采購和銷(xiāo)售管理制度

采購和銷(xiāo)售管理制度

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　　第一章、總則

　　第一條、為了規范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢(xún)價(jià)、議價(jià)流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監督管理，特制定本制度。

　　第二條、本制度是公司物資采購管理行為的基本規范。

　　第三條、公司的采購部門(mén)或采購人員應當根據市場(chǎng)信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、服務(wù)好者中標。

　　第二章、采購流程

　　第四條、請購的提出

　　1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數量、請購前置期等要求，每月25日前開(kāi)立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷(xiāo)售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動(dòng)保護用品、各種日常耗材等;

　　2、其它各部門(mén)所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開(kāi)立《請購單》;

　　3、《請購單》應注明物料名稱(chēng)、規格、數量、需求日期及注意事項，經(jīng)權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關(guān)人員批準;

　　4、《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部;

　　5、交期相同的同屬一個(gè)供應廠(chǎng)商之物料，請購部門(mén)應填具在同一份《請購單》內;

　　6、緊急請購時(shí)，請購部門(mén)應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

　　第五條、請購核準權限

　　1、生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬(wàn)元以下者，由生產(chǎn)副總核準，超過(guò)此數額的，由總經(jīng)理核準;

　　2、車(chē)間需購買(mǎi)的機修配件、零件，價(jià)值在1000元以下的由車(chē)間主任填寫(xiě)材料請購單報生管部，價(jià)值在1000-20000元的由車(chē)間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部;價(jià)值在20000元以上的由工程部統計、生產(chǎn)副總確認后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。

　　3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準，空調、熱水器、高級家具及單件物品價(jià)格在500元以上的由總經(jīng)理核準。

　　第六條、請購的撤消

　　1、已開(kāi)具《請購單》，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時(shí)，由請購部門(mén)以書(shū)面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時(shí)應先口頭知會(huì )采購部。

　　2、采購部門(mén)接獲通知后，立即停止采購。

　　3、如遇特殊情況未能及時(shí)停止采購時(shí)，采購部應商原請購部門(mén)并妥善處理善后事宜。

　　第七條、采購方式

　　根據本公司實(shí)際情況，公司物料采購采用以下三種方式：

　　1、集中采購公司通用性大宗物料(水泥)，以集中采購較為有利，依定時(shí)或定量之計劃進(jìn)行采購;

　　2、合約采購公司經(jīng)常使用之物料(承、插口板、卷鋼板、預應力鋼絲、線(xiàn)材等)，采購部應事先選擇供應商，確定供應價(jià)格及交易條、件，辦理合約采購，依定時(shí)或定量之方式進(jìn)行采購;

　　3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。

　　第八條、詢(xún)價(jià)、議價(jià)

　　1、采購部采購人員接獲核準后之《請購單》，除集中采購方式外，應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢(xún)價(jià)對象;

　　2、確屬貨源緊張、獨家代理、專(zhuān)賣(mài)品等特殊狀況，不受前條所限;

　　3、如向特約供應商采購時(shí)，應附其報價(jià)明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時(shí)索要報價(jià)明細表;

　　4、選擇詢(xún)價(jià)或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠(chǎng)商、代理商、經(jīng)銷(xiāo)商之順序選擇;

　　5、供應商提供報價(jià)之物料規格與請購規格不同或屬代用品時(shí)，采購人員應商請購部門(mén)確認;

　　6、專(zhuān)業(yè)材料、用品或項目，采購部應會(huì )同使用部門(mén)共同詢(xún)價(jià)與議價(jià);

　　7、詢(xún)價(jià)后，如有必要，采購部應至少選擇兩家以上供應商進(jìn)行交互議價(jià);議價(jià)應注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。

　　第九條、議價(jià)原則

　　遇以下?tīng)顩r時(shí)，采購部應及時(shí)與供應商議價(jià)：

　　1、市場(chǎng)價(jià)格下跌或有下跌趨勢時(shí);

　　2、采購頻率明顯增加時(shí);

　　3、本次采購數量大于前次時(shí);

　　4、本次報價(jià)偏高時(shí);

　　5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應商提供更低價(jià)格時(shí);

　　6、其他有利于公司條件時(shí)。

　　第十條、定價(jià)核準

　　1、采購人員詢(xún)價(jià)、議價(jià)完成后，填寫(xiě)《采購詢(xún)價(jià)、議價(jià)單》(對內使用)，隨附各供應商回傳的《采購詢(xún)價(jià)單》(對外使用)，必要時(shí)附上書(shū)面說(shuō)明，呈采購部經(jīng)理審核;采購部經(jīng)理審核時(shí)，認為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購人員重新議價(jià)，或由經(jīng)理親自與供應商議價(jià)。

　　2、單筆采購金額在1萬(wàn)元以下的采購訂單，價(jià)格由采購部經(jīng)理核準，確定供應商;超過(guò)1萬(wàn)元的采購訂單，其價(jià)格提交總經(jīng)理核準后確定供應商。

　　3、采用集中采購方式采購的供應商確定，必須呈送總經(jīng)理核準。

　　第十一條、訂購作業(yè)

　　1、采購人員接獲經(jīng)核準之供應商后，應以本公司出具《購銷(xiāo)合同》，或供貨商出具《購銷(xiāo)合同》形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。

　　2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于《購銷(xiāo)合同》上明確注明。

　　3、采購人員應控制物料訂購交期，及時(shí)向供應商跟催交貨進(jìn)度。

　　第十二條、驗收與付款

　　1、依相關(guān)檢驗與入庫規定進(jìn)行驗收工作。

　　2、依財務(wù)管理規定，辦理供應商付款工作。

　　第三章、采購物品之品質(zhì)管理

　　第十三條、采購品質(zhì)文件資料要求

　　物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在《購銷(xiāo)合同》、采購合約內予以明確規定：

　　1、訂購物料之規格、圖紙、技術(shù)要求等。

　　2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。

　　3、各種檢驗規范、標準或適用規格。

　　4、所需之產(chǎn)品認證要求或工廠(chǎng)品質(zhì)管理體系認證要求。

　　第十四條、合格供應商之選擇

　　物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：

　　1、經(jīng)本公司供應商調查，列入《合格供應商名錄》內的供應商。

　　2、提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。

　　3、類(lèi)似物料以往采購之良好記錄。

　　第十五條、品質(zhì)保證之協(xié)定

　　物料采購，應由供應商承負品質(zhì)保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質(zhì)保證：

　　1、供應商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統、如ISO9000等。

　　2、供應商應保證產(chǎn)品制造過(guò)程的必要控制與檢測。

　　3、供應商應隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。

　　4、接受本公司必要之供應商調查。

　　5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷(xiāo)售中發(fā)生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。

　　第十六條、進(jìn)貨驗收之規定

　　供應商提供之物料，必須經(jīng)過(guò)本公司倉庫、品管、采購等部門(mén)人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：

　　1、品質(zhì)檢驗品管部依進(jìn)料檢驗規定進(jìn)行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。

　　2、處理短損根據點(diǎn)收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數量，必要時(shí)向供應商索賠。

　　3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應商進(jìn)行索賠。

　　第十七條、品質(zhì)糾紛處理

　　有關(guān)采購物料發(fā)生規格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱(chēng)為品質(zhì)糾紛處理。具體規定如下：

　　1、處臵依據以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處臵依據，并于《購銷(xiāo)合同》上詳細說(shuō)明，其中涉及交貨時(shí)間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。

　　2、采購物料退貨與索賠

　　(1)擬退回之采購物料應由倉管員清點(diǎn)整理后，通知采購部。

　　(2)采購部經(jīng)辦人員通知供應商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。

　　(3)現貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。

　　(4)訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。

　　(5)確屬無(wú)法修復或供應商技術(shù)能力不足時(shí)，可取消訂單，另覓供應商。

　　(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

　　(7)雙方事前沒(méi)有明確訂購合約時(shí)，以實(shí)際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　3、其它索賠規定

　　(1)供應商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　(2)破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

　　(3)因供應商原因導致物料在使用或銷(xiāo)售中發(fā)現不良，造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

　　(4)其他原因導致本公司之損失，依實(shí)際損失向供應商索賠。

　　第四章、采購交期管理

　　第十八條、采購交期管理是采購的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時(shí)間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達成合理生產(chǎn)成本之目標。

　　第十九條、依供應商評鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。

　　第二十條、對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應及時(shí)通知經(jīng)辦人，盡快查實(shí)情況。

　　第五章、付款方式

　　第二十一條、付款方式

　　1、由采購部根據《請購單》、《采購詢(xún)價(jià)、議價(jià)單》、采購合同、進(jìn)料驗收單、《入庫單》，向財務(wù)部請款。

　　2、財務(wù)部依合同規定之給付方式，與廠(chǎng)商結款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　第六章、采購人員工作職責

　　第二十二條、對短缺物資，采購員要征求使用單位意見(jiàn)，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現后果由采購員負直接責任。

　　第二十三條、采購人員必須按采購作業(yè)規范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經(jīng)濟責任。

　　第二十四條、對采購員未能及時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)，應及早報告部門(mén)主管說(shuō)明原因，提出相應意見(jiàn)方案，采購部應及時(shí)與請購部門(mén)溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。

　　第二十五條、物資采購人員必須牢固樹(shù)立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實(shí)維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

　　第二十六條、采購人員必須遵守公司規章制度，按照規定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。

　　第二十七條、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過(guò)程中私下收受回扣或酬金。對實(shí)際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

　　第二十八條、采購人員必須樹(shù)立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急，想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想，任何人不得無(wú)故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。

　　第二十九條、為掌握瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟商品信息，如價(jià)格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺(jué)學(xué)習業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應工作。

　　第三十條、售后服務(wù)：對于采購物資，采購部在簽訂購買(mǎi)合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。

　　1、采購物資在投用前需廠(chǎng)家進(jìn)行現場(chǎng)指導的，由采購部負責聯(lián)系。

　　2、對于在使用過(guò)程中(保質(zhì)期內、正常使用條件下)出現的質(zhì)量問(wèn)題，由采購部在規定時(shí)間內協(xié)調解決。

　　第七章、附則

　　第三十一條、本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第三十二條、本制度自總經(jīng)理辦公會(huì )議通過(guò)之日起實(shí)施。

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