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項目階段總結經(jīng)驗教訓
公司一期工程建設接近尾聲，在一期建設中有諸多經(jīng)驗教訓值得在以后的工作中借鑒和。今天我們就一起來(lái)看看項目階段總結經(jīng)驗教訓吧!
項目階段總結經(jīng)驗教訓
本人做項目經(jīng)理工作多年，感到做這個(gè)工作最要緊的就是要明白什么是因地制宜、因勢利導，只有最合適的，沒(méi)有什么叫對的，什么叫錯的，項目經(jīng)理最忌諱的就是完美主義傾向，尤其是做技術(shù)人員出身的，喜歡尋找標準答案，耽誤了工作進(jìn)度，也迷茫了自己。以下是本人一些做項目的個(gè)人體會(huì )，寫(xiě)出來(lái)供大家指點(diǎn)，在討論過(guò)程xx同提高水平。
項目開(kāi)始階段是一個(gè)最重要的階段。項目經(jīng)理在接手一個(gè)新項目的時(shí)候，首先要盡可能地多從各個(gè)方面了解項目的情況，如：
1. 這個(gè)項目是什么項目，具體大概做什么事情，是誰(shuí)提出來(lái)的，目的是解決什么問(wèn)題。在國內很多客戶(hù)都很不成熟的情況下，千萬(wàn)不要根據項目的名稱(chēng)望文生義地去想象項目的目標。一個(gè)名為“辦公自動(dòng)化”的項目很有可能在你進(jìn)場(chǎng)以后一個(gè)月才發(fā)現客戶(hù)其實(shí)需要的是一個(gè)計算機生產(chǎn)管理輔助信息系統系統。前期了解情況的工作越詳細，后面的驚訝就越少，項目的風(fēng)險就越小。
2. 這個(gè)項目里牽涉哪些方面的人，如投資方、具體業(yè)務(wù)干系方、項目建成后的運營(yíng)方、技術(shù)監督方等等，很多項目里除了業(yè)主單位的結構很復雜以外，還有一些其他單位也會(huì )牽涉進(jìn)來(lái)，如項目監理公司、業(yè)主的行業(yè)主管機構等。項目經(jīng)理需要了解每個(gè)方面的人對這個(gè)項目的看法和期望是什么。事先了解各個(gè)方面的看法和期望，可以讓你在做項目碰到問(wèn)題的時(shí)候，就每件事情分析哪些人會(huì )在什么方面支持你，哪些人會(huì )出于什么目的反對你，從而提前準備聯(lián)合朋友去對抗敵人，讓事情向你所希望的方向發(fā)展。沒(méi)有永遠的朋友，也沒(méi)有永遠的敵人，只有一致的利益，這句話(huà)作為項目經(jīng)理是一定要記住的;
3.基本了解了客戶(hù)的情況后，下面的事情就是了解自己公司各方面對這個(gè)項目的看法。首先是高層領(lǐng)導是否重視，這個(gè)決定了你在需要資源的時(shí)候，公司是否會(huì )根據你的要求提供最有力的支持。領(lǐng)導口頭肯定是說(shuō)支持的，你需要做的是了解公司對這個(gè)項目的實(shí)際期望，是想把項目越做越大還是想賺錢(qián)是想做樣板工程還是干脆想敷衍了事，公司領(lǐng)導對項目的態(tài)度決定了你做這個(gè)項目的戰略，而這個(gè)戰略方針將對你做項目計劃產(chǎn)生直接的影響;
4.在做整體項目計劃前，還要大致計算一下你手上的.資源。首先是時(shí)間，現在市場(chǎng)競爭激烈，往往很多項目要求在幾乎不可能的時(shí)間范圍里完成。對于這一點(diǎn)，你在做項目的風(fēng)險控制計劃的時(shí)候要充分考慮。其次是人員，根據項目預算和已往經(jīng)驗，大致計算一下未來(lái)的項目小組有多少種角色，每個(gè)角色目前公司是否有人，是否能完全歸這個(gè)項目使用，是否需要另外招聘一些人員，招聘的準備工作要盡早啟動(dòng)。最后就是一些設備的準備，項目所需大件關(guān)鍵設備要盡早預定，以后不管發(fā)生設備等人還是人等設備的情況，浪費的都是你的時(shí)間;
5.現在是做項目說(shuō)明書(shū)的時(shí)候了。一份好的項目說(shuō)明書(shū)不僅將要做的事情描述得很清楚(主要是講做什么，而不是說(shuō)怎么做)，而且把如何檢查也說(shuō)明得很透徹。也就是說(shuō)它不僅說(shuō)明白了要做哪些事情，也讓客戶(hù)的業(yè)務(wù)人員(一般不懂技術(shù))知道項目做成什么樣就算完成了。簡(jiǎn)單地說(shuō)，項目說(shuō)明書(shū)描述項目做哪些事情和每件事情做到什么程度以及如何檢查每一個(gè)結果。
6. 是到做總體計劃的時(shí)間了嗎不，你現在已經(jīng)知道了客戶(hù)的目標和你手上的資源，那么做計劃以前，你還需要和你的經(jīng)理和客戶(hù)充分溝通資源的問(wèn)題。因為很多資源是還不明確的，你需要寫(xiě)一份報告，詳細分析這個(gè)項目的風(fēng)險以及對資源的需求情況。如果一些問(wèn)題不能得到解決的話(huà)，將發(fā)生什么樣的后果。如果資源不夠，就要高層改變策略，增加對這個(gè)項目的投入。甚至在條件許可的情況下，有些公司會(huì )放棄這個(gè)項目�？傊�，沒(méi)有人能完成一個(gè)不可能完成的任務(wù)，如果項目經(jīng)理不能盡早發(fā)現風(fēng)險，那么就只能去當烈士了。
7. 明白了要做哪些事情和你手上的籌碼以及你做這個(gè)項目的總體策略，現在是成立項目小組的時(shí)候了。很多項目經(jīng)理都沒(méi)有自己選擇組員的權利，那么，就盡量發(fā)揮你的影響力
去尋找那些你想要的人吧。成員的組成根據項目不同，相差較大，很難有什么具體要求，但是，一定要有精通客戶(hù)業(yè)務(wù)的人，很多小項目里，這個(gè)人就是項目經(jīng)理本人，大項目里會(huì )配備行業(yè)專(zhuān)家(Industry expert)，這樣和客戶(hù)溝通起來(lái)才不會(huì )雞同鴨講，雙方才可以相互理解。我經(jīng)�？吹降那闆r是我們的技術(shù)人員和客戶(hù)交談時(shí)滿(mǎn)口的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，結果搞得客戶(hù)一頭霧水，反過(guò)來(lái)，他還指責客戶(hù)不懂技術(shù)。其實(shí)，明白自己想做什么的客戶(hù)已經(jīng)是很好的客戶(hù)了，不知道自己要做什么，更不懂怎么做還要指手畫(huà)腳的客戶(hù)到處存在，但是要明白，是客戶(hù)選擇了你，而不是你選擇了客戶(hù)，有了客戶(hù)你才有工資拿，心平氣和一點(diǎn)吧;
8.現在你要面對三群人：你的領(lǐng)導、你的組員和你的客戶(hù)，和這些人溝通，讓他們知道你打算怎么做，什么時(shí)候要他們做什么準備這些事情將是你的主要工作。既然溝通這么重要，那些事先定義一下溝通的原則也是一件很要緊的事情。很多溝通原則都是潛規則，如果你在一個(gè)部門(mén)時(shí)間做長(cháng)了，對這些規則的運用覺(jué)得是一件理所應當的事情，但是，你現在面對的是多個(gè)部門(mén)甚至多個(gè)單位，不把溝通規則說(shuō)清楚，你以后就會(huì )吃虧。下面的東西看起來(lái)無(wú)聊，其實(shí)還是很管用的：第一個(gè)是規定信息的流動(dòng)方式和介質(zhì)，是推還是拉。推的意思就是項目經(jīng)理將主動(dòng)發(fā)布信息，不管通過(guò)電話(huà)、郵件還是書(shū)面方式，保證將信息傳達到每個(gè)人。這種情況適合小項目，人少;拉的意思就是項目經(jīng)理就是一個(gè)類(lèi)似web服務(wù)器，你自己需要什么信息就去問(wèn)他。當然，沒(méi)有項目經(jīng)理把自己搞得那么累，他會(huì )用發(fā)布信息到公共介質(zhì)的方式公布信息，簡(jiǎn)單的是白板，復雜一點(diǎn)的是項目的公共信息交互區，潛規則就是我發(fā)了你沒(méi)去看就不要說(shuō)我沒(méi)告訴你。說(shuō)這些看似很無(wú)聊，其實(shí)里面牽涉信息傳達不完全的責任問(wèn)題。當然，這些都是指一般的方式，而且不要絕對化，一般情況下，主動(dòng)溝通和被動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)是同時(shí)存在的，尤其是對領(lǐng)導，項目經(jīng)理更加應該主動(dòng)去和領(lǐng)導溝通。第二個(gè)問(wèn)題就是文檔問(wèn)題，很多人怕寫(xiě)文檔，但是項目經(jīng)理一定要牢記“好記性不如爛筆頭”的道理。有理有時(shí)候為什么會(huì )說(shuō)不清呢就是因為沒(méi)有證據。所以項目經(jīng)理開(kāi)始就要和客戶(hù)說(shuō)清楚有些文檔是必須簽字的，比如項目經(jīng)理的項目日志，每個(gè)星期至少讓客戶(hù)簽字，另外所有達成共識的東西，比如會(huì )議紀要，甚至領(lǐng)導的講話(huà)記錄，都要寫(xiě)成文檔，雙方簽字，這樣以后扯皮的時(shí)候，就能做到有據可查。記�。赫f(shuō)了的就和沒(méi)說(shuō)一樣，只有寫(xiě)下來(lái)大家簽字后才算真正發(fā)生了的。還有一些問(wèn)題，比如你提交的報告，給領(lǐng)導(包括本方領(lǐng)導和客戶(hù)領(lǐng)導)做一個(gè)選擇題，結果領(lǐng)導壓住不批，讓你無(wú)所適從，結果拖延了進(jìn)度。這時(shí)候，你可以等，但是注意要留記錄，標明是誰(shuí)的責任;另外，如果你在開(kāi)始階段就和領(lǐng)導商定：如果批示提交三天后沒(méi)有得到領(lǐng)導答復就算對方同意，這樣你就會(huì )主動(dòng)很多。再比如不同事件的審批流程問(wèn)題：什么等級的事情記錄在項目日志里、什么等級的事情要雙方項目經(jīng)理專(zhuān)門(mén)簽署備忘錄、什么等級的事情要雙方領(lǐng)導出面簽署合同附件等等。事先想得越周到，以后的工作就越主動(dòng)。
9. 做了很多前期工作，定義了一些游戲規則，現在是坐下來(lái)做計劃的時(shí)候了。這一節，任意找一本項目管理的書(shū)都會(huì )說(shuō)得比我好，所以我就少寫(xiě)一點(diǎn)，說(shuō)一些自己的體會(huì )就是了。首先是找幾個(gè)關(guān)鍵組員，比如客戶(hù)業(yè)務(wù)專(zhuān)家、系統分析員等等，做一下項目模塊劃分工作。項目分成幾塊去做，每一塊完成什么，模塊之間的信息如何交換等等。需求定義的是做什么的問(wèn)題，而這里說(shuō)的是怎么做的問(wèn)題。這里要強調一點(diǎn)：完成一個(gè)目標有很多種方式，你要選一種你最熟悉的，而不是看上去最完美的，這個(gè)思路會(huì )讓你的項目減少很多風(fēng)險。有時(shí)候客戶(hù)會(huì )被某種新技術(shù)打動(dòng)，堅持要你采用那種新技術(shù)，你就應該告訴他：你選我做這個(gè)項目，就應該容許我采用自己最喜歡的方式做事情，新技術(shù)之所以有誘惑力，就是因為吃虧的人還不多，我不希望你成為第一批受害者。采用一個(gè)計劃會(huì )讓你的工作更加明確，比如用微軟的Project軟件，你填寫(xiě)完表格以后，就可以知道這個(gè)項目有多少件事情要做，每件事情需要什么資源，他們之間的前后關(guān)系如何，消耗的時(shí)間有多長(cháng)，完成后有什么標志等。所有的結果最后用一個(gè)叫做甘特圖的形式表現出來(lái)。你做完這個(gè)表以后會(huì )驚奇地發(fā)現，甘特圖上項目的結束時(shí)間會(huì )遠遠落后于你的計劃結束時(shí)間(簽合同的人永遠不會(huì )先征求你的意見(jiàn)的)。當然，學(xué)過(guò)項目管理的人會(huì )大談什么WBS、優(yōu)化路徑之類(lèi)的東西，但是我的經(jīng)驗是你再優(yōu)化也不可能把這些東西安排到計劃的時(shí)間結束。如果你沒(méi)碰到這個(gè)問(wèn)題，在我恭喜你挑了一個(gè)輕松活之前，請你再去確認你是否羅列了所有要做的事情和正確評估了他們所需要的時(shí)間。這時(shí)候，你就要考慮犧牲一些任務(wù)的時(shí)間(也意味著(zhù)質(zhì)量)了。按照什么標準犧牲這個(gè)項目的戰略!我們在第三節提到過(guò)的戰略。我的經(jīng)驗是如果你什么都趕進(jìn)度，其結果可能就是十件事情你一件也沒(méi)做好，想想多么失敗啊。所以，把資源投到你熟悉和有把握的事情上，最后的結果是十件事情，你有三件做成了精品，三件完成，還有四件因為某些原因延誤，成績(jì)單是否靚麗了很多呢戰略決定優(yōu)先級，而正確排列事情的優(yōu)先級是一個(gè)項目經(jīng)理能力的主要體現。
現在項目已經(jīng)完成了前期工作，了解了項目的目標、搞清楚了手上的資源，制定了項目的策略，然后編制了項目的整體計劃，項目進(jìn)入實(shí)施階段。進(jìn)入這個(gè)階段反而是項目經(jīng)理比較空閑的時(shí)候，不像前期的時(shí)候項目經(jīng)理要象記者一樣到處和不同的人接觸，搞清楚他們在說(shuō)什么，努力猜測他們在想什么和他們的真正目的，那才是最累人的事情。當然，小項目的項目經(jīng)理往往自己也是一個(gè)資源，要做很多事情，這時(shí)候反而比誰(shuí)都苦。項目經(jīng)理這段時(shí)間的主要工作是保持和客戶(hù)領(lǐng)導以及自己領(lǐng)導的溝通。和客戶(hù)領(lǐng)導溝通時(shí)特別要注意，除非你需要對方給你支持，那么你才需要講得具體一點(diǎn)，否則，告訴他一切正常就可以了，而且態(tài)度要積極一些，千萬(wàn)不要說(shuō)一些領(lǐng)導不懂的細節，比如：“王局長(cháng)，最近項目進(jìn)度還算正常，就是JVM經(jīng)常發(fā)生一些內存泄漏的情況…”
項目階段總結經(jīng)驗教訓
我公司一期工程建設接近尾聲，在一期建設中有諸多經(jīng)驗教訓值得在以后的工作中借鑒和。
一期工程建設設備技術(shù)參數提供較晚且不完善，造成招標工作時(shí)間長(cháng)，確定后的設備參數修改較頻繁。與設計院的溝通不是很及時(shí)，沒(méi)有把握住工作的主動(dòng)性，自己提出的技術(shù)建議給設計院后沒(méi)有及時(shí)與設計院聯(lián)系，并跟蹤處理情況。需要與設計院加強溝通和交流。
設備供貨合同簽訂較晚，合同生產(chǎn)時(shí)間短，供貨比較集中，對設備生產(chǎn)進(jìn)度等情況了解不夠。監造人員不足是原因之一對設備制造的質(zhì)量控制和聲場(chǎng)季度控制比較被動(dòng)。與供貨廠(chǎng)家的溝通不是很及時(shí)。不能夠很好地根據工程進(jìn)度安裝時(shí)間的調整而確定設備供貨時(shí)間。造成部分急需安裝的設備不能及時(shí)到貨，而一些安裝節點(diǎn)較晚的設備卻提前到貨。
設備到貨及儲存方面，存在巨大不足。設備到貨后因人員不足，時(shí)常調動(dòng)人員到其他崗位，無(wú)專(zhuān)人負責設備接貨工作。而且設備的存儲場(chǎng)地不足，倉儲及設備職能部門(mén)溝通不足，造成設備未安裝的設備管理不到位。安裝單位不能卸貨時(shí)，過(guò)多依靠安裝單位，造成到貨設備不能及時(shí)卸車(chē)，積壓，不能有效控制安裝單位的卸車(chē)工作。到貨設備安裝時(shí)查找困難。
安裝質(zhì)量監控�，F階段公司整體的'安裝質(zhì)量控制能力較弱，人員配置特別是具備相關(guān)工作經(jīng)驗的技術(shù)人員不足，新入職畢業(yè)生所占比例較大，工作經(jīng)驗不足。工程質(zhì)量方面基本受控。工程需要大量有經(jīng)
驗的人深入現場(chǎng)，工程質(zhì)量、進(jìn)度才能受控，對安裝單位的管理力度才不會(huì )被弱化。職能部門(mén)除了要監管安裝工程，同時(shí)還要兼顧設備招標，合同編撰，分心于非主要業(yè)務(wù)，勢必會(huì )造成主要業(yè)務(wù)的監管不足。
綜合上述不足和教訓，需要工程個(gè)相關(guān)部門(mén)間相互共同，勇于承擔責任，團結、互助，共進(jìn)退才能把封開(kāi)公司建設好，才能讓封開(kāi)公司成為樣板基地。
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