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如何建立員工檔案管理
導語(yǔ)：我們知道員工人事檔案的重要性不言而喻，即使剛剛開(kāi)始接觸HR行業(yè)的新手對員工人事檔案管理一事應該也是了如指掌。下面小編為你整理的如何建立員工檔案管理，希望對你有所幫助！
1、員工基本信息登記
通常包括但不限于：姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話(huà)、入職時(shí)間、項目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會(huì )包括五險一金購買(mǎi)情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì )不同內容的選擇；
這樣的表格基本上會(huì )在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動(dòng)合同的情況。
此類(lèi)信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需注意，員工本人簽字確認提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同）。
2、員工入職相關(guān)審批文件
包括但不限于：入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等；入職面試測評量表、面試評價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；
3、員工各類(lèi)證件
包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎證書(shū)等等；
這一類(lèi)檔案很多傳統企業(yè)會(huì )用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會(huì )被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
4、員工各類(lèi)在職資料
包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購買(mǎi)住房公積金申明、試用（實(shí)習）工作總結、試用期業(yè)績(jì)完成情況、引導人及部門(mén)的轉正評估意見(jiàn)、轉正后薪酬福利確認函（開(kāi)始入職沒(méi)有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等；
此類(lèi)檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門(mén)，電子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字；
5、員工參加重要會(huì )議、培訓的各類(lèi)統計與履歷表
通常包括但不限于：入職培訓、制度類(lèi)會(huì )議簽到表、新員工培訓計劃書(shū)、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績(jì)，無(wú)論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類(lèi)表格建議部門(mén)與HR部門(mén)各執一份，HR部門(mén)為原件與電子檔，用人部門(mén)可以用復印件與電子檔；需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字；
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