檔案電子化建設的調研報告

檔案電子化建設的調研報告

　　在現在社會(huì )，我們都不可避免地要接觸到報告，報告具有成文事后性的特點(diǎn)。我們應當如何寫(xiě)報告呢？下面是小編整理的檔案電子化建設的調研報告，歡迎閱讀與收藏。

　　一、調查隊檔案電子化建設的必要性

　　所謂調查隊檔案電子化，是指各級調查隊在工作中，以數字形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機系統閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò )上傳輸的各種數據、文件、資料，通過(guò)整理并直接形成有價(jià)值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點(diǎn)。它是現代社會(huì )信息化檔案的重要組成部分，亦是現階段各級調查隊辦公自動(dòng)化系統建立的起點(diǎn)和基礎。搞好電子化檔案建設不僅能提高辦公自動(dòng)化建設水平，也能促進(jìn)整個(gè)調查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調查隊檔案電子化建設已是當務(wù)之急，必須引起各級調查隊領(lǐng)導的重視。

　　二、調查隊檔案電子化建設的現狀及問(wèn)題

　　近年來(lái)，隨著(zhù)調查隊系統內聯(lián)網(wǎng)、互連網(wǎng)的開(kāi)發(fā)使用，提高了辦公效率，節約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調查數據的管理歸檔工作卻落后于電子化的發(fā)展及普及速度，仍停留在紙質(zhì)檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒(méi)有效的辦法。主要有以下五個(gè)方面的問(wèn)題需要關(guān)注：

　　1、電子文檔處理軟、硬件難統一。當前我國it行業(yè)競爭加劇，不同載體、格式、設備環(huán)境的新產(chǎn)品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長(cháng)期保存的電子檔案來(lái)說(shuō)，在不同機型、軟件、硬件等環(huán)境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現出明顯的局限性。加之計算機更新?lián)Q代快，對于需要長(cháng)期歸檔保存的電子數據來(lái)說(shuō)，設備依賴(lài)性造成的問(wèn)題會(huì )更加突出。如十年前的5寸軟盤(pán)出現保管完好的電子文件找不到讀取設備的問(wèn)題。

　　2、軟件、數據歸檔難成體系。目前，調查隊系統各項業(yè)務(wù)都實(shí)行了電算化、網(wǎng)絡(luò )化傳輸管理，由于業(yè)務(wù)軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會(huì )配發(fā)系統軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來(lái)了較多困難。表現突出的問(wèn)題：一是系統升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒(méi)有留下程序檔案，使原始程序與后來(lái)程序脫節；二是業(yè)務(wù)人員經(jīng)常輪崗，不同人員在不同時(shí)期參加程序使用或者升級培訓后，未進(jìn)行集中統一管理；三是由于業(yè)務(wù)軟件數據庫文件所占用的磁盤(pán)空間大，用一般軟盤(pán)難以進(jìn)行保存，從而使業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數據的歸檔管理不成體系。

　　3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現有的辦公自動(dòng)化系統中，電子數據資料的制發(fā)、使用與檔案管理是分開(kāi)進(jìn)行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產(chǎn)生之后進(jìn)行的，導致電子文件資料的歸檔工作滯后于產(chǎn)生傳播速度；另一方面由于目前調查隊系統的數據資料大多在通過(guò)電子文書(shū)傳播的同時(shí)，為了增強文書(shū)的真實(shí)性，仍然打印成紙質(zhì)的作為執行依據，形成紙質(zhì)數據資料版本與電子版本同時(shí)并存的現象。

　　4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實(shí)性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調查隊業(yè)部門(mén)的調查數據、調研報告、人事檔案、財務(wù)檔案等統計資料來(lái)說(shuō)，電子數據的真實(shí)性涉及到國家的宏觀(guān)調控、經(jīng)濟預測、領(lǐng)導決策的重要參考依據，必須十分真實(shí)。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著(zhù)被隨意改動(dòng)、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會(huì )留下任何痕跡。

　　5、檔案設備和人員素質(zhì)均有差距。由于電子文件資料的存儲介質(zhì)如軟盤(pán)、光盤(pán)屬于高分子化合物，易受外界環(huán)境變化的干擾，磁場(chǎng)、雷電、周?chē)�環(huán)境溫度、濕度改變等各種自然現象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質(zhì)上的信息。目前，調查隊系統有檔案室的隊極少數，基本上是數據、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導致電子檔案破壞。與此同時(shí)，在電子檔案的管理上，既不是傳統的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術(shù)、數字通信技術(shù)等。

　　三、調查隊檔案電子化建設的對策

　　面對電子化的飛速發(fā)展和普及，各級調查隊領(lǐng)導應以高度的責任感和使命感努力解決電子化檔案建設工作中的實(shí)際問(wèn)題，為未來(lái)檔案工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎。

　　一要采用先進(jìn)技術(shù)，確保歸檔電子文件真實(shí)性。對電子文件的制發(fā)，建議由其上級部門(mén)設計出專(zhuān)用程序進(jìn)行管理，使文件從草擬、審閱到領(lǐng)導簽發(fā)，都建立一套完整的可控制系統，建立加密的機內操作日志，監督系統操作。這樣既能保證電子文件的真實(shí)性，又可使文件資料形成過(guò)程真實(shí)記錄下來(lái)，展現出歷史原貌。在日常工作中應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。

　　二要加強部門(mén)之間協(xié)調配合，確保文件資料收集完整性。調查隊各部門(mén)要根據不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對各類(lèi)電子文件格式進(jìn)行統一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數據的可靠性和通用性。特別是內部之間要加強配合，對自身產(chǎn)生的電子文件資料盡可能地轉換成歸檔所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人員協(xié)助負責將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一，進(jìn)而提高電子檔案的完整性。

　　三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統一要求。檔案管理人員應該積極參與辦公自動(dòng)化系統的設計應用，根據檔案管理的要求提出相應的設計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時(shí)，對于檔案重要組成部分的機關(guān)文件管理系統設計時(shí)，力求使文件資料的形成制發(fā)與分類(lèi)歸檔同步進(jìn)行，讓系統根據事先擬定的歸檔范圍將有價(jià)值的文件自動(dòng)備份保存下來(lái)，避免重復勞動(dòng)帶來(lái)的資源浪費。與此同時(shí)，對業(yè)務(wù)軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時(shí)向檔案人員報備，及時(shí)進(jìn)行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動(dòng)帶來(lái)的信息轉移丟失。

　　四要注重做好電子檔案安全防護工作，實(shí)現電子檔案安全性。目前調查隊系統的內聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)雖實(shí)行了物理隔離，但部分員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能藏有各類(lèi)病毒，造成危害。對此，一方面科技部門(mén)和信息管理部門(mén)要加強計算機安全管理，經(jīng)常檢查，密切監控，定期發(fā)布病毒預警公告，防范互聯(lián)網(wǎng)病毒在內聯(lián)網(wǎng)上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進(jìn)行電子文件資料歸檔鑒定工作時(shí)，要認真進(jìn)行查毒、殺毒，通過(guò)檢測處理后方可歸檔保存。

　　五要搞好庫房建設，切實(shí)提高人員素質(zhì)。在電子檔案管理工作中應特別注意選用質(zhì)量好、可靠性高的存貯介質(zhì)，以延長(cháng)存儲時(shí)間。對存放在存貯介質(zhì)上的電子檔案資料應寫(xiě)好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所，對需要永久、長(cháng)期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復制管理制度，轉換載體，以防止信息的丟失。出于風(fēng)險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數據丟失或單方面修改數據。與此同時(shí)，還要全力抓好業(yè)務(wù)培訓，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術(shù)培訓，提高從業(yè)人員的素質(zhì)和責任心，擔負起電子文件資料歸檔工作的重任。