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數字化在檔案管理中的應用論文
數字化在檔案管理中的應用論文
[摘 要]隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，計算機行業(yè)也提升了其發(fā)展速度�，F代的檔案管理技術(shù)已無(wú)法滿(mǎn)足人們的需求，因此數字化管理的產(chǎn)生十分必要。這種從傳統的管理手段到現代化的數字管理的轉變不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還促進(jìn)了其積極、良好的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]檔案管理技術(shù)；數字化管理；發(fā)展
由于網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，檔案管理的數字化發(fā)展速度也逐步加快。隨著(zhù)這種管理方式的不斷普及，一些不足之處也隨之顯現出來(lái)。面對國家經(jīng)濟發(fā)展的步伐不斷加快的現狀，檔案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越來(lái)越強。目前，國家的檔案管理水平還不夠均衡，還有很多問(wèn)題需要去解決。因此必須不斷分析和改進(jìn)檔案的管理水平才能夠推動(dòng)其發(fā)展。
1.數字化檔案管理及其應用
1.1數字化檔案管理
信息化建設的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規范、標準的管理與利用正逐漸受到社會(huì )各界的重視。數字化檔案即將檔案的相關(guān)信息以虛擬的方式將其儲存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲存方式不會(huì )受到地理位置和信息載體的制約。所謂數字化管理，大體上講，就是利用互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現將檔案的儲存由實(shí)體變?yōu)樘摂M化儲存。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉為虛擬化載體，檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔�、所服�?wù)的對象由窄小變?yōu)閺V闊。
檔案的數字化管理在我國現代化發(fā)展中的應用十分廣泛，因為它能夠解決很多傳統的管理的手段的缺點(diǎn)，比如說(shuō)不容易保存，檔案信息查找費時(shí)費力，信息傳遞與分享不方便，信息保密性不強等。檔案數字化管理是按照以?huà)呙�、圖形處理、OCR識別、自動(dòng)提取著(zhù)錄項內容、生成目錄、統一數字化文件格式、不同種類(lèi)的數字化文件分層存儲、分別進(jìn)行權限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動(dòng)掛接等功能整合的手段，使數字化加工處理工作可以批量高速進(jìn)行，這樣不但可以讓數據以最佳新式進(jìn)行存儲，做到圖文聲相結合，檔案信息更詳細，從而提高工作效率。
隨著(zhù)新時(shí)期的到來(lái)，數字化檔案還增加了指紋錄入DNA識別與采集的功能。找這種情形來(lái)看，檔案的數字化管理手段將會(huì )不斷普及全國。雖然數字化管理的手段有眾多優(yōu)點(diǎn)且傳統的管理手段又有很多缺點(diǎn)，但是也不能完全將傳統的管理手段摒棄。因為傳統管理手段還是有很多優(yōu)點(diǎn)的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細斟酌，什么樣的檔案需要數字化。
2.檔案數字化管理的必要性
2.1傳統管理手段的缺點(diǎn)
傳統的檔案管理方式使我國以前的普遍管理方式，現如今仍舊有很多的事業(yè)單位或是教育單位等在應用這種管理手段。就利益這方面來(lái)講，傳統的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相關(guān)檔案信息或者為其他部門(mén)提供相關(guān)信息時(shí)往往需要耗費很多時(shí)間去尋找。這種傳統方式的管理手段所需工作量太大，耗費時(shí)間也太長(cháng)，使得管理的.工作不能夠正常的進(jìn)行，效率也及其低。我國和其他國家相比，由于科學(xué)技術(shù)手段相對比較低，檔案管理水平也一直遜色于其他國家。
2.2數字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高經(jīng)濟效益
傳統的管理手段由于采用的是紙質(zhì)版的檔案，再加上需要的工作人員數量眾多，使得管理起來(lái)又耗時(shí)又浪費很多勞動(dòng)力�，F如今的數字化檔案管理不僅管理起來(lái)方便快捷，減少了樹(shù)木的消耗，保護了環(huán)境，還減少了勞動(dòng)力的耗費。與此同時(shí)，數字化管理還能夠幫助檔案管理中心減少儲備占地，增加了土地利用率。
2.3數字化管理的優(yōu)點(diǎn)――增強了信息的嚴密性
數字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉為電子版，能夠使檔案更加安全，加強了其保密性。再加上電子化信息管理起來(lái)也比較省時(shí)間省勞動(dòng)力，這使得其優(yōu)勢更加突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。也就是說(shuō)它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時(shí)、準確、系統且有較高權威性和參考價(jià)值的檔案信息。
2.4數字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高了辦公效率
因為企業(yè)部門(mén)的檔案流動(dòng)性較強，如果想很精準的將這些數據統計出來(lái)并隨之了解它們的情況，就要應用數字化管理的手段。因為以前的傳統手段必須將其“歸檔”以后才能夠進(jìn)行查詢(xún)。數字化管理手段能夠使檔案信息的查詢(xún)變得簡(jiǎn)單方便，同時(shí)又能精準的將資料反映出來(lái)。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶(hù)的狀況下就能夠了解到所有資料。
3.新時(shí)期數字化檔案管理的發(fā)展趨勢
3.1促進(jìn)制度標準化發(fā)展
首先要成立專(zhuān)門(mén)的檔案監督小組，并設定專(zhuān)門(mén)的選擇和管理人員，將檔案按照國家的標準來(lái)對檔案進(jìn)行分類(lèi)和儲存。比如說(shuō)針對不同的部門(mén)、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來(lái)制定合理的管理制度。與此同時(shí)還要根據檔案信息的儲存、搜索、傳送和查詢(xún)等方面建立統一的規范與制度并不斷的完善它。
3.2優(yōu)化檔案管理體系
首先建立一個(gè)完整的檔案管理體系，使其成為一個(gè)更加完整的數字化檔案館。這需要國家不斷提高科技水平，不斷加強管理體系并將檔案數據庫不斷的進(jìn)行優(yōu)化。其次是要逐步的去完善它，比如說(shuō)要備好多臺服務(wù)器，對文件要進(jìn)行集中性?huà)呙璨⒃O定專(zhuān)一的保存格式，對數據要進(jìn)行及時(shí)的備份等等。第三，要對人力資源、機器設備和網(wǎng)絡(luò )環(huán)境加強管理，以提高資源共享的能力。最后還要設定其它可以與數字化管理相銜接的管理系統以備不時(shí)之需。
3.3加強數字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要將檔案數據的儲存量提升，并將儲存的時(shí)間延長(cháng)。其次是要設定專(zhuān)門(mén)的管理人員負責信息的安全監督，保證重要的數據信息不會(huì )丟失。在軟件管理方面，要對信息庫設定一定的權限，還要設置安全的密碼和多層的關(guān)卡與防火墻來(lái)保證數據的安全性。
3.4加強管理人員的隊伍建設
首先要對檔案管理中心的工作人員進(jìn)行定期的培訓和考核。培訓的時(shí)候要對不同的崗位需求進(jìn)行針對性培訓。其次要對工作人員進(jìn)行合理的安置，并激發(fā)他們的上進(jìn)心，促使他們努力工作。最后，要使管理隊伍職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化。
3.5維護其知識產(chǎn)權
要建立高效的防范技術(shù)。比如說(shuō)加強對盜版信息的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質(zhì)和管理水平。
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