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對學(xué)校檔案信息化的一些思考
一、加強學(xué)校檔案信息化基礎設施建設
檔案信息基礎設施主要包括計算機軟硬件設備、基礎網(wǎng)絡(luò )和各類(lèi)輔助設施，它是檔案信息化建設中非常重要的基本保障條件。根據檔案信息采集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描儀、光盤(pán)刻錄機和檔案信息管理系統軟件等設施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實(shí)現目錄數據和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統軟件要能涵蓋對電子文件采集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其他數據庫進(jìn)行連接和交換數據的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統管理網(wǎng)絡(luò )之間的檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行。
二、加強學(xué)校檔案信息資源建設
檔案資源是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀(guān)地記載著(zhù)學(xué)校教學(xué)、科研及管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節，是學(xué)校的寶貴財富。信息資源是檔案信息化建設的物質(zhì)基礎，檔案信息化建設的首要任務(wù)是把室藏檔案資源數字化，其核心內容是將各種形式的檔案信息，通過(guò)計算機、掃描儀等設施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫，滿(mǎn)足社會(huì )對檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學(xué)校檔案部門(mén)信息服務(wù)的發(fā)展重點(diǎn)，因此檔案部門(mén)要緊緊圍繞學(xué)校中心工作，加大檔案編研力度，自行開(kāi)發(fā)特色專(zhuān)題檔案數據庫，不斷完善檢索工具，促進(jìn)檔案信息的開(kāi)發(fā)和再生；加強對重要會(huì )議、重大活動(dòng)事件檔案材料的收集，主動(dòng)從各種媒體中收集有關(guān)學(xué)校的信息，通過(guò)對信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導決策和教學(xué)管理提供信息服務(wù)。
三、加強學(xué)校檔案服務(wù)手段的創(chuàng )新
隨著(zhù)檔案數字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、計算機等現代化手段利用檔案，使得傳統的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統的實(shí)體管理模式向著(zhù)信息管理、知識管理、數字化管理模式轉變，因此，檔案部門(mén)必須用創(chuàng )新的服務(wù)方式、服務(wù)內容和服務(wù)手段實(shí)現由傳統的手工操作管理模式向現代化管理模式轉變。
四、加強學(xué)校檔案信息安全保障體系建設
檔案信息的安全性是檔案信息化建設的關(guān)鍵，檔案部門(mén)應把檔案信息的安全放在突出的位置，加強對檔案信息管理系統和硬件設備的管理，做好對檔案信息數據庫進(jìn)行定時(shí)的異地備份工作，確保檔案管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。在內部管理系統中，檔案部門(mén)應制訂電子檔案全過(guò)程管理制度和信息安全責任制度，設置不同的工作權限和查詢(xún)權限，加強檔案網(wǎng)上利用的身份認證和密鑰管理，確保不同權限的人查看不同檔案內容的信息。
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