壁職場(chǎng)為何低效率

壁職場(chǎng)為何低效率

　　核心提示

　　工作效率低的原因大致有兩個(gè)。一是外在的組織管理制度、工作流程、考核規范出了問(wèn)題，組織內部形成了“低效環(huán)境”。二是員工個(gè)人內在的因素使然，比如工作習慣不好、拖拖拉拉;或者計劃不夠周詳，臨時(shí)、突發(fā)情況主導工作進(jìn)度;抑或是團隊成員溝通不暢、銜接不好。

　　在工作中，找到最簡(jiǎn)、最優(yōu)的方法，以最少的環(huán)節、最短的時(shí)間、最節約的資源投入達到最好的效果，工作自然也是高效的。

　　沒(méi)人喜歡低效率，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人，低效率都絕不會(huì )是正面導向。但低效率的影子隨處可見(jiàn)，總是最后一刻才能把事情做完，或者計劃總趕不上變化，計劃永遠只是計劃。

　　中國人民大學(xué)商學(xué)院副教授仲理峰表示，工作效率低的原因大致有兩個(gè)。一是外在的組織管理制度、工作流程、考核規范出了問(wèn)題，組織內部形成了“低效環(huán)境”。二是員工個(gè)人內在的因素使然，比如工作習慣不好、拖拖拉拉;或者計劃不夠周詳，臨時(shí)、突發(fā)情況主導工作進(jìn)度;抑或是團隊成員溝通不暢、銜接不好。只有找準原因，才能對癥下藥。

　　個(gè)人晉升與發(fā)展看的是橫向比較

　　在林總上任之前，許桐覺(jué)得，一個(gè)項目從立項到落實(shí)再到完成，應該是以年計的，比如獨立項目大概是半年，而需要別的部門(mén)配合的大項目，就得一年兩年。

　　許桐還是新兵的時(shí)候，領(lǐng)導吩咐了什么事，他總喜歡問(wèn)：“那什么時(shí)候要啊?”可時(shí)間一長(cháng)，許桐發(fā)現，沒(méi)人關(guān)心你的“限期”，做完了沒(méi)人夸你，做不完也沒(méi)人說(shuō)你，因為總有更慢的人在你后面托底。更何況，每個(gè)項目的時(shí)間早就提前留出了富余量，肯定不會(huì )不夠用。

　　不過(guò)，國企的特點(diǎn)在于，領(lǐng)導一換，風(fēng)格就會(huì )大變。比如，現有的平臺項目，林總要求把現有的工作進(jìn)度和下一步的計劃落在紙面上，每個(gè)人每周、每月要干什么，做到什么程度，都要寫(xiě)清楚。然后，在下個(gè)月月初的例會(huì )上，小組負責人逐個(gè)匯報進(jìn)展。

　　一夜之間，大家就從慢條斯理變得忙忙碌碌。

　　以許桐負責設計的內部網(wǎng)站為例，林總要求他們“辛苦辛苦”，壓縮掉一半的工期。也就是說(shuō)，3個(gè)月要實(shí)現網(wǎng)站上線(xiàn)使用。許桐備感壓力，自發(fā)擠掉了上網(wǎng)時(shí)間，每天都加一會(huì )兒班再走。

　　很快，第一個(gè)匯報例會(huì )來(lái)了。作為資歷最老的項目經(jīng)理，吳克的發(fā)言定好了后面的“調子”：工作雖然如期完成，但是我們人手緊張，任務(wù)越來(lái)越重，看看誰(shuí)那里能不能配合我們一下……

　　緊接著(zhù)，相關(guān)的項目組又開(kāi)協(xié)調會(huì )、碰頭會(huì )。不知不覺(jué)間，許桐要參加的會(huì )議越來(lái)越多，這個(gè)事哪個(gè)項目組做更合適，有時(shí)候3個(gè)會(huì )都扯不明白。

　　有時(shí)候，他只是被要求“聽(tīng)一聽(tīng)”，但不得不放下手邊的工作，在會(huì )議室一耗就是一個(gè)小時(shí)。許桐惦記著(zhù)3個(gè)月的工期，心里跟貓爪撓一樣，除了加班，他想不出還有什么更好的辦法。

　　不過(guò)，似乎沒(méi)人記得網(wǎng)站要3個(gè)月上線(xiàn)，包括林總。好像開(kāi)了會(huì )，就有了進(jìn)展，就有了那些寫(xiě)在紙上的計劃，就有了成績(jì)。如今，工期早就過(guò)了，但后臺程序還有一半沒(méi)寫(xiě)，當然，也沒(méi)人催著(zhù)他要進(jìn)展。

　　如果當真你就輸了，許桐覺(jué)得，再沒(méi)有比這句話(huà)更有用的了。

　　“不同的行業(yè)、不一樣的單位都會(huì )有各自的文化環(huán)境�！敝倮矸逭f(shuō)，有的地方由于制度原因形成了“低效文化”，比如大事小情都得層層匯報、逐級指示，那想快也快不了;有的地方則效率至上，比如簡(jiǎn)化程序，目標分解到人，一切以效益為先。

　　但是，從長(cháng)遠來(lái)看，高投入低產(chǎn)出，肯定是不好的。仲理峰說(shuō)，每個(gè)單位都應該通過(guò)制度建設、規范管理來(lái)實(shí)現效益最大化。比如，每項工作的內容、承擔的職責，都應該有清晰的界定和規范。制定階段性的目標只是一方面，還要有科學(xué)的考核制度，從中鑒別出高效和低效的員工。

　　“一個(gè)團隊中，個(gè)人的晉升和發(fā)展，常常是看團隊成員橫向比較后的相對效率�！敝倮矸逭f(shuō)，組織內部要有激發(fā)員工主動(dòng)性的獎懲制度，從而吸引優(yōu)秀的員工，淘汰不合格的員工。

　　仲理峰認為，每個(gè)人都會(huì )面臨與單位的文化環(huán)境是否匹配的問(wèn)題。如果能逐漸認同、接受、適應了單位的文化，就會(huì )留下;反之，就會(huì )離開(kāi)。

　　率性而為的做事風(fēng)格很難達到高效率

　　下班的時(shí)候，趙珂想，明天早來(lái)半個(gè)小時(shí)，把正在做的方案最后過(guò)一遍。

　　第二天，她確實(shí)很早就到了公司。同事們忙著(zhù)打卡、開(kāi)電腦的時(shí)候，趙珂已經(jīng)泡了茶好整以暇地坐在位子上了。

　　“下班還早呢，什么時(shí)候擠不出半小時(shí)?”趙珂決定，還是先干點(diǎn)別的。

　　好像一來(lái)公司就工作，有點(diǎn)虧待自己似的，趙珂預留了一個(gè)時(shí)段的“必修課”，內容安排如下：先登錄QQ，看看有沒(méi)有同學(xué)、朋友的留言和新動(dòng)態(tài)，回復并評論;接著(zhù)，瀏覽兩三個(gè)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的新聞、娛樂(lè )八卦;最后，掃一眼微博、看一眼微信，直到刷新數次都看不到什么更新了，早課才算結束。

　　每天，朋友們的活躍程度不盡相同，趙珂也沒(méi)有統計過(guò)做這些事的平均時(shí)長(cháng)，但一般來(lái)說(shuō)，等她打開(kāi)同事們的郵件、盤(pán)算先干什么的時(shí)候，常常就會(huì )聽(tīng)到小劉問(wèn)：“咱們一會(huì )兒吃什么?”

　　大家七嘴八舌討論一下、評價(jià)一下，就差不多該去食堂了。午飯后，趙珂剛沖好咖啡，就接到了經(jīng)理的電話(huà)，“小劉寫(xiě)的那個(gè)方案你現在趕緊改一下，急著(zhù)用�！�

　　在別人的衣服上錦上添花比自己做一件新衣服還費事，趙珂不由得有些頭疼，看看時(shí)間，還是等會(huì )兒再說(shuō)吧。趙珂打開(kāi)郵箱，一邊看那些未讀郵件，一邊跟同學(xué)聊天，間或給同事打個(gè)電話(huà)、發(fā)個(gè)材料，想著(zhù)做完這些再踏踏實(shí)實(shí)改方案吧。

　　但是，“大限”突然降臨，經(jīng)理等不到下班就催她趕緊交方案。這個(gè)電話(huà)讓她一陣心慌，嘴上答應著(zhù)“馬上好”，手上連忙把屏幕上的QQ對話(huà)框關(guān)掉，任由右下角的頭像閃啊閃。

　　被逼到墻角的趙珂“小宇宙”爆發(fā)了，從查資料、打電話(huà)，到改文字、定格式，40分鐘后，幾十頁(yè)的方案被送到了經(jīng)理的辦公桌上。

　　于是，一天就在這樣的成就感中結束了，而趙珂從早上就心心念念的“掃尾”工作被推遲到了第二天。

　　“明天，明天一定得做完它�！壁w珂這么想著(zhù)，關(guān)了電腦，拿著(zhù)包，去趕地鐵。

　　“很多人都會(huì )有拖延行為，拖到最后，可能就用一小時(shí)干完計劃了一天的工作�！敝倮矸逭f(shuō)，但對公司而言，如果員工一天當中的有效時(shí)間只有一小時(shí)，無(wú)論如何也不能說(shuō)是高效率。

　　不同的工作內容，效率高低的判斷標準也不相同。有時(shí)候，要看質(zhì)量，比如對回訪(fǎng)客戶(hù)的服務(wù)人員來(lái)說(shuō)，8個(gè)小時(shí)內問(wèn)到的有效內容越多效率就越高。有時(shí)候，要看數量，比如說(shuō)，營(yíng)銷(xiāo)人員簽了多少訂單。有時(shí)候，要看進(jìn)度，比如研發(fā)工作，每天每月都有量化的指標。但在仲理峰看來(lái)，每個(gè)人判斷自己的工作效率是高還是低，都是與預先設定的目標相比較的，超出預期，效率就高，否則就低。

　　仲理峰表示，想到什么就做什么，沒(méi)有安排、隨性而為的做事風(fēng)格，很難有高效率。因此，對習慣性的低效行為，可以先從制定周詳的計劃開(kāi)始改變。這個(gè)工作計劃要盡可能地嚴密、詳細，找出重要、緊急的事情，并從分解好的能付諸實(shí)行的小步驟開(kāi)始做起。時(shí)間上最好精確到分鐘，比如10點(diǎn)05分干什么，10點(diǎn)45分做什么。如果內容定得比較寬松，或者時(shí)間只定個(gè)大概，比如10點(diǎn)多完成什么，那這項安排可能就會(huì )被拖到11點(diǎn)，甚至更晚。

　　找到最簡(jiǎn)最優(yōu)的“砌墻法”

　　楊敏一直自認為人緣不錯，平常嘻嘻哈哈打打鬧鬧，跟大家相處得還算融洽。但是現在，楊敏覺(jué)得，融洽的前提是大家“碰不上”事情的時(shí)候。

　　兩個(gè)月前，公司承接了一個(gè)大型紀念活動(dòng)，楊敏被抽調到籌備組。她主要負責做案頭工作，搜集相關(guān)材料，把有價(jià)值的東西分類(lèi)整理好，等照片也選好了，就配在一起做成紀念冊。

　　這并不是件復雜的工作。

　　楊敏整理好材料，交給負責的劉藝，她看完沒(méi)問(wèn)題再送到委托方那里，人家一點(diǎn)頭，文字部分就算定下來(lái)了。沒(méi)想到的是，選照片出了問(wèn)題。

　　首先，楊敏以為，給文字配圖，那當然應該是她負責了。結果，等她選完送到技術(shù)小組，才發(fā)現，小張早就把選好的圖片直接送到了制作公司，現在已經(jīng)調完格式、大小，簡(jiǎn)直就是萬(wàn)事具備了。

　　楊敏覺(jué)得，小張自作主張，劉藝沒(méi)看、委托方?jīng)]審，這么無(wú)的放矢亂選一通兒，肯定用不了，難不成為了照片重新選材料?小張卻寸步不讓?zhuān)�一�?yè)紙上也沒(méi)幾行字，改一下能怎么樣?再說(shuō)，重新做圖還得花兩份錢(qián)。

　　兩人打到劉藝那里，一頓狠狠地追根溯源才知道，讓小張選照片的是程杰，那會(huì )兒公司沒(méi)打算再成立一個(gè)籌備組統一負責，所以就交給小張了。顯然，中間交接的時(shí)候，誰(shuí)也沒(méi)想到這碼事。

　　楊敏不想返工，小張更不愿意自己掏錢(qián)重新作圖，劉藝誰(shuí)也不想得罪。于是，這事就這么放著(zhù)，等到老板問(wèn)起的時(shí)候，還有10天就是紀念活動(dòng)的正日子了。

　　重做照片肯定是來(lái)不及了，老板一聲令下，楊敏返工。楊敏又是一陣手忙腳亂，直到大會(huì )的前一天，紀念冊才印好送來(lái)。

　　無(wú)論如何，這都算不上高效率，楊敏最終也沒(méi)出現在老板的表?yè)P名單里。

　　“團隊成員之間配合不好，也會(huì )大大降低工作效率�！敝倮矸灞硎�，這可能是因為溝通不暢，也可能是因為工作流程設置得太繁瑣，中間環(huán)節太多，使得成員之間的交流、銜接出問(wèn)題，造成低效率。

　　曾做過(guò)砌墻工人的美國“動(dòng)作研究”之父吉爾布雷斯對砌墻作業(yè)進(jìn)行過(guò)研究。比如，一開(kāi)始，工人要彎腰拿磚，如果在離他們不遠的地方設置好高度能調節的臺子，把磚頭事先碼放在上面，工人就可以節約彎腰的時(shí)間。后來(lái)，他發(fā)現工人們碼好磚還要敲幾下才能固定，原因是灰漿太稠。那么，調節灰漿的水分，使它自然流入磚縫，就減少了工人們多余的工作。

　　經(jīng)過(guò)諸如此類(lèi)的分析和研究，一個(gè)砌墻工人的18個(gè)動(dòng)作被吉爾布雷斯簡(jiǎn)化到了5個(gè)動(dòng)作，工作效率大幅提高，工人們的疲勞度也大大降低。

　　“這個(gè)實(shí)驗對一個(gè)團隊來(lái)說(shuō)也同樣適用�！敝倮矸逭f(shuō)，在工作中，找到最簡(jiǎn)、最優(yōu)的方法，以最少的環(huán)節、最短的時(shí)間、最節約的資源投入達到最好的效果，工作自然也是高效的。