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地稅系統檔案數字化需求實(shí)現的范文
隨著(zhù)江蘇地稅系統征管模式的改革，在稅務(wù)管理過(guò)程中，從納稅人、外部門(mén)協(xié)調、內部都會(huì )產(chǎn)生大量紙質(zhì)資料和管理過(guò)程文件，這些文件的傳遞和保存，給基層稅務(wù)部門(mén)帶來(lái)了沉重負擔。同時(shí)，由于檔案數量的加大也給檔案的查詢(xún)和利用帶來(lái)不便，增加了檔案利用成本。而目前實(shí)施的個(gè)人所得稅全員申報政策，將加劇這種趨勢的發(fā)展。目前江蘇省地稅局電子檔案管理系統的正式實(shí)施，使稅務(wù)檔案的產(chǎn)生和管理應用又帶來(lái)了新的變化。
原來(lái)手工形成的紙質(zhì)稅務(wù)檔案，絕大多數已經(jīng)由征管信息化管理系統自動(dòng)生成，實(shí)物檔案系統收集的檔案只是由信息系統輸出的文檔而已。在信息化高度發(fā)展的今天，實(shí)物檔案系統為了提高查詢(xún)、利用效率，建立信息化查詢(xún)系統，將實(shí)物檔案管理納入信息化管理的渠道。而電子簽名法律地位的確定，紙質(zhì)文件的傳統簽章已經(jīng)可以由電子文件取代。這為建立數字化稅務(wù)管理系統，替代實(shí)物檔案系統奠定了基礎。數字化稅務(wù)檔案管理系統的建立，需要解決稅務(wù)檔案信息的采集歸檔、稅務(wù)檔案信息的管理和稅務(wù)檔案信息的查詢(xún)應用三個(gè)問(wèn)題。從系統工程的角度看，稅務(wù)檔案管理系統的建設，要解決組織結構、業(yè)務(wù)流程等問(wèn)題，也就是說(shuō)要解決什么人，用什么方式，解決什么問(wèn)題。
一、地稅系統檔案的業(yè)務(wù)描述
地稅系統檔案數字化從體系結構，或者說(shuō)產(chǎn)生來(lái)源劃分可以劃分為兩部分，兩部分的內容產(chǎn)生的途徑和形成的過(guò)程有著(zhù)明顯的區別，在系統設計時(shí)必須區別對待。第一部分內容為行政公文檔案；第二部分為征管業(yè)務(wù)檔案。
行政公文檔案產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化系統，分為收文和發(fā)文兩個(gè)類(lèi)型。收文來(lái)源上級和平行部門(mén)，發(fā)文來(lái)源于本系統(單位)。對于現階段，辦公自動(dòng)化并未在國家行政機關(guān)通用(或未應用辦公自動(dòng)化系統)，即各部門(mén)之間的公文互相不能直接調用，還是以紙質(zhì)文件形式傳遞，為了各自的辦公自動(dòng)化系統(OA)的運行，來(lái)文多以?huà)呙杓男问戒浫胂到y中。收文以圖片文件的形式保存于系統中。而圖片形式文件的最大特點(diǎn)是不可修改性和不可全文檢索性，這就構成了其在數字檔案形成中的特殊性。必須在進(jìn)行數字化檔案歸檔過(guò)程中進(jìn)行特別處理。
發(fā)文檔案產(chǎn)生于辦公自動(dòng)化系統本身，是以電子檔案形式存在的，對于數字檔案的歸檔工作相對簡(jiǎn)單。由于是電子檔案，其可編輯性和可檢索性要遠遠好于圖片型電子文檔。但稅務(wù)部門(mén)的發(fā)文文檔，其內容多為政策法規，有其不可更改性，因此在發(fā)文進(jìn)行數字化歸檔時(shí)就必須考慮文件的加密需求。
地稅征管業(yè)務(wù)檔案來(lái)源于稅收征管系統，采用流行的多層架構體系，以Oracle數據庫為數據存儲管理系統。存儲的信息除征收數據外，還包含了大量的納稅人登記信息、征管信息、減免審批信息、發(fā)票信息等文檔信息。這些文檔信息就構成了稅務(wù)的征管檔案。
二、地稅系統檔案數字化管理功能需求及實(shí)現
地稅系統數字檔案系統建設的總體功能需求，包含日常管理和系統管理兩部分內容。日常管理包括歸檔管理、網(wǎng)上服務(wù)和應用管理等內容；系統維護包括數據維護和系統管理等內容。
1．日常管理。
(1) 檔案數字化歸檔管理。地稅系統檔案系統的數字化歸檔包含三個(gè)方面：其一是紙質(zhì)實(shí)物檔案的歸檔管理。紙質(zhì)實(shí)物檔案按照數字檔案系統的要求，將檔案電子化(縮微或掃描)形成數字化文檔后登記人數字檔案系統中。歸檔功能的包括六部分：文檔追加：一是自動(dòng)編制文件序號、標題唯一索引標記、人工主題詞錄入、引入正文；二是文檔歸檔：編輯；對單個(gè)條目進(jìn)行編輯；三是文檔排序：對文檔按一定條件排序；四是文檔移動(dòng)：移動(dòng)文檔條目；五是刪除：刪除無(wú)效文檔條目；六是：鑒定一對文檔進(jìn)行鑒定。需要說(shuō)明的是，以上功能對有稅務(wù)OA系統和稅收征管系統歸檔的檔案文件管理同樣有效。其二是稅務(wù)辦公自動(dòng)化系統(OA)產(chǎn)生的檔案數字化歸檔。采集OA系統公文文頭紙內的信息形成“公文信息項”，設定“保存期限”。數字檔案管理系統自動(dòng)將文檔進(jìn)行分類(lèi)，將正文主體進(jìn)行規格化處理(加密，主要對發(fā)文)后導人數字化檔案管理系統。其三是稅收檔案的數字化歸檔管理。類(lèi)似OA系統的數字化歸檔，稅收檔案的歸檔是將征管系統產(chǎn)生的文檔，經(jīng)整理后導人檔案管理系統。南開(kāi)征管系統產(chǎn)生的檔案都是結構化的數據，歸檔的自動(dòng)化程度更高。歸檔由系統編寫(xiě)的接口摸塊負責完成。在數字檔案管理系統中建立歸檔任務(wù)，定期由管理人員觸發(fā)進(jìn)行歸檔工作(一般一年一次)。
(2)業(yè)務(wù)管理。業(yè)務(wù)管理包括五部分。一是編目：打印歸檔文件目錄；打印檔案交接表；打印目錄封面。二是統計：全庫統計；分類(lèi)統計；指定條件統計；統計結果打印與輸出。三是借閱：實(shí)體檔案借閱登記；借閱申請監控；網(wǎng)上查閱臨時(shí)授權；期限屆滿(mǎn)自動(dòng)撤銷(xiāo)。四是歸還：實(shí)體檔案歸還登記；實(shí)體檔案催還通知；過(guò)期標識自動(dòng)生成。五是銷(xiāo)毀：編制待銷(xiāo)毀文件目錄；檔案銷(xiāo)毀審批；檔案銷(xiāo)毀；日志存檔。
(3)系統維護管理。系統維護管理主要完成以下工作：一是系統配置管理，主要完成系統各接口參數設置；二是報表配置管理，主要完成各種報表生成格式、參數及內容的配置管理；三是用戶(hù)權限管理，用于用戶(hù)使用系統的權限控制；四是系統日志管理，用于系統日志的導人、導出、截取的操作。數據備份，定期對系統數據進(jìn)行備份，以應對安全威脅。
(4)系統數據維護。數據維護設置如下功能：數據的導人導出、批量編輯、批量刪除、批量移動(dòng)、標號唯一性檢查、標號唯一性檢查、標號重排。
2．數字化稅務(wù)檔案的應用一網(wǎng)上服務(wù)。稅務(wù)檔案網(wǎng)上服務(wù)主要包括如政策法規公告等。這些內容對社會(huì )公眾開(kāi)放。在稅務(wù)網(wǎng)站上設置相應的展示平臺，由檔案管理人員定期從數字檔案系統中向網(wǎng)站發(fā)布，其發(fā)布形式如下：
3．數字化稅務(wù)檔案的應用。稅務(wù)檔案應用管理主要完成檢索、調閱檔案等應用工作。專(zhuān)業(yè)用戶(hù)可對全部或指定類(lèi)別的檔案進(jìn)行全文檢索，也可以按著(zhù)錄項進(jìn)行組合條件檢索，對檢索結果可以進(jìn)行顯示、排序、轉存、打印等操作。專(zhuān)業(yè)用戶(hù)在檢索到所需要的歸檔文件后，可以直接點(diǎn)擊以查看著(zhù)錄信息和附加的電子文件。如果系統提示當前用戶(hù)無(wú)權瀏覽，則可以選擇一個(gè)或多個(gè)無(wú)權瀏覽的文件，點(diǎn)擊“申請授權”按鈕，提交網(wǎng)上查閱授權申請。經(jīng)辦公自動(dòng)化系統的借閱審批流程，由主管負責人批準后，可由檔案管理員授予申請人在網(wǎng)上查看這些歸檔文件著(zhù)錄信息和附加的電子文件的臨時(shí)權限。網(wǎng)上查閱授權申請和實(shí)體檔案借閱申請中的申請人姓名、工作單位、申請日期由系統自動(dòng)生成，其他信息項由申請人填寫(xiě)。
三、實(shí)行地稅系統檔案數字化需求實(shí)現中應注意的問(wèn)題
1、必須加強數據錄入前的資料審核。資料整理是檔案電子化工作中的一個(gè)基礎環(huán)節，準備不充分會(huì )造成數據錄入內容與名稱(chēng)不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案錄入或掃描前，必須加強審核，對錯誤或模糊不清的書(shū)面檔案資料（如未簽字的申報表、填寫(xiě)不全的稅務(wù)登記表等）必須及時(shí)改正后才能掃入微機。
2、錄入過(guò)程中應注意按順序操作。稅收檔案在向數子化管理方向推進(jìn)的過(guò)程中應先根據各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況，分清輕重緩急，將那些利用價(jià)值較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，循序漸進(jìn)錄入數據，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3、應注意錄入后的電子資料保管。電子檔案資料雖然不怕蟲(chóng)蛀、霉爛，但也有其自己的缺點(diǎn)，其是存儲在微機中的一系列數據，一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤(pán)損壞等，將會(huì )造成數據的丟失，因此要加強對已錄入的數據的保存，在加強對計算機安全管理的同時(shí)，可定期對數據進(jìn)行備份，確保數據不丟失；還要加強數據的保密處理，防止人為的數據破壞。
4、應加強對檔案資料的利用。
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案能為征管所用，而電子化就是為了提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于征管，強化征管基礎建設工作，因此要加強對電子檔案系統的宣傳，讓人人都了解并會(huì )查詢(xún)檔案，以實(shí)現檔案電子化的真正目的。
地稅系統檔案管理數字化是信息化社會(huì )檔案管理的必經(jīng)之路。將“一戶(hù)式”管理和征管資料的科學(xué)歸檔作了有機的融合，并借助現代化手段，對于稅務(wù)檔案的分類(lèi)和利用必將開(kāi)創(chuàng )一個(gè)嶄新的未來(lái)。目前，江蘇省地稅局電子檔案管理系統的正式實(shí)施為稅務(wù)檔案管理信息化提供了良好的平臺，因此它的發(fā)展必將不斷深入。隨著(zhù)信息化新技術(shù)的不斷涌現，檔案管理必將朝著(zhù)，程序化、簡(jiǎn)單化、便捷化、人性化的方向發(fā)展，為檔案的有效利用提供優(yōu)良平臺。