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探討檔案鑒定標準中的保管費用因素
摘要：帶來(lái)了論檔案鑒定標準中的保管費用因素，供您參考閱讀，希望對您設計論文有所幫助!
檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據和出發(fā)點(diǎn)。長(cháng)期以來(lái)，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內容、文件的來(lái)源以及社會(huì )需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來(lái)才提到的，并且隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來(lái)愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著(zhù)重要的意義。
一、保管費用的含義及與管理效益之間的關(guān)系
眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會(huì )影響著(zhù)檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過(guò)程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用;處理費用是指每立方英尺文件對其進(jìn)行處理和編目所需的工時(shí)，它是檔案鑒定中的一個(gè)永恒的和決定性的因素;保護費用是指文件在保護或修復過(guò)程中所需設備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權衡經(jīng)費來(lái)源與所保存文件未來(lái)的用途。保存費用與研究?jì)r(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節省庫房面積。同時(shí)，若是一份或幾份文件從宏觀(guān)或微觀(guān)上發(fā)揮作用的價(jià)值低于保存所付出的代價(jià)時(shí)，亦只能忍痛割?lèi)?ài)。
二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素
鑒定標準是人們在鑒定活動(dòng)中應用于對象的價(jià)值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀(guān)隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長(cháng)期的理論研究和實(shí)踐工作中總結出來(lái)的歷史性結論。因此，它是隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展而不斷完善的，它的內容是客觀(guān)的。長(cháng)期以來(lái)，國內外檔案學(xué)者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實(shí)際工作起到了指導和依據作用。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，檔案數量的急劇增長(cháng)，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時(shí)，考慮該檔案的利用價(jià)值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，它才具有保存價(jià)值。這就是近些年來(lái)國內外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現時(shí)期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進(jìn)一步發(fā)揚。早在50年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場(chǎng)合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來(lái)。社會(huì )用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價(jià)值一定要同費用放在一起權衡”。他指出：“一種嚴格而實(shí)在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個(gè)必要條件�！雹谠趪鴥�，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀(guān)點(diǎn)�！稒n案工作基本知識》、《檔案管理學(xué)基礎》的作者陳兆??、和寶榮教授根據實(shí)際工作的經(jīng)驗教訓提出了必須研究保存效益的觀(guān)點(diǎn)。馮惠玲教授亦認為：“任何一個(gè)社會(huì )、任何一個(gè)國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數量。因此，在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀(guān)點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久�！雹�
由此看來(lái)，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現了檔案保管必須注重效益的指導思想，這是一種客觀(guān)必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數之一，會(huì )影響鑒定工作的客觀(guān)性，使鑒定標準受到經(jīng)濟市場(chǎng)的影響。其實(shí)，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數量的無(wú)限增長(cháng)性與人類(lèi)有限的保存能力之間的矛盾，這個(gè)矛盾的最終解決體現的將是檔案管理的效益問(wèn)題，包括社會(huì )效益和經(jīng)濟效益兩部分。其中，社會(huì )效益在鑒定標準中主要是在檔案內容屬性標準及主客體需要標準中體現。但是作為經(jīng)濟效益方面在前兩者中無(wú)法體現，所以，要想完整地體現檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟效益的保管費用因素，來(lái)作為衡量的客觀(guān)標準，這不但不會(huì )影響鑒定工作的客觀(guān)性，相反，它是確定檔案保管價(jià)值的最客觀(guān)的標準，它是完整的判定檔案價(jià)值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現經(jīng)濟效益不僅是一種社會(huì )發(fā)展的必然，而且具有很大的現實(shí)意義。認識到這一點(diǎn)，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時(shí)，對目前經(jīng)濟轉型時(shí)期的檔案工作解決一些實(shí)際性的問(wèn)題將起到不可忽視的依據作用。
三、重視費用因素將效益標準貫徹到檔案鑒定中的對策
1?轉變觀(guān)念，堅持經(jīng)濟效益與社會(huì )效益的辯證統一。人們將檔案作為信息存儲、保管和提供利用，這個(gè)過(guò)程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿(mǎn)足社會(huì )的需求或者保存檔案的付出與滿(mǎn)足的需求相比得不償失，那么保管檔案就變成了無(wú)效勞動(dòng)。當然，這種效益中包括社會(huì )效益和經(jīng)濟效益兩方面。所謂以最小的投入達到最大的產(chǎn)出，自然包含著(zhù)那些可能是潛在的、間接的但又是非常重要的社會(huì )效益，同時(shí)，現實(shí)存在的保管檔案信息所付出的人力、物力和財力是否具有合理性，也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，因為其論證結果既能向人們展示檔案管理活動(dòng)對社會(huì )的貢獻，又可為檔案部門(mén)的投資提供依據。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的今天，在檔案部門(mén)財力有限，庫房?jì)扔执嬷T多無(wú)須保存檔案的狀況下，更需轉變原有的只重視社會(huì )效益而忽視經(jīng)濟效益的觀(guān)念和作法，從總體上考察檔案管理活動(dòng)在經(jīng)濟上的合理性，重視保管費用因素對效益的影響，切實(shí)將其貫徹到鑒定工作中去，這對目前檔案工作中優(yōu)化館藏提高效益具有重要的意義。
3?完善鑒定組織和方法，提高管理效益。解決大量過(guò)期檔案滯留在昂貴的庫房中造成管理困難的一個(gè)最有效的方法是建立起經(jīng)常性的檔案專(zhuān)業(yè)鑒定秩序。即應在各級檔案機構中成立檔案鑒定機構，由檔案行政管理機關(guān)、檔案館的鑒定專(zhuān)家以及富有較多實(shí)際工作經(jīng)驗的人員組成，專(zhuān)職負責檔案鑒定、存留與銷(xiāo)毀問(wèn)題的研究及經(jīng)常性的檔案銷(xiāo)毀鑒定工作，以保證檔案始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效益。另外，鑒定的方法也應采用定量方法與定性方法相結合。定性分析法是運用自身特定的概念系統、特定的理性和規律從抽象思維中概括出來(lái)，它有利于對檔案價(jià)值社會(huì )效益的評價(jià)。而定量分析法則是用數理方法或計量方法來(lái)體現成本/效益、功能/費用的關(guān)系，從而有利于檔案價(jià)值經(jīng)濟效益的評價(jià)。當然，在采用定量方法中會(huì )遇到許多困難，它畢竟不同于質(zhì)能系統，檔案作為信息本身的統計也不同于物質(zhì)和能量，有時(shí)信息的投入與產(chǎn)出難以用確定的量來(lái)表達，這是由信息和信息活動(dòng)帶有極大的不確定性和模糊性因而很難確定計量單位和評價(jià)標準造成的。④因此，建議兩種方法結合起來(lái)使用，例如對科技檔案或專(zhuān)門(mén)檔案的價(jià)值的評定用定量分析法比較準確，當評定文書(shū)檔案或黨政檔案時(shí)用定性分析法。在評價(jià)效益的過(guò)程中運用定性分析得出的結論可以指導定量分析，運用定量分析得出的數量指標可以為定性分析提供基礎和進(jìn)一步的證明，以引起有關(guān)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的重視，從而提高其效益意識，減少投入增加產(chǎn)出。
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