工程檔案管理培訓課件

工程檔案管理培訓課件

　　1、工程檔案的前期管理策略

　　工程檔案是一項工程建設過(guò)程中反映各項活動(dòng)指標的最重要的參考依據，它包括了項目工程的建設，處理，設備維護等各項活動(dòng)所形成的研究結果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應。每一個(gè)項目在完成和告一段落之后，都要認真負責的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統的管理和整理，最終由上級領(lǐng)導來(lái)歸檔。且移交文件或者資料過(guò)程中，接觸人員必須要按規定辦理交接手續，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權拒絕接收。

　　2、工程檔案的收集歸納

　　2.1分類(lèi)組卷

　　分類(lèi)組卷的原則：檔案分類(lèi)組卷工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，也是能夠顯示出工作人員的個(gè)人水平。有的檔案管理人員實(shí)際上是沒(méi)有參與到項目建設的各個(gè)環(huán)節，所以一定程度上出現了管理檔案的問(wèn)題和不通暢，這些都是對工程檔案管理工作不全面性鎖導致。我們需要從以下幾個(gè)步驟來(lái)對檔案管理中的分類(lèi)組卷有較好的認知。第一，立項和選項。從最簡(jiǎn)單的項目提出，批準，同時(shí)可行性報告到對當地環(huán)境，地理情況，氣候方面調查研究。范圍廣至電力，城市規劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設初期形成的文件和圖紙，以及各部門(mén)根據初步設計文件設計的施工圖。第三，整理和歸納，這個(gè)階段是最難控制的，因為全面工作量巨大，設計的資料和信息非常多，主要包括了項目開(kāi)工之前的資料和原始文件：補償協(xié)議書(shū)，電力供應協(xié)議，相關(guān)合同以及許可證。每一個(gè)文件都要仔細的去核對，仔細的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗收階段。整個(gè)的項目完成結束之后，最重要的憑證材料和相關(guān)的建設真實(shí)材料都是驗收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報送相關(guān)單位。第五，調試和試播。是指在設備安裝，調試，試播等過(guò)程中形成的數據資料。第六，財務(wù)器材管理資料。主要包括了工程概算，預算，結算等數據報表。第七，主題部分，集中在日志，月報，監理通知單等各個(gè)資料。第八，涉外文件，一般是指相關(guān)的設備采購，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關(guān)書(shū)籍。檔案管理人員收集資料的時(shí)候，應該首先端正良好的作風(fēng)態(tài)度，然后對各階段鎖形成的資料，文件內容來(lái)確定收集整理對象。有條件的情況下可以進(jìn)行信息化處理。

　　2.2組卷的質(zhì)量要求

　�。�1）組卷前要詳細的檢查基礎文件，施工技術(shù)文件和圖紙是否已經(jīng)按照規定收集齊全，完整。做到不丟項，不漏項。

　�。�2）文字材料的抄寫(xiě)件書(shū)寫(xiě)要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來(lái)涂改，修改和批復。復印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長(cháng)期得到良好保存。

　�。�3）建設的竣工圖應該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。

　�。�4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明準確度高。

　　2.3案卷排列和編目

　　案卷文件材料的排列時(shí)間必須要按照時(shí)間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時(shí)間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫(xiě)頁(yè)號以獨立卷為單位，均已有書(shū)寫(xiě)內容為基準。每個(gè)保管單位必須要按照阿拉伯數字來(lái)進(jìn)行統一編排。頁(yè)號編寫(xiě)位置和單面書(shū)寫(xiě)的文字材料頁(yè)號編在右下角。卷內的目錄編寫(xiě)和卷盒內的文件一一對應。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內目錄，卷內背靠表，不編寫(xiě)頁(yè)號。

　　2.4工程檔案檢索目錄的填寫(xiě)

　　工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來(lái)工作，分別建立相關(guān)的單元，統一對信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時(shí)間和工作量。最終使得工程檔案達到了目錄管理。案卷目錄的填寫(xiě)方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來(lái)組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內容要書(shū)寫(xiě)的詳細明了。制作規范化模版。模版文件是要對于信息具有專(zhuān)業(yè)性的格式，通常是文書(shū)格式，經(jīng)過(guò)工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書(shū)。讀取的時(shí)候是非常的方便，簡(jiǎn)單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進(jìn)的計算機存貯方式來(lái)對相關(guān)的文件和資料來(lái)做好工作，優(yōu)勢是在于保質(zhì)期長(cháng)久，并且安全性很高。技術(shù)人員可以及時(shí)做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數據庫里面建立起單元，對信息的輸入要盡量詳細。保存的時(shí)間段里面要經(jīng)常性的去核對，檢查，維護，才會(huì )讓聲像資料的質(zhì)量長(cháng)期的完好。讓相關(guān)的工作開(kāi)展的時(shí)候順利，進(jìn)程加快和效率提升。

　　3、結束語(yǔ)

　　工程檔案管理是一項專(zhuān)業(yè)技術(shù)很強的工作，主要是保障廣播電視臺資源的保存和后期維護使用。每個(gè)階段所形成的文件和資源都是具有效益，所以做好管理和歸納的工作重視程度要不斷加強。需要檔案管理人員在進(jìn)行枯燥的工作過(guò)程中有細心，有耐心，有職業(yè)道德。根據文件的內容屬性進(jìn)行科學(xué)系統的分類(lèi)和檢索。為以后的驗收和檔案的再次利用提供方便快捷的服務(wù)。特別是針對辦公人員，有效的提高了辦公效率和水準。檔案管理工作如今越來(lái)越信息化，專(zhuān)業(yè)化，逐漸的擺脫了傳統工作模式的詬病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社會(huì )發(fā)展前進(jìn)的標志和象征。

　　作者:孫輝 單位:牡丹江中輝大鵬數字電視有限公司

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