如何快速整理會(huì )計檔案

如何快速整理會(huì )計檔案

　　對會(huì )計檔案進(jìn)行整理是會(huì )計檔案管理的重要內容，是保存、利用會(huì )計檔案的前提，會(huì )計機構和會(huì )計人員必須認真對待，努力做好。

　　(1)會(huì )計憑證的整理。

　　會(huì )計憑證是會(huì )計檔案的重要組成部分�！稌�(huì )計基礎工作規范》對會(huì )計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì )計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

　　整理會(huì )計憑證，首先，要把所有應歸檔的會(huì )計憑證收集齊全，并根據記賬憑證分類(lèi)。記賬憑證一般分為現金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉賬憑證，共三類(lèi)五種。根據不同的種類(lèi)，按時(shí)間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì )計檔案范圍和沒(méi)有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的 核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會(huì )計憑證整理好后，應按照有關(guān)規定的要求，認真做好會(huì )計憑證的裝訂工作。

　　(2)會(huì )計憑證的歸檔。

　　首先，要認真填好會(huì )計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫(xiě)上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專(zhuān)人負責保管。

　　(3)會(huì )計賬簿的整理。

　　年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細分類(lèi)賬)在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì )計集中統一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì )計科目順序排列，據以逐本登記會(huì )計檔案(會(huì )計賬簿)封面。會(huì )計賬簿封面的有關(guān)內容要寫(xiě)全。

　　(4)會(huì )計報表的整理。

　　會(huì )計報表一般在年度終了后，由專(zhuān)人(一般是主管報表的人員或財會(huì )機構負責人)統一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會(huì )計報表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊，登記會(huì )計檔案(會(huì )計報表)目錄，逐項寫(xiě)明報表名稱(chēng)、頁(yè)數、歸檔日期等。經(jīng)會(huì )計機構負責人審核、蓋章 后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

　　(5)其他會(huì )計資料的整理。

　　其他財會(huì )資料，包 括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟活動(dòng)分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟合同，也應隨同正式會(huì )計檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)相當長(cháng)時(shí)間內，由財會(huì )部門(mén)保存。這就需要認真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的， 按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門(mén)。

　　會(huì )計檔案的整理要規范化。封面、盒、袋要按統一的尺寸、規格制作，卷脊、封面的內容要按統一的項目印制、填寫(xiě)。要做到收集按范圍，整理按規范，裝訂按標準。