- 相關(guān)推薦
外貿單證制作精要介紹
單據制作還要遵循“從上到下，從左到右”的原則，這樣不容易出錯。
所謂從上到下，即從一張單據的最上面的項目開(kāi)始，做完上一行的項目再做下一行的項目，遇到一行有多個(gè)縱向項目，則要遵循從左到右的原則。這樣，一不容易把需要改動(dòng)的項目漏改；二把整張單據劃分成單元小塊完成制作可以提高精確度。因為我們在做單據時(shí)，每個(gè)公司都有其一套固定格式，通常每次都會(huì )套用固定格式，但在套用的同時(shí)容易出現“應該修改的項目而沒(méi)有改過(guò)來(lái)”的錯誤。比如同一種商品不同訂單批次的出口單據，往往套用相同格式、抬頭、品名的單據，但由于是不同批次訂單的票據在日期，數量，和編號等小方面有細微的差別，這些差別很容易被忽略。然而，只要奉行從上到下，從左到右的原則來(lái)制作單據，并在這個(gè)原則下切實(shí)做到“心想口讀眼盯筆點(diǎn)尺比逐行逐字母一一核對”基本上就可以避免這方面的錯誤。
前面是做單據的基本思路，但具體怎么做是非常靈活多變的，要視不同業(yè)務(wù)的具體情況而定。
外貿單據是記錄整筆外貿業(yè)務(wù)的見(jiàn)證，應該與合同和實(shí)際相符合。在非信用證業(yè)務(wù)項下的單據雖然沒(méi)有在信用證項下的單據要求嚴格，但也要求正確、準確、精確。
在信用證業(yè)務(wù)項下，對單據的要求很?chē)栏�，除了要符合單據間的邏輯關(guān)系和國際習慣，最重要的是要符合信用證規定。這就使得審理信用證對單據的要求工作變得尤為重要。
首先是發(fā)票。發(fā)票是整套外貿單據中的核心單據，在制作發(fā)票時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：
1、最重要的是正確的輸入收貨人的名址，精確到標點(diǎn)、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時(shí)候由于開(kāi)證人的疏忽，搞錯了一個(gè)字母或一個(gè)空格，出于單證一致的原則，也要跟著(zhù)信用證錯。在審理信用證時(shí)，如果發(fā)現這種特殊的地方最好用熒光筆畫(huà)出來(lái)，以示突出。
2、其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規定，也最好用熒光筆重點(diǎn)畫(huà)出來(lái)。就如在周楓化工品業(yè)務(wù)中，基本上是沒(méi)有嘜頭的，但有時(shí)也冷不丁給我規定個(gè)嘜頭，如果我按照以往的經(jīng)驗來(lái)了個(gè)N/M，就會(huì )犯一個(gè)很?chē)乐氐腻e誤。
3、大小寫(xiě)金額一致。周楓化工品業(yè)務(wù)量少，但訂單多，因此基本上每次做單時(shí)可以套用以前的格式。有時(shí)只要稍微改動(dòng)一下數量就可以了。這樣就出了一個(gè)經(jīng)常犯的錯誤：大小寫(xiě)金額不一致。因為把小寫(xiě)的金額改過(guò)來(lái)之后，很容易忽略大寫(xiě)金額相應改動(dòng)。
4、蓋章、手簽。這是一個(gè)需要注意的問(wèn)題。有的買(mǎi)家要求賣(mài)家出發(fā)票時(shí)不僅要蓋章還要手簽。
以上這些都是我在做發(fā)票過(guò)程中曾經(jīng)犯過(guò)錯誤的地方，也是我學(xué)習的筆記。制作單據不是很智能的工作，但需要制作者及其的細心。我認為避免制作單據時(shí)出錯，最好的辦法莫過(guò)于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產(chǎn)生的損失和費用。然而，錯誤只能盡最大可能去避免，因此單據做完后并不是一了百了，還要再核實(shí)核實(shí)，以使有錯可以在不可能之前及時(shí)改正。
其次是提單。提單是外貿單據中最重要的單據，它是國外買(mǎi)家據以提貨的物權憑證。提單是由船代根據托運人的 海運 委托書(shū)填制的，填制完畢后傳真給托運人修改確認，一經(jīng)備托運人確認，即可簽發(fā)。
所以認真填制 海運 委托書(shū)，可以減少提單的修改工作。確認提單的過(guò)程需要十二分的細心。要嚴格根據信用證真真切切地遵照“心想口讀眼盯筆點(diǎn)尺比逐行逐字母一一核對”的要求。因為提單不想別的單據，一經(jīng)簽發(fā)很難更改。就像有一次，我們確認提單時(shí)，沒(méi)有把一個(gè)單位cans根據信用證改成cartons，造成了很大的麻煩。最后只能跟客戶(hù)協(xié)商，憑保函付款。
產(chǎn)地證制作出除了要注意日期不能早于發(fā)票日期和不能晚于提單簽發(fā)日期之外，去貿促會(huì )打印時(shí)，留底發(fā)票的日期一定要與產(chǎn)地證上的發(fā)票日期一致。因為這個(gè)問(wèn)題，我還往貿促會(huì )多跑了幾趟。另外就是，如果是改證重發(fā)，一定要把原作廢產(chǎn)地證交回貿促會(huì )，才可申請新證的申請。關(guān)于產(chǎn)地證這個(gè)問(wèn)題我深有體會(huì )，覺(jué)得對問(wèn)題認識的深入，有時(shí)往往是跑出來(lái)的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。這也就是經(jīng)驗的可貴之處吧。
在這里再總結一下各種單據的日期順序：
發(fā)票>箱單>原產(chǎn)地證明書(shū)>商檢檢驗證書(shū)>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明
提單不得早于L/C規定的最早裝運期，也不得晚于L/C規定得最晚裝運期。
另外，在制作單據時(shí)還需要注意的一點(diǎn)是，有些信用證在附加條款里特別規定每張單據都必須顯示本信用證的號碼。
受益人證明，船公司證明的制作，要原封不動(dòng)地抄寫(xiě)信用證的證明原句，然后再做必要修改。
海運委托書(shū)可以從簡(jiǎn)，但裝運通知一定要嚴格按照信用證規定，特別是在 FOB 、CER條件成交的業(yè)務(wù)中，因為這直接關(guān)系到買(mǎi)方及時(shí)安排貨物保險。如果因為賣(mài)方的裝運通知內容不清楚或延遲發(fā)送（一般在提單日后三天內），由此引起的損失，賣(mài)方負責。
【外貿單證制作精要介紹】相關(guān)文章：
外貿單證模擬實(shí)訓總結06-28
外貿單證員就業(yè)前景07-03
外貿單證員的工作內容07-02
外貿單證員實(shí)習報告07-15
外貿單證員實(shí)習報告范文07-04
外貿單證實(shí)習報告13篇07-03
外貿單證員的求職信06-28
報關(guān)、物流專(zhuān)業(yè)外貿單證員實(shí)習小結07-10
外貿單證合同模板（通用5篇）04-03