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在辦公自動(dòng)化管理中應用計算機軟件
辦公自動(dòng)化模式具有較強的綜合性，備受機關(guān)單位及其他領(lǐng)域人士關(guān)注。計算機軟件的創(chuàng )新發(fā)展拓寬了自動(dòng)化辦公的應用范圍，能夠切實(shí)有效地提高機關(guān)單位管理水平，進(jìn)而提高機關(guān)單位辦公效率和服務(wù)能力，增加機關(guān)單位服務(wù)公眾效果與社會(huì )名譽(yù)效果。本文主要討論了計算機軟件辦公自動(dòng)化管理的原因。
一、計算機軟件在辦公自動(dòng)化管理上存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬┯嬎銠C操作水平限制
一些機關(guān)單位雖然引進(jìn)了大量計算機，但由于機關(guān)工作人員計算機能力和水平的限制，不能有效加以運用，既浪費了資源，又降低的辦公效率。部分機關(guān)即使為工作人員提供了計算機培訓機會(huì )，但往往流于形式，不能取得實(shí)效，影響了機關(guān)的工作。機關(guān)事業(yè)單位在購置計算機及進(jìn)行工作人員培訓的過(guò)程中浪費了資金和情感卻得不到預期的回報，對機關(guān)單位來(lái)說(shuō)確實(shí)是一大損失。此外，由于機關(guān)人員缺少安全智能常識和安全保密意識，往往容易使機關(guān)文件和數據被他人竊取，從而為機關(guān)單位帶來(lái)更大的安全風(fēng)險和隱患，威脅機關(guān)單位的安全與運行[1]。
�。ǘ┯嬎銠C軟硬件配置失當
部分機關(guān)為了追求辦公自動(dòng)化所帶來(lái)的實(shí)效，大量購置不相匹配的計算機軟件和硬件，高額的投資卻對確保機關(guān)單位安全運作毫無(wú)作用，是一種資源浪費。相反，部分機關(guān)為了降低投資成本，利用盜版軟件充數，不僅增加了保密安全隱患，還可能在后期花費更多資金來(lái)進(jìn)行維修，反倒提高了機關(guān)成本花銷(xiāo)。因此，這兩種情況都在一定程度上增加了機關(guān)損失，阻礙了機關(guān)對計算機軟件辦公自動(dòng)化管理的運用，不利于辦公自動(dòng)化的普及和推廣。
二、計算機軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應對策略
�。ㄒ唬⿵娀嬎銠C軟件應用管理
提高對計算機軟件辦公自動(dòng)化管理的應用的認識有助于計算機技術(shù)在數據處理等領(lǐng)域的推廣應用，還能提高數據整合分析能力，為機關(guān)與合作者提供規范化數據歸類(lèi)，并能夠最大限度地普及自動(dòng)化辦公，提高數據信息利用率。機關(guān)應該增加計算機成本投資，逐漸完善計算機管理系統和輔助決策能力，從而實(shí)現管理層的正確決策，降低決策風(fēng)險和泄密風(fēng)險。
�。ǘ┘訌姍C關(guān)事業(yè)單位員工計算機培訓
機關(guān)單位應該為工作人員提供系統的計算機軟件相關(guān)課程的培訓，定期開(kāi)展的有效培訓有利于工作人員計算機實(shí)際操作能力的提高。機關(guān)管理人員也應具備熟練的計算機技能，這樣才能對系統數據進(jìn)行有效分析和總結，進(jìn)而提高運用計算機輔助決策的能力，提高機關(guān)工作效率[2]。機關(guān)一線(xiàn)基層工作人員不僅要懂得數據操作，還需要熟悉計算機軟件和硬件的維護并掌握必要的安全常識和網(wǎng)絡(luò )知識，這樣才能使計算機軟件辦公自動(dòng)化管理應用得以安全自如運行，發(fā)揮出其無(wú)限的作用和潛在價(jià)值。
�。ㄈ┙⒔∪嬎銠C管理制度
建立健全計算機管理制度不僅能夠使機關(guān)單位在辦公自動(dòng)化管理應用中及時(shí)處理計算機操作問(wèn)題，提高工作人員工作效率，而且工作人員可以按照管理制度辦事，減輕計算機管理者負擔，取得良好的效果。計算機管理制度需要機關(guān)領(lǐng)導與工作人員共同遵守，并在實(shí)際工作中補充遺漏之處，不斷改進(jìn)和完善管理制度。在工作人員培訓時(shí)，也可增加計算機管理制度內容，增加工作人員對計算機軟件自動(dòng)化的了解與認識，制度只有得到切實(shí)落實(shí)才能發(fā)揮作用，推動(dòng)自動(dòng)化辦公的順利展開(kāi)。
�。ㄋ模┻x用合適的計算機軟件設備
計算機軟件的選用是辦公自動(dòng)化管理應用推廣的前提和基礎，只有選擇優(yōu)質(zhì)、適合的軟件才能真正提高自動(dòng)化辦公水平。因此，機關(guān)單位挑選軟件時(shí)需要充分了解軟件所能承載的最大容量，然后結合具體的運作規劃匹配相應等級和數量的軟件。當然，機關(guān)單位既不能毫無(wú)節制的過(guò)度擴充軟件，也不能只顧眼前滿(mǎn)足辦公方式而購置劣質(zhì)軟件，這就突顯了機關(guān)單位購置軟件的睿智，需要機關(guān)單位做好預算及規劃。
三、計算機軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應用
計算機軟件在辦公自動(dòng)化管理上主要應用于連接、溝通、通用、監控等四個(gè)方面。對于連接來(lái)說(shuō)，計算機軟件能夠利用局域網(wǎng)來(lái)連接集中以及分散的辦公區域，借助網(wǎng)絡(luò )將各個(gè)區域進(jìn)行串聯(lián)，形成規范化的模式，此流程模式可以用于資料查找和傳送。在溝通方面，計算機軟件通過(guò)在自動(dòng)化辦公區域建立公共平臺而實(shí)現，在機關(guān)單位員工遇到問(wèn)題或為了滿(mǎn)足工作需求時(shí)，能夠利用平臺進(jìn)行在線(xiàn)信息交流，并且在計算機遇到損壞或出現故障時(shí)，能夠迅速、自動(dòng)作出反應，通過(guò)發(fā)送信號的方式通知相關(guān)管理人員，這樣不僅節約了寶貴的時(shí)間，還能夠降低損失，為工作增加便利[3]。計算機軟件辦公自動(dòng)化最廣泛的優(yōu)勢是具有通用性的特點(diǎn)，不僅適用于人員流動(dòng)頻繁、科室調換變化大的單位，而且還能用于宣傳推廣機關(guān)品牌效應。計算機軟件辦公自動(dòng)化管理的配置性應用較強，其配置功能主要體現在管理方面及人員配置方面。此外，計算機軟件辦公自動(dòng)化管理還具有監控的功效，能夠幫助工作人員實(shí)時(shí)監控業(yè)務(wù)流程和任務(wù)完成情況。監控可以及時(shí)發(fā)現工作中的失誤，其控制力較強，能夠提高工作人員工作效率，優(yōu)化機關(guān)單位管理水平和機制，推動(dòng)機關(guān)單位健康有序發(fā)展。
四、結束語(yǔ)
總而言之，機關(guān)單位及其他領(lǐng)域要想獲得更好的發(fā)展，增強自身實(shí)力、提高社會(huì )地位，就一定要通過(guò)計算機軟件自動(dòng)化辦公來(lái)實(shí)現，這樣才能在信息化時(shí)代引領(lǐng)時(shí)代潮流、與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng )新發(fā)展。計算機軟件是辦公自動(dòng)化不可或缺的重要組成部分，對人類(lèi)發(fā)展具有重大的貢獻作用。