檔案管理情況調查報告

檔案管理情況調查報告

　　隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，報告的用途越來(lái)越大，報告具有雙向溝通性的特點(diǎn)。那么，報告到底怎么寫(xiě)才合適呢？下面是小編整理的檔案管理情況調查報告，希望能夠幫助到大家。

檔案管理情況調查報告1

　　根據單位檔案工作年終考核的要求，我委不斷加強檔案整理水平，切實(shí)做好檔案管理工作，目前各方面已小有成效�，F將自查情況報告如下：

　　一、機構與組織管理

　　1、進(jìn)一步健全了組織，加強了領(lǐng)導。把檔案工作列入單位年度工作計劃，明確分管領(lǐng)導；各種檔案實(shí)現集中統一管理。 2、在管理措施上，領(lǐng)導組織全體人員認真學(xué)習《檔案法》及有關(guān)資料，研究制定檔案整理歸檔制度；檔案保密制度；檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度；檔案收集制度；檔案保管制度；檔案工作責任追究制度和檔案人員崗位職責。同時(shí)還加強對各類(lèi)文件材料的收集、整理、歸檔工作指導，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作地順利開(kāi)展。

　　二、檔案基礎設施情況

　　根據檔案管理的實(shí)際需要和《縣委縣政府關(guān)于進(jìn)一步加強新時(shí)期檔案工作的意見(jiàn)》文件要求，積極配備檔案管理保存的相關(guān)設施。但因辦公條件有限，現有辦公用房2間，僅配備了辦公桌椅、電腦等基本的辦公設施，添置防盜門(mén)窗、鐵櫥和窗簾，基本上滿(mǎn)足了檔案防火、防蟲(chóng)、防盜、防鼠、防潮、防強光、防霉變等基本要求。

　　三、檔案制度建設情況

　　按照《檔案法》的規定，結合我委實(shí)際情況，建立健全了八項檔案管理制度，即：檔案收集制度、檔案整理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案銷(xiāo)毀制度、檔案保密制度、檔案工作責任追究制度和檔案人員崗位職責。按規定收集整理文書(shū)、財會(huì )、設備、圖片等檔案。

　　四、檔案業(yè)務(wù)建設情況

　　根據《檔案法》和《縣委縣政府關(guān)于進(jìn)一步加強新時(shí)期檔案工作的意見(jiàn)》的要求，我委確定了檔案管理的專(zhuān)兼職人員，制定相關(guān)的規章制度，對符合標準的相關(guān)檔案進(jìn)行電子化處理，并積極和檔案館聯(lián)系，落實(shí)檔案移交工作。目前，我委已對XX―XX年的檔案進(jìn)行整理，文件收集齊全，包括黨建、經(jīng)濟、計生、文化、民政、農業(yè)、工業(yè)等各個(gè)方面，并建立了完整的會(huì )計檔案，反應了本機關(guān)整個(gè)工作的面貌。為全縣團隊各項工作的`開(kāi)展提供了有力依據。特別是各類(lèi)人事檔案、表彰檔案等為許多人解決問(wèn)題找到依據，為人民群眾提供了方便。這些檔案符合移交條件，已于20xx年底移交。

　　五、存在的問(wèn)題

　　1、檔案意識淡薄，思想不到位。盡管現在把檔案納入我委責任制考核中，但是部分人員對檔案工作意識仍不強，一定程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。

　　2、基礎設施差，經(jīng)費緊缺，無(wú)獨立檔案室。部分基礎設施達不到上級部門(mén)對檔案管理的要求，使檔案保管利用受到影響。 3、檔案收集不齊全，部分文書(shū)檔案遺失。雖然召開(kāi)相關(guān)會(huì )議，布置工作往往只是口頭形式，各個(gè)部室行成的文件材料，各自存放，特別是一些專(zhuān)業(yè)檔案和照片檔案容易散落，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集不完整，歸檔率低；

　　總之，我委在檔案工作規范化管理工作中，做了大量富有成效的工作，取得了明顯的成績(jì)。但我們也看到了自身存在的問(wèn)題，需進(jìn)一步提高全機關(guān)工作人員的檔案意識，加強對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案人員的理論水平和實(shí)際操作技能，為團縣委各項工作提供更好的服務(wù)。

檔案管理情況調查報告2

　　檔案管理是一項很重要的基礎管理工作，是一個(gè)企業(yè)的窗口。檔案在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著(zhù)愈來(lái)愈重要的作用。但是，檔案管理在一般企業(yè)管理中還是沒(méi)能引起足夠的重視。杭州ＸＸＸ朝日（股份）有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)ＸＸＸ公司）檔案管理情況如何？是否足夠重視？存在什么問(wèn)題？我們帶著(zhù)這些疑問(wèn)，從管理咨詢(xún)的角度對ＸＸＸ公司的檔案管理情況進(jìn)行了一次問(wèn)卷調查，結果如何呢？

　　意識較強，知識欠缺，重視不夠

　　本次調查對象為ＸＸＸ公司全體員工，但考慮到人數較多，對廣大基層工人采取了抽樣調查，其它部門(mén)，尤其是后勤管理部門(mén)采取了全員調查（不包括出差人員），基本上涉及了公司所有部門(mén)。我們統計的調查問(wèn)卷共238份，有效問(wèn)卷235份。其中，高層人員3人，占1%；中層20人，占9%；基層212人，占88%。碩士及以上學(xué)歷的只有1人，大專(zhuān)以上的114人，約占49%；其余120人為大專(zhuān)以下，占51%。在有些問(wèn)題的回答上，有的人并沒(méi)有選擇，造成了每題答題人數的不一致，這并不影響調查的有效性。

　　縱觀(guān)調查結果，讓我們驚喜的是ＸＸＸ公司員工整體素質(zhì)較高，檔案意識還是比較強的。當問(wèn)及“您認為檔案有多大用處？”時(shí)，有68.1%人認為作用很大，27%的人認為一般，只有4.9%的人認為沒(méi)什么用處。調查顯示，64.9%的人認為檔案工作是全體員工的事情，而認為是檔案員和公司領(lǐng)導的分別占29.2%、5.9%。48.5%的人認為檔案工作有點(diǎn)難，44.1%的人認為一般，7.4%的人認為很輕松。在談及檔案的作用時(shí)，認為最重要的，參考作用、憑證作用、為決策服務(wù)分別占37.5%、33.5%和29%。認為檔案能否創(chuàng )造效益，有77.9%的人認為能，9%的人表示否定，13.1%的人表示不清楚。對于檔案工作是一個(gè)什么樣的概念，3.9%的人認為檔案無(wú)非是把資料裝訂起來(lái)保存，33.6%的人認為需要專(zhuān)業(yè)知識，是一門(mén)學(xué)問(wèn)，4。4%的人認為是一種管理活動(dòng)，認為既是一門(mén)學(xué)問(wèn)又是一種管理活動(dòng)的還是占了大多數，占58.1%。從數據顯示看，員工的檔案意識普遍較高，對檔案的概念、價(jià)值、作用及工作性質(zhì)，認識還是比較正確的，因而他們對檔案工作的態(tài)度也是積極肯定的，對檔案要求進(jìn)行嚴格管理，實(shí)現檔案管理規范化、現代化和標準化的人占77.4%，認為只要用到時(shí)能找到就行的人只占18.5%，而抱無(wú)所謂態(tài)度的人僅占4.1%。

　　雖然大部分員工的檔案意識比較強，但是從調查反映出的結果看，員工對檔案知識的了解卻是十分匱乏。曾經(jīng)接觸過(guò)《檔案法》的只有6.9%，80.8%的人沒(méi)學(xué)過(guò)，12.3%的人甚至認為國家根本就沒(méi)有頒布過(guò)《檔案法》�？梢�(jiàn)《檔案法》的宣傳力度十分缺乏，這也是部分員工檔案意識不高的原因之所在。員工自認為十分了解檔案的占3.6%，一般了解的占68.9%，不了解的也占27.5%。為此我們特意對員工的檔案基礎知識進(jìn)行了考查，要求在“文件、獎杯、圖紙和磁盤(pán)”中選出一樣不屬于檔案的是哪項，結果認為全部都是檔案的人只有35.2%,正確率比較低。

　　公司對檔案到底有多重視呢？在員工眼里，只有30%的人認為很重視，而61.4%的人卻認為一般，8.6%的人認為不重視�？梢�(jiàn)，公司對檔案的重視程度還有待提高。

　　檔案管理是強，還是是弱？

　　據我們所知，ＸＸＸ公司建有綜合檔案室，配有專(zhuān)職檔案員，各項規章制度比較系統完備，該成立的檔案組織機構都已成立。但檔案管理水平到底如何呢？經(jīng)我們公司和杭州市檔案局檢查，在檔案整理上存在著(zhù)雜亂的情況，許多資料堆放在檔案室內，還沒(méi)有整理。檔案管理作為企業(yè)一個(gè)獨立的管理系統，它的運作情況怎樣呢？經(jīng)調查，大家對檔案的管理制度還是不太了解，這種人占58.1%，不了解的也占了26.9%，只有15%的人認為自己了解。認為對本部門(mén)的檔案收集范圍不太了解的人有59.3%，不了解的有19.1%，而了解的只有21.6%。對于檔案管理制度執行，認為很好的占15.4%，一般的占78.6%，認為幾乎沒(méi)執行的占6%。

　　在檔案管理的實(shí)踐中，我們的經(jīng)驗是：檔案的'收集工作是最基礎和關(guān)鍵的一環(huán)，也是檔案管理工作的難點(diǎn)。但在職工眼中，檔案的收集與整理的重要程度似乎差不多，兩者所占的比例分別是33%和38.3%。我們基本表示贊同。通過(guò)調查，我們了解到員工對于收集工作的態(tài)度還是比較支持。當問(wèn)到自己在處理完畢一個(gè)文件后，該怎么辦時(shí)，認為會(huì )主動(dòng)交給檔案部門(mén)的占了66.4%，而希望自己保管的占29.8%，無(wú)所謂放哪兒的占3.8%。認為做好檔案收集工作主要制度保證的也占了大多數，占64.5%，認為靠檔案員收集的占15.3%，認為靠領(lǐng)導重視、督促的占20.2%。至于檔案收集工作為何如此困難,員工的分析是：平時(shí)沒(méi)有檔案收集的意識，忘了的可能性最大，持這種觀(guān)點(diǎn)的人占38.7%。認為不知道要收集什么是收集難的原因的人占28.4%。而認為工作態(tài)度的原因的，如“這是檔案員的事，與我無(wú)關(guān)”的占18.5%。認為責任心的問(wèn)題的，如“檔案是公司的，又不是自己的，管它呢”的占14.4%。

　　其實(shí)，員工對檔案管理工作的態(tài)度是積極的、支持的。在問(wèn)到“您認為檔案統一管理有必要嗎？”，回答“很有必要”的占83.4%�！澳�覺(jué)得對員工進(jìn)行檔案培訓有必要嗎？”，回答“十分必要”的占62.8%�！澳�認為檔案人員有沒(méi)有必要參加公司的重大活動(dòng)？”，回答“有必要”的占72.8%。對檔案員的收集工作持支持、配合態(tài)度的占74.4%。

　　不過(guò)，員工對查檔案效率的問(wèn)題，大部分認為一般，約占68.5%，認為很快的只占19.5%，認為很慢的也有12%。

　　在檔案的利用問(wèn)題上，我們得到的信息是：不夠理想！經(jīng)常到檔案室查檔案的只有16.1%，較少的占42.1%，幾乎不去的占41.8%。而檔案室經(jīng)常查不到的情況還好，只占4.5%，有時(shí)查不到的情況較多，占57.5%。

　　另外，員工也對公司目前的檔案工作提出了許多問(wèn)題，如：“檔案不夠齊全，有時(shí)查不到工作所需的安裝、改建圖紙、資料，影響了工作效率�！薄耙�、人員不足；二、沒(méi)用的檔案資料很多，檔案管理人員不清楚是否有用�！薄肮芾硎侄屋^落后，電腦使用程度較低�！薄艾F在本公司有的檔案管理還只是初步的，還不是很系統，制度也不夠嚴格�！薄皺n案管理制度不明確，需重新修訂，并認真有效地執行�！�

　　加強管理是普遍呼聲

　　從我們的調查情況看，員工對加強檔案管理的呼聲普遍比較高。當我們問(wèn)及目前公司的檔案管理水平與公司發(fā)展是否相適應時(shí)，只有36.8%的人認為“適應”，而認為“不太適應”、“不適應”的人占了63.2%。對公司在檔案的投入方面，認為“不太多”和“很少”的人占了85.3%。當問(wèn)及公司現在的檔案工作有沒(méi)有必要提高時(shí)，有83.1%的人持肯定和支持態(tài)度。當問(wèn)及檔案工作有沒(méi)有必要加強時(shí)，有82.1%人認為“需要”。大家對于把檔案工作納入考核的態(tài)度也是比較贊同，占了61.2%，僅有6.5%的人反對，32.3%的人抱無(wú)所謂態(tài)度。所以，爭取員工對檔案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持無(wú)所謂態(tài)度的人還是比較多，要做好這部分人的思想工作。

　　建議和對策

　　員工對公司檔案管理工作還是比較關(guān)注的，許多員工都提出了自己的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)和建議，典型的幾條摘錄如下：

　　-----外文圖紙及文字說(shuō)明要配中文釋文；

　　-----加強對借出檔案的管理；

　　-----建立計算機查詢(xún)系統，像圖書(shū)館查閱圖書(shū)、資料那樣，輸入關(guān)鍵詞，就可顯示出你要查找的資料檔案；

　　-----1）、提高公司員工的檔案工作的認識，以制度化來(lái)保證檔案的收集、整理和保管工作；

　　2）、集中一段時(shí)間，對現有檔案工作進(jìn)行一次認真地清理、整頓工作；

　　3）、檔案工作的目的是為了企業(yè)的經(jīng)濟工作服務(wù)，為此希望通過(guò)清理、整頓后，把企業(yè)的檔案工作做得更出色；

　　-----公司檔案是企業(yè)發(fā)展的生命線(xiàn)，能否保管好企業(yè)各階段

　　的檔案，與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。管理好公司的檔案需有

　　一定的文化素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)知識。檔案能為公司提供技術(shù)、

　　生產(chǎn)服務(wù)，提高經(jīng)濟效益。加強檔案管理，嚴格按照制

　　度執行；

　　-----建立一套檔案管理程序，由計算機直接操作，只要打開(kāi)

　　電腦，就能一目了然了解檔案資料；

　　-----多進(jìn)行《檔案法》及檔案管理的培訓，使全體員工具備

　　檔案知識，制定完善的制度并嚴格執行；

　　-----檔案管理的重要性沒(méi)有體現，許多員工要查資料首先想

　　到的不是檔案室。建議檔案管理透明化一點(diǎn)，使員工認

　　識檔案的內容，以便工作能利用；

　　-----我認為公司的基層人員對檔案要歸檔的意識淡薄，這部分的工作還有待加強；

　　-----加大投入，加強管理，提高業(yè)務(wù)水平，為公司和員工服務(wù)；

　　-----1）、加強宣傳、教育，提高全員的檔案管理意識，增強部門(mén)和管理員的自覺(jué)性，尤其是中層級；

　　2）、從制度上保證，強制性規范歸檔內容和要求、時(shí)間。尤其是在次年一季度是重點(diǎn)時(shí)期，一年的材料必須歸檔，再由管理員整理、分類(lèi)、歸檔。如經(jīng)常查閱的可以復制一份備用；

　　3）、加強檔案管理員的責任心和提高工作水平、服務(wù)意識，主動(dòng)協(xié)調、溝通和收集，深入基層部門(mén)。

　　針對ＸＸＸ公司檔案管理上存在的問(wèn)題，綜合各方面的意

　　見(jiàn)和建議，我們提出以下主張：

　　一、對公司原有檔案管理制度進(jìn)行一次修訂，增強操作性、系統性。

　　二、對原有的檔案管理組織機構成員進(jìn)行調整，以適應目前的組織結構和業(yè)務(wù)流程。

　　三、對原有檔案進(jìn)行重新規范整理，實(shí)現標準化管理。

　　四、加強計算機現代化管理，對由原來(lái)的檔案管理軟件進(jìn)行升級，建議采用網(wǎng)絡(luò )版。并逐步實(shí)現檔案數字化。

　　五、把檔案管理納入考核范圍，尤其是各部門(mén)負責人、檔案管理機構組成人員及專(zhuān)職檔案員，要與他們的工資、獎金掛鉤。

　　六、加強檔案管理措施，特別是收集工作，對拒不交出檔案的人員以及提供不出基本資料的人員給予處罰。對到外開(kāi)會(huì )或采購所帶來(lái)的或形成的資料，應及時(shí)交檔案室歸檔，報銷(xiāo)單憑檔案室蓋章，方能到財務(wù)部門(mén)報銷(xiāo)有關(guān)費用。

　　七、對檔案管理組織機構人員進(jìn)行系統的檔案培訓，并組織考試，凡不及格者，應進(jìn)行一定的處罰。有必要時(shí)，可以組織檔案知識競賽。

　　八、檔案網(wǎng)絡(luò )小組要每季召開(kāi)一次會(huì )議，討論公司檔案管理問(wèn)題，并協(xié)商解決。

　　九、檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。

　　十、加強對檔案庫房建設，規劃新建檔案室，檔案裝具使用密集架。

　　十一、檔案整理工作每年可以交給專(zhuān)業(yè)檔案公司完成，不僅可以使檔案工作有一個(gè)延續性，又能保持更規范的水平，同時(shí)可以大大降低成本。

　　十二、加強檔案的信息開(kāi)發(fā)及統計工作，為領(lǐng)導決策提供資料。

檔案管理情況調查報告3

　　為鞏固我局檔案規范化管理成果，今年以來(lái)，在區檔案局的業(yè)務(wù)指導下，我局把檔案管理工作作為一項重點(diǎn)工作抓好抓實(shí)，健全了檔案管理體制，完善了基礎設施建設。最近，我們對照《XX省檔案工作規范化管理辦法》進(jìn)行了自查，自查得分90.5分，認為我單位檔案工作已達到省二級標準�，F將情況報告于后，請予驗收檢查。

　　一、檔案規范管理情況

　�。ㄒ唬┙M織保障。為加強對檔案工作的管理，我局由主要領(lǐng)導掛帥，分管領(lǐng)導親自抓，并配備了政治可靠、業(yè)務(wù)較強、具有大專(zhuān)文化的兼職檔案員具體抓，各股室密切配合，形成合力，共同完成檔案管理工作。

　�。ǘ�）制度健全。根據有關(guān)規定，結合檔案工作的實(shí)際，我局制定了《檔案管理制度》、《安全保密制度》、《歸檔文件整理制度》、《檔案人員崗位責任制》、《檔案資料借閱制度》、《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》等，為我局檔案工作實(shí)現規范化管理打下了堅實(shí)基礎。

　�。ㄈ�）規范整理。在檔案整理過(guò)程中，我局抽調工作踏實(shí)、業(yè)務(wù)熟悉的同志集中整理，并邀請區檔案局的同志進(jìn)行業(yè)務(wù)指導，力求收集齊全，分類(lèi)準確、整理規范、確保案卷質(zhì)量。我局檔案工作在20xx年正式達到省二級標準，20xx年經(jīng)復查驗收合格。

　　二、基礎設施建設情況

　　根據《檔案工作規范化管理辦法》的要求，我局設立綜合檔案室1間共12平方米，做到了檔案室、查閱室、管檔人員辦公室三分開(kāi)，購置檔案柜4個(gè)，保證了檔案資料的安全存放，配置了電腦一臺、檔案管理軟件一套、空調一臺、除濕機一臺、滅火器二具、干濕溫度計一個(gè)、防蟲(chóng)藥等。目前，檔案室存放了年至20xx年的文書(shū)檔案共計247卷3939件，其中永久46卷648件、30年156卷2435件，45卷856件，另有會(huì )計檔案139卷。

　　三、檔案業(yè)務(wù)建設情況

　　根據《歸檔文件整理規則》和《XX省檔案工作規范化管理辦法》，我局實(shí)現了計算機管理檔案，并全部進(jìn)行了著(zhù)錄，使檔案管理工作更加規范化。檔案室統一接受各種文件資料，按照本機關(guān)歸檔范圍和分類(lèi)方案實(shí)行集中整理歸檔。歸檔文件的質(zhì)量符合有關(guān)規范要求，書(shū)寫(xiě)材料適宜檔案的長(cháng)期保存，文書(shū)檔案和會(huì )計檔案齊全完整。檔案柜架擺放整齊，檔案庫房的濕度符合國家規定。每期季定期檢查檔案并做好記錄，做到檔案無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲(chóng)蛀、鼠咬現象。建立各類(lèi)檔案統計臺賬，數據準確，帳實(shí)相符。檔案的現代化管理工作將納入本單位信息化建設規范，與辦公自動(dòng)化工作同步運行。目前，本單位保存的檔案門(mén)類(lèi)齊全，結構合理，案卷質(zhì)量符合規范。 四、檔案開(kāi)發(fā)利用情況

　　檔案管理的最終目的是利用。近年來(lái)，我們在搞好檔案管理的同時(shí)，積極搞好檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作，為領(lǐng)導的'正確決策、各股室的日常工作開(kāi)展提供了大量的檔案資料，檔案的查全率、查準率達95%和98%以上。

　　雖然我局檔案規范化建設工作中取得了一些成績(jì)，但由于歷史和客觀(guān)條件等因素制約，在檔案材料的收集、分類(lèi)等方面還存在不足。在以后的工作中，我局將按照檔案目標管理的要求，改進(jìn)不足，不斷探索檔案工作新的管理體制，促使我局檔案工作再上新臺階

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