公務(wù)接待工作總結

公務(wù)接待工作總結

　　一、精心準備，選擇好供應商

　　我公司是在5月中旬接待會(huì )議主辦方通知，來(lái)廈門(mén)考察的，在考察的近一個(gè)星期中，我們一方面認真采點(diǎn)，同時(shí)積極與各方供應商取得緊密聯(lián)系，為大會(huì )在廈門(mén)的舉辦做好提前準備工作。在5月20日得到會(huì )議主辦方的通知確定會(huì )議在5月31日至6月2日在廈門(mén)召開(kāi)的準確消息后，我公司迅速與酒店、車(chē)隊、餐廳、景區等供應商取得聯(lián)系，分別拿出合作方案，對有些供應商進(jìn)行競標。三天內就把與酒店、車(chē)隊、餐廳、廣告、演藝公司等多個(gè)供應商的合作合同簽訂好，按照合同要求預付定金。為千人會(huì )議的如期舉行贏(yíng)得了時(shí)間。

　　二、組建專(zhuān)門(mén)隊伍，量化工作任務(wù)

　　我既有一家旅游公司，同時(shí)還有一家會(huì )議公司，會(huì )議公司由于剛剛啟動(dòng)，公司內只有會(huì )議計調一名、業(yè)務(wù)員一名，而要承辦這千人的會(huì )議還是必須依托廈門(mén)新大都國際旅行社人多的優(yōu)勢。因此，我把兩個(gè)公司的人員全部集中，除了旅行社留有三名地接計調操作日常業(yè)務(wù)外，其他工作人員全部集中一起辦會(huì )。公司成立了以我為總調度、兩位副總為付總調度的工作班子。并成立了“接站、送站、車(chē)輛調度工作組、酒店、會(huì )議報到組、餐飲聯(lián)絡(luò )組、旅游服務(wù)組、導游服務(wù)組、廣告、文藝組、財務(wù)結算組”共七個(gè)組。七個(gè)組各明確了一名組長(cháng)，并把每個(gè)工作組的工作職責、工作任務(wù)量化到每個(gè)工作人員。如接站送站組由地接部經(jīng)理付組長(cháng),機場(chǎng)和火車(chē)站各派16名在校旅游系學(xué)生，6小時(shí)一班，從早上05：00至晚上24：00，考慮到旅游系學(xué)生社會(huì )經(jīng)驗不夠，機場(chǎng)和火車(chē)站又分別派四名專(zhuān)職導游指導學(xué)生接站，整個(gè)接站工作井井有序。會(huì )議主辦方非常滿(mǎn)意。如會(huì )議報到組，我公司從平時(shí)合作好的別的酒店中抽調八名酒店銷(xiāo)售或是總臺負責人參與我們會(huì )議的報到，因為從事酒店銷(xiāo)售或是總臺工作人員對分房、登記等一套工作流程非常熟悉，為了及時(shí)拿到房卡，并能掌握到酒店退房、會(huì )議用房的情況，統計整個(gè)會(huì )議用房情況，我專(zhuān)門(mén)派公司一名副總負責與酒店聯(lián)系，穿梭于酒店與會(huì )議主辦方和公司報到臺三者之間。而會(huì )議報到組的工作任務(wù)及工作流程全部由這名副總給予量化到每個(gè)工作人員身上。報到組兩人搭配、分區域登記報到的做法深得會(huì )議主辦方的贊賞。抽調這些工作人員參與會(huì )議報到后，會(huì )議主辦方親眼看到了工作人員熟練的工作程序，比較高的工作效率，會(huì )議報到秩序井然，參會(huì )人員也能在較短。）的時(shí)間內拿到房卡。其他各組也都是先制定工作流程，再把各項工作任務(wù)量化到每個(gè)員工身上，副總檢查組長(cháng)或副組長(cháng)的工作，總經(jīng)理檢查副總經(jīng)理的工作。做到一級對一級負責。

　　三、抓住工作重點(diǎn)，督促各項工作完全到位

　　中國鴨鴨第二十八屆羽絨制品交易會(huì )的重點(diǎn)是請客商來(lái)廈門(mén)旅游，然后在6月1日晚上安排一個(gè)羽絨服裝展示、新產(chǎn)品推介、六家大的賣(mài)場(chǎng)總經(jīng)理講話(huà)及文藝演出。我們就圍繞這些重點(diǎn)，一是把精兵強將安排在旅游和答謝宴會(huì )上，在旅游安排上，我本人與公司導游部經(jīng)理、地接部計調親自采點(diǎn)，因為線(xiàn)路有永定土樓，往返行程要6個(gè)小時(shí)，26臺49座旅游大巴車(chē)，1300名參會(huì )人員，旅游安全、旅游秩序甚至游客上洗手間等問(wèn)題都是旅游組必須事先考慮的問(wèn)題。我們的做法是先確定26名導游，配對26臺旅游車(chē)司機、土樓景區配對26名景區講解員、請會(huì )議主辦方配合，安排26名臨時(shí)負責人，與我公司的26名導游配對協(xié)助工作。在去土樓的高速和一級公路上安排兩個(gè)臨時(shí)停車(chē)點(diǎn)方便客人下車(chē)吸煙或是上洗手間。由于事先做了過(guò)細的準備工作，5月31日前往土樓的旅游秩序井然，游客興趣很高。游客安全系數達到100%。會(huì )議主辦方的總經(jīng)理這樣稱(chēng)贊我們的這次旅游活動(dòng)。他講這是他任老總以來(lái)第八屆會(huì )議，也是他認為舉辦得最安全的、經(jīng)銷(xiāo)商玩得最開(kāi)心的一次旅游活動(dòng)。6月1日在廈門(mén)市區的旅游活動(dòng)，由于考慮到人數多，車(chē)輛多等因素，車(chē)輛和導游及游客采取了分流方式進(jìn)行，一個(gè)大隊伍分成三大旅游組，由一名副總全權負責廈門(mén)市區的旅游活動(dòng)。

　　旅游可以分組，但吃飯必須在同一酒店、同一時(shí)間用餐，這給旅游活動(dòng)安排帶來(lái)了一定的難度，但由于有一名副總做旅游調度、公司又安排了四名工作人員在指定的餐廳與導游及時(shí)聯(lián)系、與餐廳前臺及時(shí)溝通，使整個(gè)在市區的活動(dòng)比較圓滿(mǎn)，也得到了會(huì )議主辦方的贊揚。答謝晚宴是這次交易會(huì )的高潮。為了承辦好這次答謝晚宴，特別是晚宴中的文藝演出，我對整個(gè)舞臺搭建、音響布置、每個(gè)文藝節目一一現場(chǎng)查看。中途感覺(jué)到燈光音響不怎么滿(mǎn)意，我就當機立斷地改換，采用廈門(mén)最好的音響燈光。對文藝節目也不怎么滿(mǎn)意，就調用廈門(mén)最專(zhuān)業(yè)的演出隊伍。雖然成本都有所提高，但會(huì )議主辦方最后非常認可這臺晚會(huì )，最后還是追加了會(huì )議費用。由于抓住了工作重點(diǎn)，實(shí)施了以點(diǎn)帶面的工作方法，整個(gè)會(huì )議舉辦得比較成功。