水平。
癥結三：不適應電子數據處理環(huán)境下財會(huì )工作的組織管理
我國會(huì )計電算化教育和培訓工作只有幾年的歷史，主要講授財務(wù)軟件系統分析設計和計算機基本操作，而對電子財務(wù)數據理論及其對財務(wù)工作的影響研究得較少。企業(yè)財會(huì )部門(mén)的負責人和財會(huì )人員并不十分清楚電子財務(wù)系統與人工財務(wù)系統的根本差別，對電子財務(wù)數據的基本特性及其對財會(huì )工作組織管理的影響認識不夠。一些企業(yè)實(shí)施會(huì )計電算化失敗的原因，正是其財會(huì )負責人或財會(huì )人員不適應電子數據處理環(huán)境下財會(huì )工作的組織管理，忽視對人——機關(guān)系的協(xié)調處理，不熟悉電子財務(wù)數據環(huán)境下企業(yè)財會(huì )工作的組織與控制，導致系統不能穩定、連續運行而造成的。當前，實(shí)施會(huì )計電算化的企業(yè)多，而真正能夠甩掉手工帳的少，就是這種不適應的寫(xiě)照。
電子數據處理環(huán)境下，財會(huì )工作的組織管理者面對的是電子財務(wù)系統，電子財務(wù)系統的管理與傳統的人工財務(wù)系統的管理有著(zhù)根本的差別，體現在電子財務(wù)系統是一個(gè)“人——機”系統，其成敗和效率不僅取決于“人”的因素，還取決于“機”的因素，它是一個(gè)包括計算機軟硬件在內的綜合系統，是一個(gè)更加技術(shù)化和復雜化的因素，而且“人”與“機”是一個(gè)有機體，在實(shí)際工作中忽視了“人”與“機”任何一個(gè)因素，或“人”、“機”銜接關(guān)系處理不當都會(huì )最終導致電子財務(wù)系統的失敗。
電子數據處理對財會(huì )工作的影響主要體現在三個(gè)方面：一是不辯字跡性。人工財務(wù)系統中字跡是確定會(huì )計責任的有效依據，而電子財務(wù)數據沒(méi)有字跡特征，不能通過(guò)字跡來(lái)確定會(huì )計責任，缺乏法律證據效力，要防止發(fā)生財會(huì )人員用他人的名義做會(huì )計制度不允許的事情。二是脆弱性。電子財務(wù)數據存儲在磁性介質(zhì)中，容易受到多種物理因素和人為因素的影響，計算機病毒、操作失誤、蓄意破壞、搬移震動(dòng)、機械磨損、電壓波動(dòng)、磁場(chǎng)干擾、灰塵微粒、潮濕空氣都會(huì )威脅到電子財務(wù)數據的安全，這就產(chǎn)生了財務(wù)數據安全性要求高，而電子財務(wù)數據安全性低的矛盾，這是導致很多企業(yè)電子財務(wù)系統無(wú)法真正使用的重要原因，企業(yè)財務(wù)工作的組織者必須具備解決這一矛盾的素質(zhì)，才能駕御電子數據處理環(huán)境下企業(yè)財會(huì )工作的組織管理。三是快速操縱性。電子財務(wù)數據可以快速地復制、刪除、衍生、傳播和成批修改，一方面，使得快速運算大規模財務(wù)數據成為可能，為實(shí)現財務(wù)信息的即時(shí)分類(lèi)檢索和復雜財務(wù)分析模型運算奠定了技術(shù)基礎，企業(yè)財會(huì )工作的組織者要充分利用這一特點(diǎn)，為企業(yè)管理者提供更加快捷和豐富的決策支持服務(wù)；另一方面，也要考慮如何防范財務(wù)信息失密、篡改和蓄意破壞等問(wèn)題。
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