秘書(shū)基本職能有哪些

秘書(shū)基本職能有哪些

　　秘書(shū)指具備機密、管理、協(xié)調等工作能力的人員。秘書(shū)一詞最初指的是負責記錄國家機密、管理國家文件的官員。以下是小編整理的秘書(shū)基本職能有哪些，希望對大家有所幫助。

　　秘書(shū)的基本職能：

　　一、在辦公室主任領(lǐng)導下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。

　　二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時(shí)處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；

　　做好文件的回收、清退、銷(xiāo)毀工作；做好文秘檔案收集管理及。

　　三、做好各種會(huì )議的記錄及會(huì )務(wù)工作。

　　四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績(jì)效考核、晉級晉職、薪資福利、各類(lèi)保

　　險、統計報表等事項的具體事宜。

　　五、做好單位印章管理，按規定開(kāi)具介紹信。

　　六、做好來(lái)訪(fǎng)接待工作。

　　七、做好聯(lián)網(wǎng)微機管理工作，每天定時(shí)開(kāi)機接收文件；做好信息收集及報送工作。

　　八、負責本單位辦公用品的采購和供應工作。

　　九、完成領(lǐng)導交辦的其它任務(wù)和各種應急事務(wù)的處理

　　任職要求：

　　一、熟悉和遵守國家及部門(mén)的法規制度。

　　二、思維敏捷、思路清晰，具有良好的職業(yè)意識。

　　三、具有較強的書(shū)寫(xiě)、電腦操作能力。

　　四、熟悉公文寫(xiě)作基本要求。

　　五、大專(zhuān)以上學(xué)歷，兩年以上工作經(jīng)驗。

　　任職資格：性格開(kāi)朗、大方，掌握良好的禮儀知識和接待工作經(jīng)驗，頭腦靈活、反應敏捷，能夠靈活處理工作中的突發(fā)事件。熟悉辦公室工作流程，具有較強的獨立處理事務(wù)的能力；易于與人溝通，有很強的團隊合作精神；熟練操作電腦，靈活運用各類(lèi)辦公軟件，有較強的文字處理能力，能夠通過(guò)學(xué)習，不斷提高，達到觀(guān)察顧客的言行就能了解顧客的性格和喜好，進(jìn)而采取相應的有效對策。能夠通過(guò)學(xué)習，不斷提高，達到排除顧客顧慮、促進(jìn)最終達成交易的優(yōu)秀能力。

　　文秘中級證書(shū)

　　考核內容

　　(一)秘書(shū)職業(yè)考核的內容以《秘書(shū)國家職業(yè)標準》和《秘書(shū)國家職業(yè)資格培訓教程》為依據。

　　(二)秘書(shū)職業(yè)考核的內容包括職業(yè)道德、基礎業(yè)務(wù)素質(zhì)、案例分析、工作實(shí)務(wù)等四個(gè)基本內容。

　　(三)涉外秘書(shū)增加外語(yǔ)考核部分，秘書(shū)職業(yè)資格二級增加業(yè)績(jì)評估部分。

　　秘書(shū)工作的性質(zhì)

　　秘書(shū)工作是因領(lǐng)導工作的需要而存在的，屬于機關(guān)工作的一部分。要想準確理解秘書(shū)工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的領(lǐng)域來(lái)觀(guān)察和認識。

　　(一)秘書(shū)工作的輔助性

　　秘書(shū)工作的輔助性是指秘書(shū)工作在領(lǐng)導工作中所具有的輔助性。秘書(shū)工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統治階級和領(lǐng)導群體為了滿(mǎn)足其自身工作運轉需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書(shū)人員在處理解決任何問(wèn)題的時(shí)候，都需要根據領(lǐng)導者的意圖和需求來(lái)做，而不是代替領(lǐng)導者作出決定。即使秘書(shū)人員對某些問(wèn)題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導機關(guān)權衡確定后才能執行。秘書(shū)工作機構或秘書(shū)人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書(shū)工作人員需要對自身進(jìn)行準確定位，努力發(fā)揮好秘書(shū)工作在領(lǐng)導工作中的參謀輔助作用。

　　(二)秘書(shū)工作的樞紐性

　　秘書(shū)工作的樞紐性是指秘書(shū)工作在機關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書(shū)工作部門(mén)是整個(gè)機關(guān)工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書(shū)工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運轉，才能夠實(shí)現整個(gè)機關(guān)工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調、步調統一，并帶動(dòng)職能部門(mén)同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書(shū)工作的重要性。

　　(三)秘書(shū)工作的機要性

　　秘書(shū)工作是一項機要性很強的工作，這點(diǎn)主要是針對秘書(shū)工作的具體內容而言的。漢語(yǔ)中“秘書(shū)”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語(yǔ)中的“secretary”(秘書(shū))一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書(shū)”一詞的字面意思就可以反映出秘書(shū)工作的機要性。由于秘書(shū)工作是輔助領(lǐng)導工作的，而各級領(lǐng)導中樞都是機密核心。秘書(shū)部門(mén)是各級領(lǐng)導中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門(mén)領(lǐng)導人的秘書(shū)，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

　　(四)秘書(shū)工作的政治性

　　秘書(shū)工作的政治性是針對秘書(shū)工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書(shū)部門(mén)處于核心要害部門(mén)，秘書(shū)人員在領(lǐng)導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會(huì )很多。這就需要在對秘書(shū)工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實(shí)可靠，有高度的保密觀(guān)念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書(shū)人員的選用條件還專(zhuān)門(mén)制定頒發(fā)了機要秘書(shū)工作的規定，其中，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書(shū)工作的客觀(guān)現實(shí)需要。

　　秘書(shū)工作的職能

　　(一)事務(wù)性助手職能——協(xié)助領(lǐng)導處理各種事務(wù)

　　秘書(shū)部門(mén)的一個(gè)重要職責就是協(xié)助領(lǐng)導處理各種日常事務(wù)，保證領(lǐng)導機關(guān)與領(lǐng)導活動(dòng)能夠高效運轉。事務(wù)性工作是任何機關(guān)都無(wú)法回避的。比如公務(wù)往來(lái)或會(huì )議上使用的大量文稿需要有人撰寫(xiě)和處理；工作中的許多問(wèn)題需要通過(guò)采集信息和調查研究才能解決；推進(jìn)工作的過(guò)程中有許多環(huán)節出現矛盾，需要有人進(jìn)行協(xié)調處理；還有接待信訪(fǎng)、機要、交通、接聽(tīng)電話(huà)、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時(shí)間和精力，但是這又屬于秘書(shū)部門(mén)的基礎性工作，也是秘書(shū)部門(mén)最頻繁的工作內容，因此，秘書(shū)部門(mén)要為領(lǐng)導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身，集中更多的時(shí)間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問(wèn)題。

　　(二)智能性參謀職能——幫助領(lǐng)導制定正確決策

　　在新時(shí)期下，秘書(shū)工作除了要做好日常各項事務(wù)性工作外，更要大力加強和發(fā)揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，為領(lǐng)導決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書(shū)工作的參謀職能是在辦理包括各類(lèi)事務(wù)性工作的過(guò)程中體現出來(lái)的，尤其是在調查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調等工作過(guò)程中，秘書(shū)人員需要根據了解和掌握的有關(guān)情況，及時(shí)向領(lǐng)導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領(lǐng)導提出的相關(guān)問(wèn)題，為領(lǐng)導機關(guān)的決策活動(dòng)提供信息服務(wù)。

　　秘書(shū)工作的參謀和助手職能是從秘書(shū)工作的整體性而言的，滲透并體現在秘書(shū)人員為領(lǐng)導辦文、辦會(huì )、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過(guò)程中。脫離具體的工作，秘書(shū)工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書(shū)工作需要切實(shí)當好領(lǐng)導的參謀助手，腳踏實(shí)地地做好為領(lǐng)導服務(wù)的工作。

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