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郵件發(fā)邀請函
邀請函一般包含主體部分和邀請函回執。在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，各種邀請函頻頻出現，那么相關(guān)的邀請函到底怎么寫(xiě)呢？下面是小編收集整理的郵件發(fā)邀請函，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
【適用情況】
最近協(xié)助組織學(xué)術(shù)會(huì )議，需要群發(fā)邀請函，既有寄出的信件，也有電子郵件。因為參會(huì )人員較多（近百位），這時(shí)候挨個(gè)填寫(xiě)邀請函，地址和發(fā)郵件（每個(gè)郵件地址附一個(gè)針對收件人的邀請函），如果人工復制黏貼，需要建立100多個(gè)文檔，100多個(gè)郵件，打印100多分邀請函和報到函，于是這時(shí)候就該用word的【郵件合并功能】，自動(dòng)生成“格式相同但是內容稍微有些差別的文檔和郵件”。
【步驟】
1、建立聯(lián)系人excel列表，把每個(gè)“元素”：都拆細，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務(wù)，稱(chēng)呼，郵箱地址（一格只放一個(gè)），地址，郵編等。這是一切數據的來(lái)源，可用來(lái)生成任何格式的文檔。
2、建立邀請信word文檔，和之前的excel放在同一個(gè)文件夾里。調整好格式等。如需打印信封，也一樣制作一個(gè)word文檔。
3、郵件合并功能。
�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。
�。�2）選擇收件人，“使用現有的表”，選擇剛才做好的excel。
�。�3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過(guò)這一步。
�。�4）插入域。在需要插入“內容”，例如姓名的地方點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時(shí)在word文檔出現姓名類(lèi)似的標志。
�。�5）預覽結果。點(diǎn)擊預覽結果后，可以看到被替換成excel里的第一個(gè)姓名，在預覽結果的菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結果。
�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個(gè)一個(gè)獨立的文檔。
4、高級功能。如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個(gè)合并到pdf的按鈕。對于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時(shí)候出錯或者對方打不開(kāi)高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請函轉成繁體字，但是有時(shí)word會(huì )在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。
【總結】
1、excel做數據庫——2、word做模版——3、數據用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。
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