辦公設備使用規范

辦公設備使用規范

　　每一個(gè)老板都喜歡工作效績(jì)高的員工，同時(shí)也喜歡注意細節工作的員工；每一個(gè)員工能夠給公司帶來(lái)直接效績(jì)，但也能夠在長(cháng)期工作中帶來(lái)無(wú)形的效績(jì)，那就是對公司辦公設備的愛(ài)護、對公司形象的重視、對公司員工的親切交往等。這些無(wú)形的效績(jì)也給公司帶來(lái)了很大的利潤。

　　在現在的辦公過(guò)程當中，電腦、傳真機、復印機、打印機等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務(wù)交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達給身在異地的交往對象手中。無(wú)論是給對方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時(shí)聊天軟

　　件進(jìn)行溝通，還是對電腦、傳真機、復印機的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規范。

　　1、注意傳真首頁(yè)

　　傳真首頁(yè)上包括的主要內容應該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱(chēng)、人員姓名、日期、總頁(yè)數等。另外，需傳真的每頁(yè)紙上應該有頁(yè)碼標注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁(yè)內容不清楚的話(huà)，也方便準確的補發(fā)。

　　2、傳真信件

　　傳真的信件內容一定要規范，如必要的稱(chēng)呼、問(wèn)候語(yǔ)、簽字、敬語(yǔ)、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因為簽字代表了這封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。

　　3、傳真的紙張規范

　　最規范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規范又會(huì )浪費傳真機掃描的時(shí)間，而且發(fā)過(guò)去的傳真紙可能是黑色或深色的，會(huì )影響傳真的效果。

　　4、公章的使用

　　若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過(guò)去的效果。

　　5、注意字號

　　傳真的材料，應該比普通打印的文件字體大一點(diǎn)，以保證傳真過(guò)去的文字清晰、方便閱。

　　6、傳真確認

　　發(fā)送傳真之前，可以先向對方通報一下，以免發(fā)錯；若傳真頁(yè)數較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發(fā)傳真或其它方式；發(fā)送傳真之后，要再次和對方確認一下：發(fā)傳真的頁(yè)數、內容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對方?jīng)]有打電話(huà)來(lái)確認，就要盡快通知對方，以讓對方放心。

　　使用傳真機注意事項：使用的先后問(wèn)題。當你有一份很長(cháng)的穿著(zhù)需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應讓他先用；在公司里最好不要發(fā)私人傳真；如果遇到傳真紙用完時(shí)，應及時(shí)更換新傳真紙。同時(shí)也要注意，不要造成紙張的浪費；如果遇到傳真機出現故障，應及時(shí)找出原因，先處理好再離開(kāi)，如果不懂修理，就請別人幫忙，不要把問(wèn)題留給下一個(gè)同事；給對方發(fā)送傳真時(shí)，要注意語(yǔ)言的使用。多說(shuō)禮貌用語(yǔ)且不要生硬，最好不要說(shuō)：“給我新號，我要發(fā)傳真�！碑攲Ψ讲荒軠蚀_地說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人時(shí)，就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，然后掛斷傳真電話(huà)，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會(huì )破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想與公司進(jìn)行商務(wù)交往的客戶(hù)，而失去合作的機會(huì )。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來(lái)不便。收發(fā)郵件的禮儀規范

　　我們在收發(fā)郵件時(shí)，要做到合理、準確、規范，這樣才能顯示出商務(wù)場(chǎng)合下的素養。一般來(lái)說(shuō)，收發(fā)郵件的禮儀規范主要有以下幾個(gè)方面的內容：

　　保證在24小時(shí)內回復郵件，哪怕只是簡(jiǎn)單的一句話(huà)；每封郵件都應該有題目；不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接；不要在群發(fā)郵件中透露他人的郵件地址，應該使用隱藏地址的抄送方式；正確使用大小寫(xiě)字母，用大寫(xiě)字母寫(xiě)郵件在網(wǎng)絡(luò )文化中代表著(zhù)你在朝對方大喊；發(fā)送手機短信和電子郵件時(shí)須署名；電子郵件里還應寫(xiě)入其它聯(lián)系方式；最好不要發(fā)送容量過(guò)大的附件內容，并不是所有人都擁有一個(gè)超大電子郵箱；如果擔心語(yǔ)氣不對而引起誤會(huì )，可多用“謝謝”、“請”等字眼，根據對象來(lái)選擇開(kāi)頭語(yǔ)和祝福語(yǔ)，既不過(guò)于客套，又要注意禮節；主動(dòng)終止發(fā)郵件的來(lái)往，可以在文末附注“全部辦妥”、“無(wú)需回復”、“僅供參考”等字樣。電腦使用禮儀規范開(kāi)始使用計算機時(shí)，先開(kāi)顯示器等外設，后開(kāi)主機。關(guān)閉計算機時(shí)，則相反，先關(guān)閉主機，然后再關(guān)閉外設關(guān)閉計算機后，請務(wù)必關(guān)閉電源插座再離開(kāi)。一個(gè)好的電源接線(xiàn)板是很重要的，請使用帶保險功能，大功率規格的接線(xiàn)板※確保使用的插座有良好接地。如果您的電腦是在國外購買(mǎi)并運輸到中國使用，請千萬(wàn)記得檢查并確認電壓選擇開(kāi)關(guān)已調至230V以防止電源燒毀。使用電腦時(shí)請不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤(pán)/鼠標旁，防止碎物或者液體落入鍵盤(pán)等其它設備導致?lián)p壞。為了保持良好的散熱，主機/顯示器與墻壁之間的距離不得低于10厘米。使用時(shí)的環(huán)境溫度需要在10-35度之間，否則會(huì )出現電腦無(wú)法開(kāi)機的情況。插拔各類(lèi)數據線(xiàn)時(shí)請對應顏色，并保持垂直的方向來(lái)插拔。長(cháng)時(shí)間不使用電腦時(shí)，請對主機和顯示器進(jìn)行遮蓋以達到防塵效果。使用QQ、MSN的禮儀規范

　　一般來(lái)說(shuō)，我們在使用QQ、MSN等即時(shí)聊天軟件時(shí)，需要注意的禮儀規范主要有以下幾點(diǎn)：

　　如果我們很忙，就不要在線(xiàn)，或者設置一個(gè)busy或隱身狀態(tài)；最好不要打擾忙碌的人。如果對方時(shí)busy狀態(tài)，不要和他閑聊，若有重要的事，最好一句話(huà)說(shuō)完。不要以一個(gè)“Hi”開(kāi)始對話(huà)；盡量回復別人的消息。如果我們確實(shí)無(wú)法照應，那就告訴對方并設置busy狀態(tài)；盡量不要在QQ上設置自動(dòng)回復；網(wǎng)址的時(shí)候附上標題或簡(jiǎn)介；不要發(fā)連鎖消息。含有詛咒性質(zhì)、欺詐性質(zhì)、謠言性質(zhì)、無(wú)腦性質(zhì)的連鎖信息；保持安全意識。防止聊天軟件中毒自動(dòng)發(fā)消息干擾他人；不要刨根問(wèn)底。對于聊天軟件上的網(wǎng)友，戶(hù)籍民警方式的詢(xún)問(wèn)往往不招人喜歡；保持聊天記錄。同一個(gè)問(wèn)題反復多次問(wèn)別人會(huì )讓人感到尷尬。復印機使用規范

　　復印機也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設備之一，使用復印機應該注意一下幾點(diǎn)：

　　在公司最好不要復印個(gè)人的資料。在使用的過(guò)程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先復印或者是趕時(shí)間的先復印，出于禮貌的說(shuō)法，可以讓同事先用。如果正在復印應該禮貌的請后來(lái)的同事等一回。復印完?yáng)|西以后，記得關(guān)閉機器。如果用完了紙，記得添加上。如果在復印的時(shí)候遇到問(wèn)題，或者弄壞復印機，一定找同事或者相關(guān)的人來(lái)幫忙，切忌自己不說(shuō)走開(kāi)。

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